Arjuna Solusi Efektif Memastikan Dokumentasi Audit Eksternal Di Perusahaan Manufaktur

Memahami Tantangan Audit Eksternal

Audit eksternal merupakan proses penting bagi perusahaan manufaktur. Proses ini seringkali terhambat bila dokumen dan bukti kepatuhan tidak tersedia tepat waktu atau tidak terstruktur dengan baik. Keterlambatan atau ketidaksesuaian dokumentasi dapat menimbulkan temuan audit yang berdampak pada kepatuhan regulasi dan reputasi perusahaan.

Peran Arjuna dalam Mendorong Kepatuhan dan Efisiensi

Arjuna adalah Sistem Pengelolaan Siklus Hidup Arsip (registrasi hingga pemusnahan) yang dirancang untuk memastikan arsip kritis tersedia, terstruktur, dan dapat dibuktikan asal-usulnya selama proses audit. Implementasi Arjuna membantu perusahaan menyiapkan dokumen persetujuan kontrak dan catatan kepatuhan secara sistematis sehingga persyaratan audit dapat dipenuhi secara konsisten.

Pencatatan dan Registrasi Arsip yang Efisien

Arjuna merekam arsip sejak fase awal dengan metadata lengkap dan lampiran digital yang mempertahankan konteks dokumen. Mekanisme klasifikasi dan kode mempermudah penelusuran dokumen yang relevan saat audit, mempercepat proses verifikasi bukti, dan mengurangi waktu respons terhadap permintaan auditor.

Alih Media dengan Kontrol Mutu

Fitur alih media pada Arjuna memastikan proses migrasi dokumen fisik ke format digital mengikuti standar kontrol mutu. Proses ini menjaga integritas isi dokumen, kualitas berkas digital, dan ketersediaan salinan yang dapat diakses saat diperlukan untuk pemeriksaan audit.

Kontrol Akses yang Terstruktur

Arjuna mendukung pengaturan hak akses berdasarkan peran dan tingkat klasifikasi informasi. Pengaturan ini memastikan hanya pihak berwenang yang dapat mengakses arsip rahasia, sehingga mengurangi risiko kebocoran data yang dapat memengaruhi temuan audit dan reputasi perusahaan.

Notifikasi Terjadwal untuk Retensi Arsip

Sistem monitoring retensi di Arjuna memberikan pemberitahuan saat arsip mencapai masa retensi untuk dipindahkan atau dimusnahkan. Pengelolaan retensi yang tepat mencegah penumpukan arsip tidak relevan dan membantu perusahaan mematuhi kebijakan retensi serta persyaratan audit terkait penyimpanan dokumen.

Jejak Audit yang Transparan

Arjuna menyimpan rekaman aktivitas pengguna dan perubahan pada arsip secara terstruktur. Jejak audit ini memudahkan pelacakan tindakan terhadap suatu dokumen, menyediakan bukti kepatuhan operasional, dan membantu menjawab temuan auditor dengan akurat.

Alur Persetujuan yang Terintegrasi

Arjuna menyediakan alur persetujuan yang dapat disesuaikan sesuai kebijakan perusahaan. Alur ini mengontrol proses validasi dokumen sehingga setiap tahap persetujuan terekam dan dapat diverifikasi sebelum dokumen digunakan atau diajukan dalam proses audit.

Mengoptimalkan Persiapan Audit dengan Arjuna

Penerapan Arjuna memungkinkan tim kepatuhan dan operasional untuk menyiapkan bukti audit lebih cepat dan lebih akurat. Dengan arsip yang terstruktur, hak akses yang jelas, dan jejak aktivitas yang dapat diverifikasi, perusahaan manufaktur memperkecil risiko temuan audit terkait dokumentasi dan meningkatkan kesiapan audit secara keseluruhan.

Untuk informasi produk dan implementasi, kunjungi Arjuna atau hubungi tim IndoArsip untuk asesmen kebutuhan pengelolaan siklus hidup arsip di perusahaan Anda.