Audit Eksternal Tanpa Panik Dengan Arjuna: Pastikan Ketersediaan Arsip Hidup Dari Registrasi Hingga Penyerahan

Pengenalan Arjuna

Arjuna adalah Sistem Pengelolaan Siklus Hidup Arsip yang mengelola seluruh tahapan siklus arsip, mulai dari registrasi, klasifikasi, alih media, hingga pemusnahan atau penyerahan arsip statis. Dalam industri manufaktur yang diatur ketat, Arjuna membantu memastikan keakuratan dan keterlacakan dokumen untuk mendukung proses audit eksternal.

Pentingnya Manajemen Arsip Dalam Audit

Audit eksternal menuntut dokumentasi yang lengkap, mudah ditelusuri, dan dapat dipertanggungjawabkan. Manajemen siklus hidup arsip yang terstruktur mengurangi risiko keterlambatan dan temuan audit. Implementasi sistem yang jelas memastikan auditor dapat menemukan bukti dokumenter sesuai kebutuhan dengan cepat.

Fitur Utama Arjuna Untuk Mendukung Audit

1. Registrasi dan Pemberkasan Arsip

Arjuna mencatat arsip sejak awal dengan metadata lengkap dan lampiran digital sehingga konteks arsip terjaga. Pencatatan terstandar mempercepat proses identifikasi dokumen saat tim audit memintanya.

2. Pencarian dan Penelusuran Efisien

Fitur pencarian memungkinkan pengguna menemukan arsip berdasarkan kode klasifikasi, nomor, tanggal, pihak terkait, atau kata kunci lain. Kapabilitas ini mengurangi waktu pencarian dan meningkatkan responsivitas saat audit.

3. Pemantauan Retensi

Sistem memantau masa simpan arsip dan mengeluarkan notifikasi ketika dokumen perlu dipindahkan ke arsip statis atau dijadwalkan untuk dimusnahkan, sehingga pengelolaan retensi sesuai kebijakan dan peraturan dapat diaudit dengan jelas.

4. Pemusnahan Arsip Tertib

Pemusnahan arsip dilakukan melalui alur usul musnah, verifikasi, dan persetujuan yang terdokumentasi. Catatan proses pemusnahan memastikan dasar keputusan jelas dan dapat dipertanggungjawabkan pada saat audit.

5. Alih Media Dengan Kontrol Mutu

Arjuna mengelola proses alih media sehingga arsip fisik yang diubah menjadi format digital tercatat dan melalui kontrol mutu. Proses terdokumentasi ini memastikan integritas informasi terjaga dan mudah diperiksa auditor.

6. Kontrol Akses Berbasis Peran

Kontrol akses berbasis peran memastikan hak akses arsip disesuaikan dengan fungsi dan tingkat klasifikasi. Hanya personel berwenang yang dapat mengakses dokumen sensitif, sehingga keamanan informasi dan kepatuhan prosedural terjaga.

7. Pencatatan Lokasi Fisik Detail

Lokasi fisik arsip dicatat secara rinci—mulai gedung, ruang, hingga rak—mempermudah pelacakan dan pengambilan dokumen secara fisik selama proses pemeriksaan audit.

Menghadapi Audit Dengan Tenang

Dengan pengelolaan siklus hidup arsip yang sistematis, perusahaan manufaktur dapat menghadapi audit eksternal tanpa panik. Akses yang cepat, jejak audit yang jelas, dan dokumentasi retensi serta pemusnahan yang tertata mengurangi risiko temuan dan memperkuat posisi kepatuhan perusahaan.

Untuk informasi lebih lanjut tentang produk, pelajari Arjuna sebagai solusi Sistem Pengelolaan Siklus Hidup Arsip bagi organisasi Anda.