Bagaimana Menentukan Prioritas Dokumen untuk Alih Media?

Pendahuluan

Alih media arsip membantu perusahaan mengubah dokumen fisik menjadi format digital yang lebih mudah disimpan, dicari, dan digunakan. Namun, perusahaan biasanya memiliki jumlah arsip yang sangat banyak sehingga seluruh dokumen tidak selalu dapat dialihmediakan secara bersamaan.

Karena itu, perusahaan perlu menentukan prioritas dokumen untuk alih media. Penentuan prioritas dilakukan dengan mempertimbangkan tingkat kepentingan dokumen, kondisi fisik, frekuensi penggunaan, risiko kerusakan, serta nilai informasi yang terkandung di dalamnya.

Dengan menentukan prioritas sejak awal, proses alih media dapat dilakukan secara lebih terarah dan sumber daya perusahaan dapat digunakan pada dokumen yang paling membutuhkan digitalisasi terlebih dahulu.

Mengapa Dokumen Perlu Diprioritaskan untuk Alih Media?

Tidak semua arsip memiliki tingkat kepentingan dan risiko yang sama. Ada dokumen yang sangat penting untuk operasional perusahaan, tetapi ada pula arsip yang jarang digunakan atau memiliki nilai guna lebih rendah.

Jika perusahaan langsung melakukan scanning tanpa menentukan prioritas, proses dapat menjadi kurang efisien, terutama ketika jumlah arsip sangat besar.

Prioritas membantu perusahaan menentukan dokumen mana yang harus dialihmediakan terlebih dahulu, berdasarkan kebutuhan bisnis dan kondisi arsip.

Kriteria Menentukan Prioritas Dokumen untuk Alih Media

1. Nilai Hukum dan Kepentingan Dokumen

Dokumen yang berkaitan dengan hak, kewajiban, aset, atau kepentingan hukum perusahaan sebaiknya mendapatkan prioritas tinggi.

Contohnya meliputi kontrak dan perjanjian, sertifikat aset, dokumen legal, dokumen perpajakan, perizinan, serta dokumen pendukung transaksi.

Dokumen tersebut dapat dibutuhkan untuk audit, pemeriksaan, pembuktian, maupun kebutuhan operasional sehingga akses terhadap informasinya perlu dijaga.

2. Kondisi Fisik Arsip

Kondisi fisik merupakan faktor penting dalam menentukan prioritas. Arsip yang mulai rapuh, sobek, pudar, terkena kelembapan, atau berisiko mengalami kerusakan sebaiknya dipertimbangkan untuk segera dialihmediakan.

Alih media dapat membantu menjaga informasi yang terkandung dalam dokumen sekaligus menyediakan salinan digital yang lebih mudah diakses.

3. Frekuensi Penggunaan Dokumen

Dokumen yang sering dicari atau digunakan dalam kegiatan perusahaan dapat ditempatkan pada prioritas yang lebih tinggi.

Misalnya, dokumen yang sering digunakan oleh bagian keuangan, legal, SDM, procurement, atau operasional akan memberikan manfaat lebih besar apabila dapat diakses dalam format digital.

Semakin sering suatu dokumen dibutuhkan, semakin besar manfaat yang diperoleh dari proses digitalisasinya.

4. Risiko Kehilangan atau Kerusakan

Perusahaan juga perlu melihat tingkat risiko terhadap setiap kelompok arsip. Dokumen yang disimpan di lokasi dengan kondisi kurang ideal atau memiliki risiko terkena air, kelembapan, serangga, kebakaran, dan faktor lainnya dapat diprioritaskan.

Prioritas tidak hanya ditentukan berdasarkan seberapa sering dokumen digunakan, tetapi juga berdasarkan seberapa besar dampaknya apabila informasi di dalamnya rusak atau hilang.

5. Nilai Historis dan Jangka Panjang

Dokumen tertentu memiliki nilai informasi yang perlu dipertahankan dalam jangka panjang. Arsip yang memiliki nilai historis atau nilai guna permanen dapat dipertimbangkan dalam perencanaan alih media.

Untuk referensi regulasi, perusahaan dapat melihat ketentuan yang diterbitkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), termasuk Peraturan ANRI Nomor 2 Tahun 2021 tentang Alih Media Arsip Statis dengan Metode Konversi.

6. Kebutuhan Operasional Perusahaan

Dokumen yang berhubungan langsung dengan kegiatan operasional juga dapat menjadi prioritas. Digitalisasi dokumen tersebut dapat membantu mempercepat pencarian informasi dan mengurangi waktu yang dibutuhkan karyawan untuk menemukan arsip fisik.

Contohnya adalah dokumen pelanggan, laporan pekerjaan, dokumen pengadaan, dokumen keuangan, serta dokumen administrasi internal.

Bagaimana Menentukan Skala Prioritas?

Setelah seluruh arsip didata, perusahaan dapat memberikan penilaian berdasarkan beberapa faktor. Dokumen yang memiliki nilai hukum tinggi, sering digunakan, kondisinya mulai rusak, atau memiliki risiko kehilangan informasi dapat ditempatkan pada prioritas utama.

Dokumen yang masih penting tetapi jarang digunakan dan memiliki kondisi fisik yang baik dapat ditempatkan pada tahap berikutnya. Sementara itu, dokumen dengan nilai guna rendah dan risiko yang kecil dapat diproses setelah kelompok prioritas utama selesai.

Pendekatan ini membantu perusahaan menentukan urutan pekerjaan tanpa harus melakukan alih media terhadap seluruh arsip dalam waktu yang bersamaan.

Langkah Praktis Menentukan Prioritas Alih Media

Agar proses berjalan lebih terstruktur, perusahaan dapat melakukan beberapa langkah berikut:

1. Melakukan pendataan arsip

Buat daftar kelompok dokumen yang tersedia, termasuk jenis dokumen, periode, jumlah, lokasi penyimpanan, dan unit yang menggunakannya.

2. Mengelompokkan dokumen

Pisahkan dokumen berdasarkan jenis dan kepentingannya, misalnya dokumen legal, keuangan, SDM, pelanggan, operasional, dan aset.

3. Memeriksa kondisi fisik

Identifikasi dokumen yang sudah rusak atau memiliki risiko kerusakan lebih tinggi.

4. Menilai tingkat kebutuhan

Tentukan seberapa sering dokumen digunakan dan seberapa besar dampaknya terhadap operasional apabila dokumen sulit ditemukan.

5. Menentukan tingkat prioritas

Gabungkan hasil penilaian nilai dokumen, kondisi fisik, frekuensi penggunaan, risiko, dan kebutuhan operasional untuk menentukan urutan alih media.

6. Menyusun urutan pelaksanaan

Buat rencana pengerjaan berdasarkan tingkat prioritas, volume dokumen, waktu, peralatan, dan tenaga yang tersedia.

Dokumen Apa yang Sebaiknya Didahulukan?

Setiap perusahaan memiliki kebutuhan berbeda. Namun, beberapa kelompok dokumen yang umumnya dapat dipertimbangkan untuk mendapatkan prioritas adalah:

1. kontrak dan perjanjian perusahaan;
2. dokumen legal dan perizinan;
3. sertifikat dan dokumen aset;
4. dokumen keuangan dan perpajakan;
5. data pelanggan;
6. dokumen SDM;
7. dokumen operasional;
8. dokumen yang sering digunakan;
9. arsip yang kondisi fisiknya mulai rusak.

Penentuan tersebut tetap perlu disesuaikan dengan kebijakan pengelolaan arsip dan kebutuhan masing-masing perusahaan.

Perhatikan Proses Setelah Prioritas Ditentukan

Menentukan dokumen yang akan diprioritaskan merupakan tahap awal. Setelah prioritas ditetapkan, perusahaan tetap perlu memastikan proses alih media dilakukan dengan prosedur yang tepat, mulai dari persiapan dokumen, scanning, pemeriksaan kualitas, indexing, hingga penyimpanan hasil digitalisasi.

ANRI juga menyediakan referensi mengenai layanan pemeliharaan dan perawatan arsip melalui alih media. Informasi tersebut dapat dilihat melalui JDIH Arsip Nasional Republik Indonesia.

IndoArsip Membantu Proses Alih Media Arsip Perusahaan

Menentukan prioritas dokumen akan lebih mudah apabila perusahaan memiliki data arsip yang terstruktur dan memahami kebutuhan setiap kelompok dokumen.

IndoArsip membantu perusahaan dalam proses alih media arsip dengan tahapan yang terstruktur, mulai dari persiapan dokumen, pemindaian, pemeriksaan kualitas, hingga pengelolaan hasil digitalisasi.

Dengan perencanaan prioritas yang tepat, perusahaan tidak harus mengalihmediakan seluruh arsip sekaligus. Dokumen yang paling penting, paling sering digunakan, atau memiliki risiko kerusakan tinggi dapat diproses terlebih dahulu sesuai kebutuhan perusahaan.