SENA DMS adalah Sistem Pengelolaan Arsip Digital Terpusat (Centralized Digital Archival Management System) yang fokus pada penyimpanan, pencarian, dan keamanan arsip digital. Solusi ini dirancang untuk memastikan akses terkontrol, pencarian cepat, dan kepatuhan audit bagi organisasi yang menerapkan kerja fleksibel atau remote.
SENA DMS menyediakan akses berbasis web dan aplikasi seluler sehingga pengguna dapat mengakses arsip dari perangkat apa pun tanpa tergantung pada infrastruktur fisik kantor. Integrasi ini memfasilitasi alur kerja yang konsisten, meminimalkan penundaan akses dokumen, dan mendukung kolaborasi lintas tim.
Sistem menerapkan kontrol User Access yang granular untuk menetapkan hak akses berdasarkan peran dan kebutuhan bisnis. Semua aktivitas akses dan perubahan dicatat untuk mencegah kebocoran data dan memastikan hanya pihak berwenang yang dapat melihat atau mengedit dokumen sensitif.
Fitur Smart Search dibangun di atas kemampuan OCR (Optical Character Recognition), yaitu teknologi yang mengkonversi teks dalam gambar atau file PDF menjadi teks yang dapat dicari. Kombinasi Smart Search dan OCR mempersingkat waktu pencarian dokumen historis dan meningkatkan produktivitas staf yang membutuhkan informasi secara cepat dan akurat.
SENA DMS mengelola siklus hidup dokumen secara menyeluruh: pengambilan, penyimpanan, pengelolaan retensi, hingga penghapusan yang aman. Kebijakan retensi terotomasi membantu memenuhi kewajiban hukum dan mengoptimalkan penggunaan kapasitas penyimpanan server.
Jejak audit otomatis pada setiap tindakan dokumen memudahkan persiapan dan pelaksanaan audit internal maupun eksternal. Detail aktivitas tersedia untuk pemeriksaan, mempercepat verifikasi kepatuhan. Pelajari implementasi audit dan kepatuhan melalui Audit Mudah dengan SENA DMS.
Penerapan SENA DMS mengurangi ketergantungan pada arsip fisik, menekan biaya penyimpanan, dan memangkas waktu yang dihabiskan untuk mencari dokumen. Efisiensi ini memungkinkan tim fokus pada kegiatan bernilai tambah dan mendukung kesiapan audit organisasi; referensi terkait kesiapan audit tersedia di Mengapa SENA DMS Penting untuk Kesiapan Audit Perusahaan.
Untuk informasi implementasi dan demonstrasi fitur yang relevan dengan kebutuhan perusahaan Anda, kunjungi SENA DMS.
Pendahuluan Di era transformasi digital yang bergerak cepat, pengelolaan dokumen fisik secara konvensional sering kali…
Pendahuluan Di era efisiensi operasional dan fleksibilitas kerja saat ini, kebutuhan akan pengelolaan dokumen digital…
Pentingnya Keamanan Data bagi Kelangsungan Bisnis Di era ekonomi digital saat ini, dokumen dan data…
Pentingnya Keamanan Dokumen bagi Perusahaan B2B Di era transformasi digital yang berkembang pesat, pengelolaan dokumen…
Pendahuluan Di era digital, banyak perusahaan mulai beralih menggunakan dokumen elektronik. Namun, dokumen fisik tetap…
Pendahuluan Setiap perusahaan menghasilkan berbagai jenis dokumen penting setiap hari, mulai dari kontrak kerja, laporan…