ID 
EN 
Pendahuluan
Pengelolaan arsip fisik masih menjadi bagian penting dalam kegiatan operasional perusahaan. Dokumen seperti kontrak, laporan keuangan, dokumen legal, data pelanggan, dan dokumen internal perlu disimpan dengan baik agar dapat ditemukan ketika dibutuhkan.
Namun, semakin banyak arsip fisik yang dimiliki perusahaan dapat menimbulkan berbagai kendala, mulai dari kebutuhan ruang penyimpanan, proses pencarian yang lama, hingga risiko kerusakan dokumen. Alih media arsip menjadi salah satu solusi untuk membantu perusahaan mengelola informasi dari dokumen fisik ke dalam bentuk digital secara lebih terstruktur.
Bagi perusahaan, alih media bukan hanya tentang mengubah dokumen kertas menjadi file digital. Proses ini juga mencakup persiapan dokumen, pemindaian, pemeriksaan kualitas, penamaan file, indeksasi, dan pengelolaan hasil digital agar lebih mudah digunakan.
Apa Itu Alih Media Arsip?
Alih media arsip adalah proses mengubah arsip dari satu bentuk media ke bentuk media lainnya, misalnya dari dokumen fisik menjadi dokumen digital.
Dalam penerapannya, proses alih media perlu memperhatikan kelengkapan, kualitas, struktur, dan informasi yang terdapat pada arsip. Karena itu, alih media berbeda dengan kegiatan scanning dokumen biasa yang hanya berfokus pada menghasilkan file digital.
Dengan proses yang terstruktur, perusahaan dapat memiliki arsip digital yang lebih mudah dicari, diakses, dan dikelola.
Dalam penerapannya, proses alih media perlu memperhatikan kelengkapan, kualitas, struktur, dan informasi yang terdapat pada arsip. Ketentuan mengenai alih media juga diatur dalam Peraturan ANRI Nomor 2 Tahun 2021 tentang Alih Media Arsip Statis dengan Metode Konversi.
Mengapa Alih Media Arsip Penting bagi Perusahaan?
Alih media arsip memberikan manfaat yang berkaitan langsung dengan efisiensi dan pengelolaan informasi perusahaan. Berikut beberapa alasan mengapa perusahaan perlu mempertimbangkannya.
Pengelolaan arsip yang baik penting untuk memastikan informasi tetap tersedia, autentik, utuh, dan dapat dipercaya. Prinsip tersebut juga menjadi bagian dari Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
1. Mempercepat Akses dan Pencarian Dokumen
Pencarian arsip fisik dapat membutuhkan waktu, terutama ketika dokumen disimpan dalam jumlah besar dan tersebar di berbagai tempat.
Dengan arsip digital yang telah diberikan nama, indeks, dan metadata secara terstruktur, perusahaan dapat menemukan informasi yang dibutuhkan dengan lebih cepat.
Hal ini membantu karyawan mengurangi waktu yang sebelumnya digunakan untuk mencari dokumen secara manual.
2. Menghemat Ruang Penyimpanan
Pertumbuhan arsip fisik membuat perusahaan membutuhkan ruang penyimpanan yang semakin besar. Dokumen yang menumpuk juga dapat membuat ruang kerja menjadi kurang efisien.
Alih media membantu mengurangi ketergantungan terhadap penyimpanan arsip fisik. Dokumen yang telah dialihmediakan dapat dikelola dalam sistem penyimpanan digital sesuai kebutuhan perusahaan.
Meski demikian, pengelolaan atau pemusnahan arsip fisik setelah alih media tetap perlu mengikuti kebijakan retensi dan ketentuan kearsipan yang berlaku.
3. Mengurangi Risiko Kerusakan Arsip Fisik
Dokumen kertas dapat mengalami kerusakan akibat kelembapan, air, jamur, serangga, kebakaran, atau faktor lingkungan lainnya.
Dengan memiliki salinan digital yang dikelola dengan baik, informasi dalam dokumen dapat tetap tersedia ketika arsip fisik mengalami kerusakan.
Karena itu, proses alih media juga dapat menjadi bagian dari upaya perusahaan dalam menjaga keberlanjutan informasi penting.
4. Meningkatkan Efisiensi Operasional
Akses dokumen yang lebih cepat dapat membantu berbagai aktivitas perusahaan, seperti pemeriksaan dokumen, administrasi, audit, pelaporan, dan koordinasi antarbagian.
Karyawan tidak perlu selalu mencari dokumen secara manual di ruang arsip ketika informasi tersebut sudah tersedia dalam bentuk digital dan dapat diakses sesuai kewenangan.
Dengan demikian, alih media dapat membantu menciptakan proses kerja yang lebih efisien.
5. Membantu Menjaga Informasi Penting
Tidak semua arsip hanya memiliki nilai administratif. Beberapa dokumen dapat memiliki nilai penting bagi operasional dan keberlangsungan perusahaan.
Alih media membantu mempertahankan informasi yang terdapat dalam arsip melalui salinan digital. Dokumen seperti kontrak, dokumen legal, laporan, dan arsip historis perusahaan dapat dikelola dalam format digital agar lebih mudah dipelihara.
6. Memudahkan Pengelolaan Arsip dalam Jumlah Besar
Perusahaan dengan jumlah arsip yang terus bertambah membutuhkan sistem pengelolaan yang terstruktur.
Hasil alih media dapat dilengkapi dengan penamaan file, klasifikasi, indeks, dan metadata. Dengan begitu, perusahaan tidak hanya memiliki kumpulan file hasil scanning, tetapi juga memiliki struktur informasi yang memudahkan pengelolaan arsip.
7. Mendukung Keamanan dan Pengendalian Akses
Arsip digital dapat dikelola dengan pengaturan akses berdasarkan kebutuhan pengguna. Dokumen tertentu dapat dibatasi hanya untuk bagian atau pengguna yang memiliki kewenangan.
Selain pengaturan akses, perusahaan juga perlu menerapkan backup dan pemeliharaan sistem untuk mengurangi risiko kehilangan data.
Apa yang Perlu Diperhatikan dalam Alih Media Arsip?
Agar hasil alih media dapat digunakan secara optimal, perusahaan perlu memperhatikan beberapa hal, seperti:
- Kondisi dan jenis dokumen yang akan dialihmediakan.
- Kelengkapan halaman.
- Kualitas hasil pemindaian.
- Format file yang digunakan.
- Sistem penamaan dokumen.
- Indeksasi dan metadata.
- Sistem penyimpanan.
- Pengaturan hak akses.
- Backup dan pemeliharaan arsip digital.
Perencanaan yang baik membantu memastikan proses alih media tidak berhenti pada tahap scanning, tetapi menghasilkan arsip digital yang benar-benar dapat digunakan.
Alih Media Arsip Bersama Indoarsip
Bagi perusahaan yang memiliki jumlah arsip besar, proses alih media dapat membutuhkan tenaga, peralatan, dan pengelolaan khusus. Indoarsip menyediakan layanan alih media arsip untuk membantu perusahaan mengubah arsip fisik menjadi arsip digital secara lebih terstruktur.
Proses dapat mencakup persiapan dokumen, scanning, quality control, penamaan file, indeksasi, hingga pengelolaan hasil digital sesuai kebutuhan perusahaan.
Dengan dukungan proses yang terstruktur, Indoarsip membantu perusahaan mengelola arsip agar lebih mudah dicari, diakses, dan dikelola.