Migrasi Arsip Pasca Merger: Pemindahan Ribuan Dus dengan Pendekatan Turnkey

Merger dan akuisisi menuntut konsolidasi arsip fisik yang terencana. Migrasi arsip pasca merger berpotensi menyebabkan kehilangan dokumen, gangguan operasional, dan masalah kepatuhan jika tidak dikelola secara profesional. Indoarsip menyediakan layanan turnkey yang menangani seluruh aspek proyek pemindahan arsip untuk meminimalkan risiko tersebut.

Alur Kerja Pemindahan Arsip dengan Pendekatan Turnkey

Proses pemindahan arsip dilaksanakan melalui langkah-langkah terstandar berikut:

1. Survei dan Penilaian Awal: Tim melakukan inventarisasi lokasi, volume, kondisi fisik, dan kategori arsip. Penilaian ini menentukan metode penanganan, kebutuhan kemasan, dan prioritas pemindahan.
2. Pemilahan: Pemilahan adalah langkah teknis untuk memisahkan arsip yang memenuhi kriteria retensi dan nilai hukum/dinas dari bahan non-arsip. Dilakukan sesuai kaidah kearsipan dan retention schedule untuk memastikan hanya dokumen relevan yang dipindahkan dan disimpan.
3. Deskripsi dan Klasifikasi: Arsip yang telah dipilah dideskripsikan dan diklasifikasikan menggunakan sistem metadata standar sehingga memudahkan pelacakan dan pencarian pasca migrasi.
4. Penataan dan Pengemasan: Arsip ditempatkan dalam box atau kontainer sesuai standar penyimpanan, dengan perlindungan terhadap kerusakan fisik selama transport dan penyimpanan.
5. Pelabelan dan Dokumentasi: Setiap wadah diberi label informatif dan tercatat dalam daftar inventaris terpusat untuk mempercepat identifikasi dan audit trail.
6. Transportasi dan Penempatan Akhir: Logistik dipastikan aman dan sesuai prosedur; penempatan akhir mengikuti tata letak dan sistem akses yang disepakati bersama klien.
7. Serah Terima dan Validasi: Proses serah terima mencakup verifikasi fisik dan administrasi untuk memastikan semua item tercatat dan dapat diakses sesuai kebutuhan organisasi.

Perbedaan antara Pemilahan dan Pendekatan Turnkey

• Pemilahan: Kegiatan teknis yang berfokus pada identifikasi, seleksi, dan pengelompokan dokumen sesuai kriteria retensi dan fungsinya.
• Turnkey: Model manajemen proyek menyeluruh yang mencakup pemilahan sebagai salah satu tahap. Turnkey meliputi perencanaan, desain sistem pengarsipan, fasilitas penyimpanan, logistik, implementasi, serta dokumentasi dan serah terima akhir kepada klien.

Keunggulan Pendekatan Turnkey Indoarsip

Dengan model turnkey, Indoarsip mengambil tanggung jawab penuh atas seluruh tahapan proyek sehingga klien memperoleh keuntungan berikut:

• Minimisasi gangguan operasional melalui koordinasi proyek terpusat dan jadwal implementasi yang terkontrol.
• Peningkatan keamanan dan kepatuhan berkat penerapan standar penyimpanan dan prosedur yang sesuai ANRI.
• Dokumentasi lengkap dan audit trail yang memudahkan verifikasi pasca migrasi.
• Optimasi ruang dan efisiensi akses arsip melalui penataan dan klasifikasi yang terstandar.

Panduan Strategis untuk Pengambil Keputusan

Pengambil keputusan perlu memastikan ruang lingkup proyek mencakup pemilahan teknis dan manajemen proyek menyeluruh agar risiko operasional dan kepatuhan dapat diminimalkan. Rujukan teknis terkait metode pemilahan tersedia di Pemilahan dan Penataan. Informasi layanan turnkey dapat diakses pada Turnkey Project.