Formulir Kertas, Jangan Diketik Dua Kali dengan Alih Media

Formulir Kertas, Jangan Diketik Dua Kali

Formulir kertas, jangan diketik dua kali. Kalimat ini terdengar sederhana, tetapi bagi staf administrasi, tim arsip, dan unit layanan yang memproses ratusan atau ribuan formulir, pengetikan ulang bisa menjadi pekerjaan paling menyita waktu setiap hari. Data yang sudah ditulis oleh pemohon di atas kertas harus dibaca, dipindahkan ke komputer, diperiksa kembali, lalu kadang diketik lagi ke format pelaporan atau sistem unit lain.

Masalahnya bukan hanya waktu. Setiap kali informasi dipindahkan secara manual, selalu ada risiko angka tertukar, nama salah eja, kolom terlewat, atau data tidak konsisten antara file satu dan lainnya. Di sisi lain, jika formulir hanya dipindai menjadi gambar, masalah belum sepenuhnya selesai. File memang sudah berbentuk digital, tetapi isinya belum tentu dapat dicari atau langsung diolah.

Alih Media IndoArsip membantu menjembatani dua kebutuhan tersebut. Formulir fisik dikonversi menjadi soft copy melalui proses yang terstruktur. OCR mengubah teks pada formulir menjadi teks yang dapat dicari, sedangkan Data Capture membantu mengambil informasi penting ke format terstruktur seperti XLSX, CSV, atau JSON. Hasilnya bukan sekadar kumpulan file hasil pindai, melainkan arsip terfolder berdasarkan klasifikasi yang lebih siap digunakan.

Mengapa pengetikan ulang formulir menjadi beban operasional?

Dalam alur kerja yang masih bergantung pada formulir kertas, satu informasi dapat melewati beberapa tangan. Pemohon mengisi formulir, petugas memeriksa kelengkapan, staf administrasi mengetikkan data, kemudian unit lain menyalin kembali informasi yang sama untuk laporan atau pengolahan berikutnya. Jika formulir datang dalam jumlah besar, pekerjaan yang terlihat kecil ini berubah menjadi antrean panjang.

Contoh sederhananya adalah formulir pendaftaran layanan. Nama, nomor identitas, alamat, tanggal lahir, dan informasi kontak sudah tertulis di kertas. Namun setelah formulir dikumpulkan, staf masih harus:

• membaca tulisan atau hasil cetak pada formulir;
• memasukkan data ke lembar kerja;
• mencocokkan kembali hasil input dengan kertas sumber;
• menyalin data tertentu ke format laporan lain; dan
• mencari formulir fisik ketika ada permintaan verifikasi.

Beban terbesar biasanya muncul ketika formulir memiliki struktur yang berulang. Semakin banyak formulir, semakin banyak pula waktu yang digunakan untuk pekerjaan input manual. Risiko kesalahan juga meningkat karena konsentrasi menurun setelah mengerjakan pola yang sama berulang kali.

Digitalisasi proses seharusnya tidak berhenti pada memindahkan kertas menjadi gambar. Jika hasil pindai hanya berupa file gambar tanpa teks yang dapat dicari dan tanpa data terstruktur, staf tetap perlu membuka file satu per satu dan mengetik ulang informasinya. Karena itu, kebutuhan sebenarnya adalah mengubah formulir menjadi arsip digital yang dapat dicari sekaligus mengambil data yang relevan untuk kebutuhan operasional.

Bagi manajer operasional, persoalan ini dapat dilihat dari tiga indikator: waktu pemrosesan per formulir, jumlah koreksi akibat salah input, dan waktu yang diperlukan untuk menemukan formulir lama. Ketiganya dapat ditekan jika alur dari kertas ke data dirancang dengan benar sejak awal.

OCR: membuat isi formulir dapat dicari, bukan sekadar terlihat

OCR atau Optical Character Recognition adalah proses yang mengubah teks pada gambar atau dokumen hasil pindai menjadi teks yang dapat dibaca komputer. Manfaat utamanya bukan membuat formulir terlihat lebih modern, melainkan membantu menemukan informasi di dalam arsip digital tanpa harus membuka halaman satu per satu.

Misalnya, tim arsip menerima permintaan untuk menemukan seluruh formulir yang memuat nomor pelanggan tertentu. Pada kumpulan formulir berupa gambar biasa, petugas mungkin perlu membuka file secara manual dan membaca setiap halaman. Dengan OCR, teks pada formulir menjadi dapat dicari menggunakan kata kunci yang relevan, sesuai hasil pemrosesan dokumen.

Teknologi OCR dapat membantu mengubah teks pada dokumen hasil pindai menjadi teks yang dapat dicari. Penjelasan lebih lanjut mengenai proses ini dapat dibaca dalam panduan pengenalan teks pada dokumen hasil pindai dari Adobe Acrobat.

OCR dapat membantu pencarian terhadap elemen seperti:

• nomor formulir atau nomor registrasi;
• nama pemohon;
• nomor referensi;
• tanggal pada formulir;
• nama unit atau lokasi layanan; dan
• teks tercetak lain yang menjadi bagian dari formulir.

Namun, OCR bukan alasan untuk melewati pemeriksaan proses. Kualitas kertas, tingkat keterbacaan, format cetakan, serta kondisi formulir dapat memengaruhi hasil pengenalan teks. Karena itu, layanan Alih Media IndoArsip menggunakan tahapan yang mencakup persiapan, alih media, Quality Control, indexing, dan output.

Advanced Image Processing juga dapat digunakan untuk membantu memperbaiki tampilan dokumen yang buram, bergaris, berbintik, atau kurang terang. Fitur seperti auto brightness, noise reduction, background color smoothing, dan auto sharpening membantu menghasilkan gambar yang lebih mudah dibaca dan mendukung proses OCR.

Bagi staf administrasi, manfaat praktisnya adalah waktu pencarian yang lebih singkat. Bagi tim arsip, manfaatnya adalah isi formulir tidak lagi sepenuhnya bergantung pada ingatan lokasi folder atau susunan rak. Bagi manajer, OCR membantu membangun dasar pencarian yang lebih konsisten tanpa mengubah formulir sumber menjadi sekadar gambar yang sulit ditelusuri.

Data Capture: mengubah informasi formulir menjadi data terstruktur

OCR membantu membuat teks dapat dicari. Namun, kebutuhan operasional sering kali lebih spesifik: data dari kolom tertentu perlu dikumpulkan ke dalam tabel atau format yang bisa diproses. Di sinilah Data Capture berperan.

Data Capture adalah proses mengambil dan mengolah informasi penting dari dokumen untuk menghasilkan data terstruktur. Dalam konteks formulir kertas, informasi seperti nama, nomor identitas, tanggal, kode layanan, atau pilihan tertentu dapat dipetakan sesuai kebutuhan output. Hasilnya dapat diberikan dalam format JSON, XLSX, atau CSV.

Perbedaan antara hasil pindai biasa dan Data Capture dapat dilihat dari cara penggunaannya. File hasil pindai membantu mempertahankan tampilan formulir dan menjadi referensi arsip. Data Capture membantu mengubah informasi pada formulir menjadi susunan data yang lebih siap untuk analisis, pelaporan, validasi, atau pemrosesan lanjutan.

Alur sederhananya dapat berupa:

1. Formulir fisik dipersiapkan dan diperiksa strukturnya.
2. Dokumen dialihmediakan dengan resolusi dan format yang sesuai.
3. Informasi penting diidentifikasi berdasarkan kebutuhan proyek.
4. Data ditangkap dari bagian atau kolom yang telah ditentukan.
5. Hasil diberikan dalam format XLSX, CSV, atau JSON.
6. File arsip dan data hasil tangkapan diperiksa melalui Quality Control.

Pemetaan kebutuhan perlu dilakukan sejak awal. Tidak semua informasi pada formulir harus masuk ke tabel. Tim dapat menentukan kolom mana yang dibutuhkan, bagaimana format tanggal ditulis, apakah nomor harus dipertahankan sebagai teks, dan bagaimana nilai kosong diperlakukan. Detail seperti ini penting agar hasil Data Capture benar-benar membantu pekerjaan, bukan menciptakan pekerjaan koreksi baru.

Dengan kombinasi OCR dan Data Capture, satu formulir dapat memiliki dua manfaat sekaligus: menjadi arsip digital yang teksnya dapat dicari dan menjadi data terstruktur yang lebih mudah digunakan untuk kebutuhan operasional. Staf tidak perlu memulai pengetikan dari nol untuk kedua kebutuhan tersebut.

Lima tahap Alih Media untuk menjaga hasil tetap tertata

Mengurangi pengetikan ulang bukan hanya soal memakai teknologi. Proses persiapan, pemeriksaan, dan penataan hasil sama pentingnya. Alih Media IndoArsip dikerjakan sebagai layanan oleh tim, melalui lima tahap resmi yang membantu memastikan formulir diproses secara sistematis.

1. Persiapan

Dokumen diidentifikasi dan disiapkan sebelum diproses. Staples atau paperclip dilepas agar tidak menghambat penanganan kertas dan alur pemindaian. Pada tahap ini, karakteristik formulir, ukuran, kondisi, serta kebutuhan output dapat dipahami lebih awal.

2. Alih media

Dokumen fisik dikonversi menjadi soft copy menggunakan alat yang sesuai. Resolusi dan format file ditentukan berdasarkan jenis dokumen serta kebutuhan penggunaannya. Rekomendasi resolusi 300 dpi dapat digunakan sesuai standar ANRI, dengan penyesuaian berdasarkan karakter dokumen.

3. Quality Control

Hasil diperiksa untuk memastikan tidak ada halaman yang hilang. Setiap file juga dapat ditanamkan nilai Hash MD5 sebagai penanda keutuhan file. Tahap ini penting karena hasil alih media yang tidak diperiksa dapat menyisakan halaman terlewat atau file yang tidak sesuai dengan dokumen sumber.

4. Indexing

Indexing dan metadata, yaitu label tambahan pada setiap file, diberikan sesuai kebutuhan. Label dapat membantu menghubungkan file dengan nomor formulir, unit, periode, atau informasi lain yang disepakati. Dengan demikian, dokumen lebih mudah ditemukan tanpa hanya mengandalkan nama file.

5. Output

Hasil akhir disusun sebagai arsip terfolder berdasarkan klasifikasi. Hasil alih media langsung masuk ke DMS IndoArsip yang terhubung.

Lima tahap ini menunjukkan bahwa pekerjaan bukan sekadar memasukkan kertas ke alat pemindai. Ada proses untuk menjaga urutan, kelengkapan, keterbacaan, identitas file, dan kesiapan output. Bagi organisasi dengan volume formulir besar, proses yang jelas membantu memudahkan koordinasi antara unit pemilik dokumen, tim administrasi, dan penyedia layanan.

Cara menyiapkan proyek formulir agar tidak berakhir sebagai tumpukan file

Sebelum menyerahkan formulir untuk Alih Media, organisasi dapat menyiapkan beberapa keputusan dasar. Persiapan ini membantu tim layanan memahami kebutuhan sebenarnya dan menghindari hasil yang tidak sesuai dengan alur kerja.

Tentukan tujuan utama

Apakah formulir terutama perlu dicari berdasarkan nama dan nomor? Apakah data tertentu perlu masuk ke XLSX atau CSV? Apakah organisasi membutuhkan format JSON untuk proses berikutnya? Tujuan ini menentukan rancangan indexing, metadata, OCR, dan Data Capture.

Petakan jenis formulir

Kelompokkan formulir berdasarkan nama, periode, unit, ukuran kertas, dan pola isinya. Formulir A4 yang tercetak rapi mungkin memiliki kebutuhan berbeda dari formulir lama yang kusam, formulir berukuran besar, atau kertas khusus seperti kertas foto, kertas tebal, dan Carbonize. Alih Media IndoArsip dapat menangani berbagai ukuranC

Tentukan field yang dibutuhkan

Buat daftar kolom yang benar-benar diperlukan untuk output data. Contohnya:

• nomor formulir;
• tanggal pengajuan;
• nama pemohon;
• nomor referensi;
• jenis layanan; dan
• unit pemroses.

Daftar ini membantu mencegah Data Capture menjadi terlalu luas atau tidak relevan.

Sepakati aturan penamaan dan metadata

Indexing dan metadata perlu mengikuti pola yang konsisten. Tentukan apakah nama file menggunakan nomor formulir, periode, atau kombinasi keduanya. Tentukan juga label yang perlu dicantumkan agar pencarian dapat dilakukan secara praktis.

Siapkan sampel untuk evaluasi

Sampel dapat mencakup formulir yang bersih, buram, terlipat, memiliki cetakan berbeda, atau menggunakan jenis kertas yang berbeda. Sampel membantu tim memahami variasi dokumen sebelum volume utama diproses.

Sebagai penyedia layanan yang menangani 5 juta dokumen setiap bulan dan telah melayani lebih dari 300 perusahaan sejak 2012, IndoArsip memiliki pengalaman menangani volume dan variasi dokumen dalam skala besar. Namun, hasil terbaik tetap dimulai dari kebutuhan yang didefinisikan dengan jelas oleh pemilik formulir.

Dari formulir kertas ke data yang siap digunakan

Formulir kertas tidak harus menjadi sumber pekerjaan berulang tanpa akhir. Dengan alur yang tepat, satu dokumen dapat diproses menjadi arsip digital yang dapat dicari dan data terstruktur yang membantu pekerjaan administrasi. OCR membantu menemukan teks di dalam formulir. Data Capture membantu mengubah informasi penting menjadi XLSX, CSV, atau JSON. Indexing dan metadata membantu memberi label agar file tidak hilang di antara kumpulan hasil pindai.

Manfaatnya bukan hanya mengurangi pengetikan ulang. Tim dapat menghemat waktu pencarian, mengurangi pemindahan data secara manual, dan memperoleh output yang lebih tertata untuk kebutuhan operasional. Quality Control juga memastikan proses memeriksa kelengkapan halaman, sementara Hash MD5 menjadi penanda keutuhan file.

Jika tim Anda masih mengetik informasi dari formulir kertas lebih dari sekali, langkah berikutnya adalah memetakan jenis formulir, field yang dibutuhkan, jumlah dokumen, dan format output yang diinginkan. Konsultasikan kebutuhan Alih Media Anda melalu indoarsip.co.id. Bersama Alih Media IndoArsip, ubah formulir kertas menjadi arsip digital yang dapat dicari dan data terstruktutanpa memulai pengetikan dari awal setiap kali.