Menghilangkan Kepanikan Audit Eksternal Pada Perusahaan Manufaktur Dengan Arjuna

Untuk perusahaan manufaktur, audit eksternal sering menuntut ketersediaan dan keteraturan arsip yang ketat. Di sinilah Arjuna berperan sebagai Sistem Pengelolaan Siklus Hidup Arsip, yang membantu organisasi memastikan registrasi, klasifikasi, retensi, alih media, pemusnahan, dan penyerahan arsip statis terdokumentasi secara konsisten.

Pentingnya Pengelolaan Siklus Hidup Arsip

Pengelolaan siklus hidup arsip merupakan komponen kunci dalam mitigasi risiko audit. Dengan Arjuna, setiap tahap siklus arsip terekam sehingga auditor dapat memverifikasi status, masa retensi, dan asal-usul arsip secara cepat dan terpercaya.

Cara Arjuna Mencegah Kepanikan Saat Audit Eksternal

Arjuna menyediakan fungsi yang dirancang khusus untuk kesiapan audit. Berikut fitur utama yang mendukung tim arsip dan kepatuhan perusahaan:

1. Pencatatan Lokasi Fisik yang Akurat

Arjuna mendokumentasikan lokasi fisik hingga tingkat rak dan susunan, sehingga waktu pencarian dokumen berkurang signifikan dan proses pemeriksaan berjalan lebih cepat.

2. Monitoring Retensi Arsip

Sistem memantau masa simpan dan memberikan pemberitahuan ketika arsip perlu dipindahkan atau dimusnahkan sesuai kebijakan retensi, sehingga hanya arsip yang relevan dan wajib tersedia saat audit yang dipertahankan.

3. Jejak Audit yang Lengkap

Setiap aktivitas pada arsip—mulai registrasi, peminjaman, alih media, hingga pemusnahan—terekam secara rinci, menyediakan bukti transaksi arsip yang dapat diaudit dan diverifikasi oleh auditor eksternal.

4. Alih Media yang Terdokumentasi

Proses alih media dicatat secara sistematis, termasuk metadata sumber dan tujuan konversi, sehingga akses ke versi digital maupun fisik arsip dapat ditelusuri tanpa ambiguitas.

5. Kontrol Akses dan Keamanan

Kontrol akses terintegrasi memastikan hanya pihak berwenang yang dapat melihat atau mengubah arsip sensitif. Kebijakan hak akses dan audit trail mengurangi risiko kebocoran informasi yang dapat berdampak pada hasil audit.

Kesiapan Audit

Dengan penerapan Arjuna sebagai Sistem Pengelolaan Siklus Hidup Arsip, perusahaan manufaktur mampu mempertahankan dokumentasi arsip yang tertib dan dapat dipertanggungjawabkan. Hasilnya adalah pengurangan waktu persiapan audit, peningkatan akurasi respon terhadap permintaan auditor, dan penguatan kontrol kepatuhan internal.

Untuk demonstrasi kemampuan sistem dan implementasi pada kebutuhan audit perusahaan Anda, kunjungi Arjuna.