PANA adalah sistem untuk Penciptaan Naskah Resmi dan Korespondensi yang dirancang khusus untuk mempercepat proses persetujuan dokumen resmi tanpa mengorbankan legalitas dan jejak audit. Fokus sistem ini adalah tata naskah dinas resmi, bukan sekadar penyimpanan berkas.
PANA menyediakan dasbor cerdas yang menampilkan status naskah secara realtime sehingga manajer dan penanggung jawab dapat melihat tahap dokumen (draft, review, persetujuan) tanpa perlu komunikasi berulang. Visualisasi status mengurangi keterlambatan dan memudahkan pengambilan tindakan operasional.
PANA mendukung Tanda Tangan Elektronik (TTE) untuk memastikan keabsahan penandatanganan jarak jauh. Pada implementasi yang terhubung dengan penyedia sertifikasi resmi seperti BSrE/Peruri (Layanan Sertifikasi Elektronik Peruri), setiap tanda tangan memiliki dasar legal yang jelas. Integrasi TTE mempercepat persetujuan sambil meminimalkan risiko pemalsuan tanda tangan.
Fitur disposisi digital dalam PANA memungkinkan penugasan tindakan terhadap naskah kepada pegawai terkait tanpa perlu pencetakan fisik atau pengiriman manual. Alur disposisi yang terdokumentasi jelas memangkas waktu proses administratif dan biaya operasional terkait distribusi dokumen.
Setiap surat atau naskah yang dibuat melalui PANA memperoleh penomoran otomatis yang terstandarisasi. Mekanisme ini menjaga keunikan dokumen, mengurangi risiko duplikasi, dan mempermudah pelacakan arsip dalam proses audit atau pemeriksaan internal.
PANA mencatat Log Naskah dan Jejak Audit yang menyimpan histori interaksi setiap dokumen: pembuatan, perubahan, disposisi, dan persetujuan. Jejak ini memfasilitasi pemeriksaan kepatuhan dan analisis bila diperlukan, serta mendukung kebutuhan audit internal dan eksternal.
Sistem PANA dirancang untuk tata naskah dinas: struktur metadata yang konsisten mempermudah pencarian dan pengelolaan naskah resmi. Pengguna dapat menemukan naskah yang relevan berdasarkan nomor, tanggal, pengirim, atau disposisi tanpa proses manual yang memakan waktu.
PANA beroperasi berbasis awan sehingga akses persetujuan dapat dilakukan dari lokasi berbeda. Mekanisme kontrol akses, autentikasi, dan pencatatan aktivitas memastikan akses jarak jauh tidak mengorbankan keamanan atau kepatuhan organisasi.
Untuk informasi produk dan implementasi terkait Penciptaan Naskah Resmi dan Tata Korespondensi, kunjungi PANA – Sistem Penciptaan dan Tata Naskah Dinas.
Apa itu Arsip digital? Arsip digital adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam format elektronik yang…
Pernahkah Anda merasa data sudah ada di mana-mana, tapi keputusan bisnis tetap diambil berdasarkan intuisi…
Di era transformasi digital, penggunaan dokumen elektronik dalam tata kelola organisasi maupun bisnis semakin tak…
Kerja yang semakin fleksibel, tim tidak lagi selalu berada di satu lokasi yang sama. Staf…
Setiap tahun, ruang arsip perusahaan bertambah penuh — bukan karena dokumennya bertambah penting, melainkan karena…
Ruang kantor adalah aset produktif. Namun kenyataannya, banyak perusahaan di Indonesia justru menggunakannya sebagai gudang…