Data Inventaris Cocok, Tapi Barangnya Tidak Ada? Ini Cara Menelusurinya!

Audit inventaris membantu perusahaan memastikan kesesuaian antara data aset dan kondisi barang yang sebenarnya. Namun, bagaimana jika sistem mencatat sebuah aset masih berada di kantor, sementara tim tidak menemukannya saat pemeriksaan fisik?

Bayangkan situasi berikut.

Tim General Affairs sedang melakukan stock opname tahunan. Berdasarkan database perusahaan, kantor memiliki 50 laptop operasional. Namun, setelah tim memeriksa seluruh ruangan, mereka hanya menemukan 48 laptop. Dua laptop lainnya tidak terlihat.

Apakah kedua aset tersebut benar-benar hilang? Atau mungkin karyawan memindahkannya ke cabang lain tanpa memperbarui data?

Pertanyaan seperti ini sering muncul saat perusahaan mencocokkan daftar inventaris dengan kondisi di lapangan.

Masalahnya, selisih data belum tentu berarti aset hilang.

Karena itu, perusahaan membutuhkan proses pemeriksaan yang mampu menjelaskan penyebab selisih, bukan sekadar menunjukkan perbedaan angka.

Mengapa Selisih Audit Inventaris Sering Terjadi?

Selisih inventaris dapat muncul meskipun perusahaan sudah memiliki daftar aset yang lengkap. Misalnya, seorang karyawan memindahkan printer dari lantai dua ke lantai tiga. Namun, staf administrasi belum memperbarui lokasi printer tersebut. Akibatnya, tim pemeriksa tidak menemukan printer di lokasi awal meskipun barang masih berada dalam lingkungan kantor.

Selain perpindahan lokasi, ada beberapa penyebab lain yang sering memicu selisih.

1. Data Lokasi Aset Tidak Akurat

Perusahaan mungkin hanya mencatat lokasi aset sebagai “Kantor Pusat” tanpa informasi ruangan atau penanggung jawab. Ketika tim membutuhkan aset tertentu, informasi tersebut belum cukup untuk menentukan posisi barang.

2. Perpindahan Aset Tidak Masuk ke Database

Karyawan dapat memindahkan laptop, monitor, atau perlengkapan operasional sesuai kebutuhan pekerjaan. Namun, tanpa pencatatan perpindahan, database tidak lagi menggambarkan kondisi sebenarnya.

3. Identitas Barang Sulit Dibedakan

Beberapa aset memiliki merek, model, dan bentuk yang sama. Akibatnya, pemeriksa dapat kesulitan membedakan satu unit dengan unit lainnya jika perusahaan tidak menggunakan identitas aset yang unik.

4. Hasil Stock Opname Hanya Berupa Angka

Tim mungkin mencatat 100 aset dalam database dan menemukan 97 aset saat pemeriksaan. Namun, laporan tersebut belum menjelaskan tiga aset yang belum muncul.

Tanpa informasi unit, lokasi, waktu pemeriksaan, dan penanggung jawab, perusahaan sulit menentukan langkah berikutnya.

Oleh karena itu, audit inventaris membutuhkan proses verifikasi yang lebih terstruktur.

Audit Inventaris Bukan Sekadar Menghitung Barang

Banyak perusahaan menganggap stock opname selesai ketika jumlah aset fisik sesuai dengan laporan. Padahal, jumlah barang hanyalah salah satu bagian dari pemeriksaan inventaris. Tim juga perlu memastikan bahwa setiap unit memiliki identitas, lokasi, kondisi, dan penanggung jawab yang jelas.

Sebagai contoh, perusahaan mencatat sebuah laptop di Ruang Finance. Saat audit berlangsung, pemeriksa menemukan laptop tersebut di Ruang Marketing. Secara jumlah, aset tidak hilang. Namun, terdapat ketidaksesuaian lokasi yang membutuhkan penjelasan.

Situasi ini menunjukkan mengapa audit inventaris perlu memeriksa informasi setiap unit, bukan hanya total aset. Selain itu, perusahaan harus memiliki daftar pemeriksaan yang jelas agar tim mengetahui barang mana yang menjadi target audit.

Bagaimana QR Code Membantu Audit Inventaris?

Salah satu cara untuk meningkatkan ketepatan identifikasi aset adalah menggunakan QR Code. Setiap aset memperoleh kode unik yang menghubungkan barang fisik dengan identitasnya dalam sistem.

Melalui NAKSA IndoArsip, petugas dapat menggunakan kamera smartphone untuk memindai QR Code pada aset. Selanjutnya, sistem membantu petugas mengakses informasi unit yang bersangkutan. Misalnya, tim menemukan dua printer dengan merek dan model yang sama.

Tanpa identitas unik, pemeriksa mungkin kesulitan memastikan printer mana yang masuk dalam daftar audit. Namun, QR Code membantu tim mengenali masing-masing unit berdasarkan data yang sudah tercatat.

Selain itu, pencatatan hasil pemindaian membantu perusahaan membangun riwayat pemeriksaan yang lebih jelas. Dengan demikian, proses audit tidak hanya bergantung pada pengamatan fisik atau ingatan petugas.

Mengenal Status Found, Missing, dan Unexpected dalam Audit Inventaris

NAKSA menggunakan tiga status utama untuk membantu perusahaan memahami hasil pemeriksaan aset.

Ketiga status tersebut memberikan informasi mengenai kondisi temuan selama misi audit berlangsung.

Found: Tim Berhasil Menemukan Aset

Status Found menunjukkan bahwa tim menemukan aset yang termasuk dalam daftar pemeriksaan. Sebagai contoh, petugas memindai QR Code laptop dan sistem mencocokkan identitasnya dengan daftar audit. Hasil tersebut membantu petugas mengonfirmasi keberadaan unit. Namun, tim tetap perlu memeriksa kondisi dan informasi lokasi apabila menemukan ketidaksesuaian.

Missing: Aset Belum Muncul dalam Pemeriksaan

Status Missing menunjukkan bahwa tim belum menemukan aset yang masuk dalam daftar audit. Namun, status ini tidak otomatis berarti aset hilang. Barang mungkin berada di ruangan lain, masih digunakan oleh karyawan, atau telah berpindah tanpa pembaruan informasi. Karena itu, tim perlu menelusuri lokasi terakhir, menghubungi penanggung jawab, dan melakukan pemeriksaan lanjutan.

Unexpected: Tim Menemukan Aset di Luar Daftar

Status Unexpected menunjukkan bahwa tim menemukan aset fisik yang tidak termasuk dalam daftar misi audit. Misalnya, petugas menemukan sebuah monitor dengan QR Code perusahaan di ruangan yang sedang diperiksa. Namun, monitor tersebut tidak muncul dalam daftar aset untuk area tersebut. Situasi ini memerlukan pemeriksaan lebih lanjut untuk mengetahui alasan ketidaksesuaian.

Berikut ringkasan ketiga status tersebut.

Status	Kondisi	Tindakan Tim
Found	Aset termasuk daftar audit dan tim berhasil menemukannya	Periksa identitas, kondisi, dan lokasi
Missing	Tim belum menemukan aset dalam daftar	Telusuri lokasi terakhir dan hubungi penanggung jawab
Unexpected	Tim menemukan aset di luar daftar pemeriksaan	Periksa identitas dan alasan ketidaksesuaian

Dengan status yang jelas, perusahaan dapat membedakan jenis temuan dan menentukan tindak lanjut yang sesuai.

Mengapa Audit Inventaris Membutuhkan Catatan Lokasi dan Custodian?

Ketika tim menemukan selisih, pertanyaan berikutnya adalah siapa yang dapat memberikan informasi mengenai aset tersebut.

Di sinilah peran custodian menjadi penting.

Custodian merupakan pihak yang memiliki tanggung jawab atas penggunaan atau penguasaan aset sesuai pencatatan internal perusahaan. Misalnya, database mencatat seorang karyawan sebagai custodian laptop tertentu. Saat tim tidak menemukan laptop tersebut, pemeriksa dapat menghubungi pihak yang bersangkutan untuk meminta konfirmasi.

Selain itu, NAKSA membantu mencatat informasi pemeriksaan seperti waktu pemindaian, pengguna, dan lokasi terakhir aset yang tercatat. Informasi tersebut membantu tim memahami riwayat verifikasi.

Namun, lokasi terakhir dalam sistem bukan berarti lokasi GPS secara langsung.

Petugas tetap perlu memeriksa kondisi fisik untuk memastikan posisi barang. Dengan pencatatan yang konsisten, perusahaan dapat mengurangi ketergantungan pada komunikasi informal saat menelusuri aset.

Dokumentasi Foto Membantu Menjelaskan Selisih Audit Inventaris

Selain identitas dan lokasi, kondisi aset juga menjadi bagian penting dalam pemeriksaan.

Bayangkan tim menemukan sebuah printer di lokasi yang sesuai. QR Code menunjukkan identitas yang benar. Namun, printer mengalami kerusakan fisik. Dalam situasi ini, keberadaan aset memang sudah terkonfirmasi. Akan tetapi, perusahaan masih perlu menindaklanjuti kondisinya.

Melalui NAKSA, petugas dapat menambahkan foto dan catatan selama audit. Misalnya, petugas mengambil foto bagian printer yang mengalami kerusakan, kemudian menambahkan keterangan mengenai kondisi tersebut.

Selanjutnya, tim terkait dapat menggunakan dokumentasi tersebut sebagai bahan pemeriksaan atau tindak lanjut.

Selain itu, dokumentasi foto membantu perusahaan membandingkan kondisi aset dari satu periode audit ke periode berikutnya. Karena itu, pemeriksaan inventaris sebaiknya tidak berhenti pada status keberadaan barang saja.

Cara Melakukan Audit Inventaris yang Lebih Terstruktur

Perusahaan tidak harus memulai dengan memeriksa seluruh aset sekaligus. Sebagai langkah awal, tim dapat memilih satu kantor, ruangan, atau kategori barang.

Berikut tujuh langkah yang dapat membantu proses pemeriksaan.

1. Tentukan Daftar Aset

Pertama, pilih aset yang menjadi target audit. Misalnya, tim ingin memeriksa seluruh laptop dan monitor pada satu lantai kantor. Dengan daftar yang jelas, tim dapat mengetahui ruang lingkup pemeriksaan.

2. Periksa Identitas dan QR Code

Selanjutnya, pastikan setiap unit memiliki informasi identitas yang sesuai. Petugas juga perlu memeriksa keberadaan serta keterbacaan QR Code pada barang.

3. Lakukan Pemeriksaan Fisik

Kemudian, tim mendatangi lokasi pemeriksaan dan memindai QR Code pada setiap aset. Gunakan informasi dalam sistem untuk mencocokkan identitas unit dengan daftar audit.

4. Tinjau Status Hasil Pemeriksaan

Setelah pemindaian, periksa status Found, Missing, dan Unexpected. Jangan langsung menyimpulkan bahwa seluruh aset berstatus Missing benar-benar hilang.

5. Tambahkan Foto dan Catatan

Jika petugas menemukan aset rusak atau memiliki informasi lokasi yang berbeda, dokumentasikan kondisi tersebut. Foto dan catatan membantu memperjelas temuan.

6. Telusuri Selisih yang Muncul

Selanjutnya, hubungi custodian dan periksa informasi lokasi terakhir. Jika perlu, lakukan pemeriksaan lanjutan untuk memastikan keberadaan aset.

7. Susun Laporan dan Tindak Lanjut

Terakhir, rangkum hasil audit beserta temuan yang membutuhkan tindakan. NAKSA mendukung ekspor laporan dalam format PDF dan CSV. Tim dapat menggunakan PDF untuk menyampaikan hasil pemeriksaan kepada manajemen.

Sementara itu, format CSV membantu proses analisis, pengelompokan, dan rekonsiliasi data. Dengan mengikuti tahapan tersebut, perusahaan dapat membangun proses audit inventaris yang lebih konsisten.

Laporan Audit Inventaris Harus Menjelaskan Selisih, Bukan Hanya Jumlah

Bayangkan manajemen menerima laporan dengan informasi berikut:

“Total aset: 500 unit. Aset yang belum ditemukan: 12 unit.”

Laporan tersebut memang menunjukkan jumlah selisih. Namun, manajemen masih membutuhkan informasi tambahan.

Aset mana yang belum muncul? Siapa penanggung jawabnya? Kapan tim terakhir memeriksanya? Apakah barang berada di lokasi lain?

Karena itu, laporan audit yang baik perlu memuat identitas unit dan konteks temuan. NAKSA membantu perusahaan menyusun hasil pemeriksaan melalui informasi status aset, riwayat pemindaian, custodian, foto, dan catatan.

Selain itu, tim dapat mengekspor data ke PDF atau CSV untuk kebutuhan laporan serta analisis lanjutan. Dengan demikian, manajemen memiliki dasar yang lebih jelas untuk mengevaluasi selisih inventaris.

Sebagai referensi tambahan, Peraturan Menteri Keuangan Nomor 118 Tahun 2023 menjelaskan tahapan inventarisasi Barang Milik Negara dalam konteks sistem informasi pengelolaan aset negara, mulai dari perencanaan hingga pelaporan dan evaluasi. Ketentuan tersebut berlaku dalam konteks pengelolaan Barang Milik Negara. Sementara itu, perusahaan swasta tetap perlu mengikuti kebijakan internal dan ketentuan yang sesuai dengan kegiatan usahanya.

Siapa yang Membutuhkan Sistem Audit Inventaris seperti NAKSA?

Pengelolaan aset melibatkan berbagai departemen. Karena itu, manfaat verifikasi inventaris tidak hanya berlaku bagi tim pemeriksa.

• Tim General Affairs atau HRGA dapat menggunakan informasi audit untuk menelusuri barang operasional dan tanggung jawab penggunaan aset.
• IT Manager dapat memanfaatkan identitas unit serta catatan lokasi terakhir untuk memeriksa laptop, komputer, dan perangkat teknologi perusahaan.
• Kepala Cabang dapat meninjau hasil pemeriksaan aset di wilayah kerjanya.
• Sementara itu, Internal Audit dapat menelusuri status pemeriksaan, bukti pendukung, dan tindak lanjut atas selisih inventaris.

Dengan pendekatan tersebut, setiap departemen memperoleh informasi sesuai kebutuhan dan tanggung jawabnya.

Selisih Audit Inventaris Bukan Tebakan jika Setiap Aset Memiliki Jejak

Selisih data inventaris tidak selalu menunjukkan kehilangan barang. Perbedaan dapat muncul akibat perpindahan lokasi, kesalahan pencatatan, atau aset yang belum masuk dalam daftar pemeriksaan. Karena itu, audit inventaris perlu menghubungkan data awal dengan hasil verifikasi fisik.

Melalui NAKSA IndoArsip, perusahaan dapat memanfaatkan QR Code, status Found, Missing, dan Unexpected, serta dokumentasi foto untuk memperjelas hasil pemeriksaan. Selain itu, informasi custodian, waktu pemindaian, dan lokasi terakhir membantu tim menelusuri aset yang memerlukan tindak lanjut.

Dukungan laporan PDF dan CSV juga membantu perusahaan menyusun hasil audit secara lebih terstruktur.

Jangan hanya menghitung selisih aset. Cari tahu penyebabnya dan tentukan langkah berikutnya.

Ingin meningkatkan ketertiban pengelolaan aset perusahaan?

Kunjungi website IndoArsip atau hubungi tim IndoArsip melalui WhatsApp 0821-7000-8500 untuk berkonsultasi mengenai penerapan NAKSA dan kebutuhan audit inventaris perusahaan.