SENA DMS adalah Sistem Pengelolaan Arsip Digital Terpusat (Centralized Digital Archival Management System) yang fokus pada penyimpanan, pencarian, dan keamanan arsip digital. Solusi ini dirancang untuk memastikan akses terkontrol, pencarian cepat, dan kepatuhan audit bagi organisasi yang menerapkan kerja fleksibel atau remote.
SENA DMS menyediakan akses berbasis web dan aplikasi seluler sehingga pengguna dapat mengakses arsip dari perangkat apa pun tanpa tergantung pada infrastruktur fisik kantor. Integrasi ini memfasilitasi alur kerja yang konsisten, meminimalkan penundaan akses dokumen, dan mendukung kolaborasi lintas tim.
Sistem menerapkan kontrol User Access yang granular untuk menetapkan hak akses berdasarkan peran dan kebutuhan bisnis. Semua aktivitas akses dan perubahan dicatat untuk mencegah kebocoran data dan memastikan hanya pihak berwenang yang dapat melihat atau mengedit dokumen sensitif.
Fitur Smart Search dibangun di atas kemampuan OCR (Optical Character Recognition), yaitu teknologi yang mengkonversi teks dalam gambar atau file PDF menjadi teks yang dapat dicari. Kombinasi Smart Search dan OCR mempersingkat waktu pencarian dokumen historis dan meningkatkan produktivitas staf yang membutuhkan informasi secara cepat dan akurat.
SENA DMS mengelola siklus hidup dokumen secara menyeluruh: pengambilan, penyimpanan, pengelolaan retensi, hingga penghapusan yang aman. Kebijakan retensi terotomasi membantu memenuhi kewajiban hukum dan mengoptimalkan penggunaan kapasitas penyimpanan server.
Jejak audit otomatis pada setiap tindakan dokumen memudahkan persiapan dan pelaksanaan audit internal maupun eksternal. Detail aktivitas tersedia untuk pemeriksaan, mempercepat verifikasi kepatuhan. Pelajari implementasi audit dan kepatuhan melalui Audit Mudah dengan SENA DMS.
Penerapan SENA DMS mengurangi ketergantungan pada arsip fisik, menekan biaya penyimpanan, dan memangkas waktu yang dihabiskan untuk mencari dokumen. Efisiensi ini memungkinkan tim fokus pada kegiatan bernilai tambah dan mendukung kesiapan audit organisasi; referensi terkait kesiapan audit tersedia di Mengapa SENA DMS Penting untuk Kesiapan Audit Perusahaan.
Untuk informasi implementasi dan demonstrasi fitur yang relevan dengan kebutuhan perusahaan Anda, kunjungi SENA DMS.
Apa itu Arsip digital? Arsip digital adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam format elektronik yang…
Pernahkah Anda merasa data sudah ada di mana-mana, tapi keputusan bisnis tetap diambil berdasarkan intuisi…
Di era transformasi digital, penggunaan dokumen elektronik dalam tata kelola organisasi maupun bisnis semakin tak…
Kerja yang semakin fleksibel, tim tidak lagi selalu berada di satu lokasi yang sama. Staf…
Setiap tahun, ruang arsip perusahaan bertambah penuh — bukan karena dokumennya bertambah penting, melainkan karena…
Ruang kantor adalah aset produktif. Namun kenyataannya, banyak perusahaan di Indonesia justru menggunakannya sebagai gudang…