Arjuna: Mengatasi Mimpi Buruk Audit Pada Perusahaan Manufaktur

Sektor manufaktur seringkali menghadapi tantangan terkait pengelolaan arsip produksi. Hilangnya dokumen penting dan ketidakaturan penyimpanan dapat menghambat proses audit dan menimbulkan risiko kepatuhan. Arjuna berfungsi sebagai Sistem Pengelolaan Siklus Hidup Arsip yang mengelola semua fase siklus arsip secara komprehensif, dari registrasi hingga pemusnahan.

Pentingnya Pengelolaan Arsip yang Baik dalam Proses Audit

Pada saat audit eksternal, perusahaan manufaktur perlu menyediakan bukti kepatuhan terhadap prosedur dan regulasi. Tanpa sistem pengelolaan siklus hidup arsip yang terstruktur, auditor dapat kesulitan menemukan dokumen yang relevan, yang berpotensi merusak reputasi perusahaan dan menimbulkan konsekuensi hukum.

Masalah Umum yang Dihadapi Perusahaan Manufaktur

• Hilangnya Dokumen Produksi: Arsip produksi yang tidak ditemukan membuat perusahaan gagal menunjukkan bukti kepatuhan terhadap standar industri.
• Ketidakaturan dalam Penyimpanan: Arsip yang tidak terorganisir memperpanjang waktu pencarian dan menghambat proses audit.
• Kurangnya Bukti Audit: Tanpa pencatatan aktivitas arsip yang memadai, perusahaan kesulitan menjelaskan asal-usul dan perubahan dokumen kepada auditor.

Bagaimana Arjuna Mengatasi Masalah Tersebut

Arjuna dirancang untuk memastikan keteraturan dan keterlacakan arsip sepanjang siklus hidupnya. Berikut kemampuan utama yang mendukung proses audit perusahaan manufaktur:

Audit Trail Terpusat

Arjuna mencatat setiap aktivitas terkait arsip secara terpusat dan rinci, mulai dari pendaftaran, akses, perubahan, hingga pemusnahan. Catatan ini memudahkan auditor memverifikasi jejak kepemilikan dan perubahan dokumen.

Monitoring Retensi Arsip

Fitur pemantauan masa simpan arsip membantu perusahaan mengatur retensi dokumen sesuai kebijakan. Sistem mengirim notifikasi untuk tindakan pemindahan atau pemusnahan sehingga arsip yang tidak relevan tidak mengganggu proses audit dan kepatuhan tetap terjaga.

Kontrol Akses Berdasarkan Peran

Arjuna memungkinkan penetapan hak akses berdasarkan peran dan tanggung jawab pengguna. Pembatasan akses ini menjaga kerahasiaan dokumen dan memastikan bahwa hanya pihak berwenang yang dapat melakukan tindakan tertentu, memperkuat integritas data saat audit berlangsung.

Pencatatan Lokasi Fisik yang Detail

Sistem mencatat lokasi fisik arsip secara detil—gedung, ruang, rak, dan susunan—sehingga pencarian fisik menjadi cepat dan terverifikasi saat pemeriksaan auditor.

Proses Alih Media yang Terdokumentasi

Setiap proses alih media dari fisik ke digital dicatat dalam sistem. Dokumentasi ini memastikan arsip yang telah dialih media tetap dapat dilacak dan diakses saat diperlukan oleh auditor.

Mengapa Memilih Arjuna untuk Pengelolaan Arsip Perusahaan Manufaktur

Pemilihan Arjuna membantu perusahaan manufaktur mencapai keteraturan arsip, mempercepat respons saat audit, dan menurunkan risiko kepatuhan. Dengan pengelolaan siklus hidup arsip yang sistematis, perusahaan dapat menyediakan bukti audit yang lengkap, akurat, dan dapat dipertanggungjawabkan.

Pelaksanaan kebijakan arsip yang didukung oleh Arjuna meningkatkan kesiapan audit dan mengurangi potensi gangguan operasional akibat dokumen yang hilang atau tidak teratur. Hubungi tim Indoarsip untuk implementasi dan pengaturan sistem sesuai kebutuhan perusahaan manufaktur Anda.