Mengatasi Kebocoran Data Perusahaan Dengan SENA DMS

Pentingnya Keamanan dan Pengelolaan Arsip Digital

SENA DMS adalah Sistem Pengelolaan Arsip Digital Terpusat yang dirancang untuk fokus pada penyimpanan, pencarian, dan keamanan dokumen elektronik. Sistem ini menghilangkan ketergantungan pada saluran komunikasi tidak aman dan membantu organisasi mengelola akses serta siklus hidup dokumen secara terkontrol.

Kontrol Akses Pengguna dan User Access

Fitur User Access (Akses Pengguna) memungkinkan pengaturan hak akses berdasarkan peran dan tanggung jawab sehingga hanya pihak berwenang yang dapat membuka atau memodifikasi dokumen sensitif. Pengaturan akses granular ini mengurangi risiko kebocoran akibat pembagian dokumen yang tidak terkontrol.

Jejak Audit Terverifikasi

Jejak Audit mencatat semua aktivitas akses dan tindakan pada dokumen—siapa, kapan, dan apa yang dilakukan. Rekaman ini penting untuk kepatuhan internal, pemeriksaan audit, dan investigasi insiden keamanan tanpa bergantung pada catatan manual.

OCR dan Pencarian Cerdas (Smart Search)

Fitur OCR (Pengenalan Karakter Optik) memungkinkan ekstraksi teks dari dokumen hasil pemindaian sehingga konten menjadi dapat dicari. Dikombinasikan dengan Smart Search (Pencarian Cerdas), tim dapat menemukan dokumen atau fragmen informasi secara cepat tanpa membuka tiap berkas, sehingga mengurangi eksposur data yang tidak perlu selama proses pencarian.

Akses Mobile dengan Keamanan

SENA DMS mendukung akses lewat perangkat mobile dengan mekanisme kontrol yang sama seperti pada lingkungan kantor, sehingga pengguna lapangan dapat mengambil dokumen yang diperlukan tanpa mengorbankan keamanan. Untuk studi lebih lanjut mengenai akses lapangan dengan SENA DMS, lihat artikel terkait: Mengapa SENA DMS Membantu Tim Lapangan Mengakses Dokumen Penting Kapan Saja.

Retensi Dokumen dan Pengelolaan Siklus Hidup

SENA DMS menyediakan kebijakan retensi yang dapat dikonfigurasi untuk menyimpan, mengarsip, atau memusnahkan dokumen sesuai aturan perusahaan dan regulasi industri, sehingga mengurangi risiko data tersimpan tanpa kontrol yang menimbulkan potensi kebocoran.

Tindakan Praktis Untuk Mengurangi Risiko Kebocoran

• Implementasikan kebijakan akses berbasis peran dan tinjau hak akses secara berkala.
• Aktifkan dan pantau jejak audit untuk deteksi dini aktivitas mencurigakan.
• Gunakan OCR dan Smart Search untuk mengurangi kebutuhan berbagi file mentah yang meningkatkan risiko eksposur data.
• Terapkan kebijakan retensi yang jelas dan otomatis untuk meminimalkan data yang tidak diperlukan.
• Berikan pelatihan keamanan data terfokus kepada karyawan tentang praktik berbagi dokumen yang aman.

Mengapa Pilih SENA DMS?

SENA DMS menyediakan kerangka kerja terpusat untuk penyimpanan, pencarian, dan pengamanan arsip digital. Implementasi yang tepat meningkatkan kesiapan audit dan mengurangi risiko kebocoran data. Untuk wawasan tambahan tentang kesiapan audit perusahaan menggunakan SENA DMS, baca: Mengapa SENA DMS Penting Untuk Menjaga Kesiapan Audit Perusahaan.

Informasi produk dan implementasi tersedia melalui tautan produk: SENA DMS.