Bagaimana Arjuna Mengubah Mimpi Buruk Audit Eksternal Pada Perusahaan Manufaktur

Arjuna adalah Sistem Pengelolaan Siklus Hidup Arsip yang menata seluruh proses registrasi hingga pemusnahan arsip. Untuk perusahaan manufaktur yang menghadapi tuntutan audit eksternal, Arjuna menyediakan kerangka kerja yang memastikan bukti transaksi dan kepatuhan terdokumentasi, terverifikasi, dan dapat ditelusuri.

Pentingnya Dokumentasi Dalam Audit Eksternal

Audit eksternal menuntut bukti yang lengkap dan dapat dipertanggungjawabkan, termasuk persetujuan kontrak, sertifikat kepatuhan, dan rekam jejak keputusan. Tanpa sistem pengelolaan arsip yang jelas, perusahaan kesulitan menyediakan dokumen saat audit. Arjuna dirancang untuk mengelola siklus hidup arsip sehingga setiap dokumen memiliki jejak yang jelas dari registrasi sampai pemusnahan.

Pengelolaan Siklus Hidup Arsip dengan Arjuna

Registrasi dan Pemberkasan Arsip

Proses dimulai dari registrasi yang terstruktur. Setiap dokumen dicatat dengan metadata lengkap sehingga konteks dan asal-usul dokumen terjaga. Pemberkasan yang konsisten mempercepat verifikasi saat audit dan mengurangi risiko kehilangan bukti.

Pencarian dan Penelusuran

Sistem menyediakan mekanisme pencarian berdasarkan kode klasifikasi, nomor dokumen, tanggal, pihak terkait, dan kata kunci. Kemampuan penelusuran ini mempersingkat waktu persiapan audit dan mengurangi ketergantungan pada pencarian manual.

Monitoring Retensi dan Notifikasi

Arjuna mengelola masa simpan arsip secara otomatis dan memberikan notifikasi ketika arsip mendekati akhir masa retensi. Dengan demikian perusahaan dapat memenuhi kewajiban kepatuhan dan mengelola ruang penyimpanan secara efisien.

Pemusnahan Arsip Tertib

Prosedur pemusnahan melalui Arjuna terdokumentasi lengkap: usulan pemusnahan, verifikasi, hingga pembuatan berita acara. Langkah-langkah ini menghasilkan bukti kepatuhan yang dapat ditunjukkan saat audit.

Alih Media yang Terjamin

Arjuna mendukung alih media yang terencana untuk mengamankan dokumen fisik ke arsip digital. Seluruh proses alih media didokumentasikan sehingga perubahan status dan integritas dokumen dapat ditelusuri secara auditable.

Kendali Akses dan Keamanan

Sistem menerapkan kontrol akses berbasis peran dan tingkat klasifikasi. Hanya personel berwenang yang dapat mengakses arsip tertentu, mengurangi risiko kebocoran informasi dan memudahkan audit aksesibilitas dokumen.

Alur Kerja dan Persetujuan yang Efisien

Arjuna menyediakan alur kerja persetujuan yang disesuaikan dengan kebijakan perusahaan, memperjelas tanggung jawab dan mempercepat proses persetujuan kontrak. Dengan pencatatan setiap langkah persetujuan, auditor dapat menelusuri riwayat pengambilan keputusan dengan jelas.

Manfaat Utama Untuk Perusahaan Manufaktur

• Meningkatkan kesiapan audit melalui dokumentasi yang lengkap dan terstruktur.
• Mengurangi waktu pencarian dokumen kritis saat audit.
• Menjamin kepatuhan retensi dan pemusnahan arsip yang dapat dibuktikan.
• Mengurangi risiko kebocoran informasi melalui kontrol akses yang ketat.

Integrasi Arjuna dalam tata kelola arsip perusahaan manufaktur menghasilkan proses audit yang lebih terkelola, transparan, dan dapat dipertanggungjawabkan.