Arjuna adalah Sistem Pengelolaan Siklus Hidup Arsip yang menata seluruh proses registrasi hingga pemusnahan arsip. Untuk perusahaan manufaktur yang menghadapi tuntutan audit eksternal, Arjuna menyediakan kerangka kerja yang memastikan bukti transaksi dan kepatuhan terdokumentasi, terverifikasi, dan dapat ditelusuri.
Audit eksternal menuntut bukti yang lengkap dan dapat dipertanggungjawabkan, termasuk persetujuan kontrak, sertifikat kepatuhan, dan rekam jejak keputusan. Tanpa sistem pengelolaan arsip yang jelas, perusahaan kesulitan menyediakan dokumen saat audit. Arjuna dirancang untuk mengelola siklus hidup arsip sehingga setiap dokumen memiliki jejak yang jelas dari registrasi sampai pemusnahan.
Proses dimulai dari registrasi yang terstruktur. Setiap dokumen dicatat dengan metadata lengkap sehingga konteks dan asal-usul dokumen terjaga. Pemberkasan yang konsisten mempercepat verifikasi saat audit dan mengurangi risiko kehilangan bukti.
Sistem menyediakan mekanisme pencarian berdasarkan kode klasifikasi, nomor dokumen, tanggal, pihak terkait, dan kata kunci. Kemampuan penelusuran ini mempersingkat waktu persiapan audit dan mengurangi ketergantungan pada pencarian manual.
Arjuna mengelola masa simpan arsip secara otomatis dan memberikan notifikasi ketika arsip mendekati akhir masa retensi. Dengan demikian perusahaan dapat memenuhi kewajiban kepatuhan dan mengelola ruang penyimpanan secara efisien.
Prosedur pemusnahan melalui Arjuna terdokumentasi lengkap: usulan pemusnahan, verifikasi, hingga pembuatan berita acara. Langkah-langkah ini menghasilkan bukti kepatuhan yang dapat ditunjukkan saat audit.
Arjuna mendukung alih media yang terencana untuk mengamankan dokumen fisik ke arsip digital. Seluruh proses alih media didokumentasikan sehingga perubahan status dan integritas dokumen dapat ditelusuri secara auditable.
Sistem menerapkan kontrol akses berbasis peran dan tingkat klasifikasi. Hanya personel berwenang yang dapat mengakses arsip tertentu, mengurangi risiko kebocoran informasi dan memudahkan audit aksesibilitas dokumen.
Arjuna menyediakan alur kerja persetujuan yang disesuaikan dengan kebijakan perusahaan, memperjelas tanggung jawab dan mempercepat proses persetujuan kontrak. Dengan pencatatan setiap langkah persetujuan, auditor dapat menelusuri riwayat pengambilan keputusan dengan jelas.
Integrasi Arjuna dalam tata kelola arsip perusahaan manufaktur menghasilkan proses audit yang lebih terkelola, transparan, dan dapat dipertanggungjawabkan.
Apa itu Arsip digital? Arsip digital adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam format elektronik yang…
Pernahkah Anda merasa data sudah ada di mana-mana, tapi keputusan bisnis tetap diambil berdasarkan intuisi…
Di era transformasi digital, penggunaan dokumen elektronik dalam tata kelola organisasi maupun bisnis semakin tak…
Kerja yang semakin fleksibel, tim tidak lagi selalu berada di satu lokasi yang sama. Staf…
Setiap tahun, ruang arsip perusahaan bertambah penuh — bukan karena dokumennya bertambah penting, melainkan karena…
Ruang kantor adalah aset produktif. Namun kenyataannya, banyak perusahaan di Indonesia justru menggunakannya sebagai gudang…