Kelola Siklus Arsip Sesuai Regulasi ARJUNA

Pendahuluan

Di era transformasi digital, pengelolaan arsip tidak lagi sekadar urusan menyimpan berkas di dalam gudang. Banyak organisasi dan instansi menghadapi tantangan besar: salah klasifikasi, masa simpan (retensi) yang terlewat, hingga proses pemusnahan berkas yang tidak sesuai standar hukum. Tanpa sistem yang terintegrasi, pengelolaan arsip dapat memicu risiko kebocoran informasi hingga sanksi administrasi saat audit.

Untuk memastikan pengelolaan tata kelola dokumen yang tertib, akurat, dan patuh regulasi, Indoarsip menghadirkan ARJUNA. Platform ini dirancang khusus untuk mengelola seluruh siklus hidup arsip secara digital, aman, dan dapat dipertanggungjawabkan.

Dasar Hukum Pengelolaan Arsip Bersama ARJUNA

Penerapan ARJUNA dirancang secara presisi untuk mendukung dan mematuhi ketentuan peraturan perundang-undangan kearsipan yang berlaku di Indonesia:

1. Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

   Mewajibkan penyelenggara negara, lembaga swasta, dan instansi untuk mengelola arsip dinamis dan statis secara otentik, utuh, dan terpercaya sesuai kaidah kearsipan nasional.

2. Peraturan Presiden No. 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE)

   Menjadi acuan pendorong digitalisasi tata kelola kearsipan guna menciptakan transparansi, efisiensi operasional, dan keterpaduan layanan publik berbasis elektronik.

Melalui kepatuhan pada regulasi ini, ARJUNA memastikan setiap tahapan pengelolaan dokumen instansi Anda memiliki legalitas formal dan siap diperiksa kapan saja saat audit.

Kendali Penuh Siklus Hidup Arsip dalam Satu Platform

ARJUNA memberikan kontrol penuh atas seluruh tahapan kearsipan mulai dari dokumen baru diciptakan hingga tahap akhir pemusnahan atau penyerahan statis.

Tahapan Pengelolaan Siklus Arsip di ARJUNA:

1. Registrasi & Pemberkasan Sesuai Standar ANRI

   Mencatat arsip sejak awal diciptakan atau diterima, lengkap dengan informasi detail (metadata) dan lampiran digital agar arsip tidak kehilangan konteks.

2. AI Classification (Klasifikasi Berbasis AI)

   Memanfaatkan teknologi Artificial Intelligence untuk memberikan rekomendasi kode klasifikasi arsip secara otomatis. Fitur ini mempercepat penataan dan mencegah kesalahan klasifikasi oleh petugas.

3. Pencatatan Lokasi Fisik dengan Teknologi Canggih

   Mengekstrak gambar menjadi teks untuk mempercepat proses penelusuran, pencatatan lokasi fisik berkas di gudang, hingga verifikasi data.

4. Monitoring Retensi (JRA) Masa Aktif & Inaktif

   Sistem otomatis menandai status masa simpan arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Petugas akan menerima notifikasi/reminder saat arsip sudah waktunya dipindahkan ke Record Center, dimusnahkan, atau diserahkan.

5. Peminjaman & Pengembalian Terkontrol

   Peminjaman arsip tercatat rinci (siapa, kapan, dan untuk apa) disertai fitur reminder otomatis saat memasuki tanggal jatuh tempo pengembalian.

6. Alih Media dengan Kontrol Mutu (Nilai Hash)

   Proses alih media (digitalisasi) dilengkapi pembuatan panitia usulan dan penyimpanan nilai hash untuk menjamin berkas digital otentik dan tidak mengalami perubahan isi.

7. Pemusnahan Arsip Tertib & Sah Hukum

   Tahapan usul musnah dilakukan secara resmi lewat pembentukan panitia, verifikasi, hingga penerbitan Berita Acara Pemusnahan yang sah.

8. Penyerahan Arsip Statis

   Mendukung seleksi arsip permanen, penyusunan daftar serah, hingga penerbitan dokumen serah-terima secara sah.

Keamanan Akses dan Audit Trail Terintegrasi

Selain mengelola siklus berkas, ARJUNA menaruh perhatian besar pada aspek keamanan data:

1. Kontrol Akses Berbasis Peran (RBAC/SKKAAD): Hak akses diatur berdasarkan jabatan dan tingkat kerahasiaan berkas. Arsip berklasifikasi rahasia hanya dapat dibuka oleh pihak yang berwenang.

2. Audit Trail & Log Aktivitas: Seluruh proses pencarian, alih media, hingga peminjaman terekam secara otomatis untuk memudahkan pembuktian tata kelola saat pemeriksaan audit kearsipan.