Perusahaan manufaktur menghadapi risiko signifikan saat audit eksternal jika dokumentasi dan arsip tidak terkelola dengan baik. Ketidaklengkapan dokumen dapat menyebabkan temuan ketidakpatuhan, denda, atau gangguan operasional. Oleh karena itu, manajemen arsip yang konsisten dan terdokumentasi merupakan kebutuhan operasional dan kepatuhan.
Arjuna adalah Sistem Pengelolaan Siklus Hidup Arsip yang menangani seluruh tahapan arsip mulai dari registrasi, klasifikasi, retensi hingga pemusnahan. Sistem ini dirancang untuk memastikan kebijakan retensi diterapkan secara konsisten, meminimalkan kehilangan dokumen, dan memfasilitasi akses terkontrol terhadap bukti kepatuhan selama proses audit.
Arjuna merekam semua aktivitas terkait arsip secara terstruktur. Setiap perubahan, akses, dan disposisi arsip tercatat sehingga auditor dapat menelusuri jejak audit digital secara cepat dan andal. Rekaman ini mempercepat verifikasi bukti dan mengurangi kebutuhan intervensi manual saat audit.
Sistem mengklasifikasikan dan menyimpan persetujuan kontrak pemasok berdasarkan metadata dan kewajiban retensi. Dengan demikian, dokumen kontrak, lampiran, dan bukti persetujuan tersedia secara terpusat ketika auditor meminta verifikasi, tanpa perlu menelusuri lokasi fisik atau sistem terpisah.
Arjuna menyediakan kontrol akses berbasis peran dan kebijakan retensi yang dapat diaudit, menjaga integritas dan kerahasiaan dokumen sensitif. Pengaturan hak akses memastikan hanya pihak berwenang yang dapat melihat atau mengubah arsip, sehingga risiko kebocoran atau manipulasi berkurang secara signifikan.
Selain pengelolaan arsip elektronik, Arjuna mendukung pelacakan arsip fisik dan status penyimpanan. Informasi lokasi dan status dokumen dapat diperbarui dan dipantau secara waktu nyata, memudahkan penyiapan berkas fisik saat auditor memintanya.
Implementasi Arjuna membantu perusahaan manufaktur menata siklus hidup arsip secara terukur sehingga persiapan dan pelaksanaan audit eksternal dapat berlangsung lebih lancar, efisien, dan sesuai ketentuan kepatuhan.
Apa itu Arsip digital? Arsip digital adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam format elektronik yang…
Pernahkah Anda merasa data sudah ada di mana-mana, tapi keputusan bisnis tetap diambil berdasarkan intuisi…
Di era transformasi digital, penggunaan dokumen elektronik dalam tata kelola organisasi maupun bisnis semakin tak…
Kerja yang semakin fleksibel, tim tidak lagi selalu berada di satu lokasi yang sama. Staf…
Setiap tahun, ruang arsip perusahaan bertambah penuh — bukan karena dokumennya bertambah penting, melainkan karena…
Ruang kantor adalah aset produktif. Namun kenyataannya, banyak perusahaan di Indonesia justru menggunakannya sebagai gudang…