ID 
EN 
Pentingnya Manajemen Arsip yang Terstruktur untuk Audit
Dalam dunia perusahaan manufaktur, audit eksternal dapat menjadi momen kritis yang membawa tekanan tinggi. Kepanikan sering kali muncul jika persiapan tidak memadai. Oleh karena itu, memiliki sistem yang membantu mengelola arsip proyek dan kontrak secara efisien adalah keharusan. Arjuna adalah Sistem Pengelolaan Siklus Hidup Arsip yang dirancang untuk memastikan arsip tersusun rapi dan mudah diakses saat audit berlangsung.
Proses Pengelolaan yang Transparan
Salah satu fitur unggulan dari Arjuna adalah pengelolaan siklus hidup arsip yang mencakup semua langkah mulai dari registrasi, klasifikasi, hingga pemusnahan. Dengan sistem yang mendukung pencatatan sejak awal, setiap dokumen dilengkapi informasi detail dan metadata yang relevan sehingga jejak audit lengkap tersedia saat diperlukan.
Laik Audit dengan Monitoring Retensi
Arjuna menawarkan monitoring retensi arsip yang efektif. Sistem ini memberikan notifikasi kepada pengguna ketika arsip sudah waktunya dipindahkan atau dimusnahkan. Dengan pengingat tersebut, perusahaan dapat memastikan tidak ada arsip yang terlewat untuk diperiksa sehingga dokumen relevan selalu siap disajikan saat audit.
Keamanan Akses yang Terjamin
Keamanan akses arsip merupakan aspek krusial dalam pengelolaan arsip. Dengan kontrol akses berbasis peran, Arjuna memastikan hanya pihak berwenang yang dapat mengakses dokumen sensitif. Pengaturan ini melindungi informasi penting dan mengurangi risiko kebocoran saat auditor melakukan pemeriksaan.
Pelacakan Fisik yang Akurat
Pencatatan lokasi fisik arsip merupakan fitur pendukung yang mempercepat proses audit. Dengan Arjuna, perusahaan dapat melacak lokasi penyimpanan hingga gedung, ruang, rak, dan susunan penyimpanan. Informasi lokasi yang jelas mempersingkat waktu pencarian dokumen saat auditor membutuhkan bukti fisik.
Pencarian Arsip yang Efisien
Kemampuan mencari arsip secara cepat berdasarkan kode klasifikasi, nomor, tanggal, atau kata kunci sangat bernilai saat audit. Arjuna memfasilitasi pencarian tersebut sehingga waktu yang dibutuhkan untuk menemukan dokumen berkurang signifikan dan tim dapat merespons permintaan auditor dengan cepat.
Proses Alih Media dan Pemusnahan yang Tepat
Alih media adalah langkah penting untuk melindungi arsip fisik dari risiko seperti rayap dan kelembapan. Arjuna mendokumentasikan proses alih media secara terstruktur sehingga setiap langkah tercatat untuk verifikasi audit. Prosedur pemusnahan juga dilakukan secara resmi mulai dari usulan musnah, verifikasi, hingga pencatatan berita acara, memastikan pemusnahan arsip sesuai regulasi.
Dengan sistematisasi yang jelas, pengendalian akses yang tegas, dan pelacakan lokasi arsip yang akurat, Arjuna membantu perusahaan manufaktur menjaga kesiapan audit eksternal dan mengurangi risiko kepanikan saat pemeriksaan.