ID 
EN 
Pendahuluan
Di era transformasi digital, perusahaan menghasilkan dan menerima dokumen dalam jumlah yang semakin besar. Dokumen tersebut dapat berupa kontrak, laporan keuangan, dokumen legal, surat-menyurat, dokumen sumber daya manusia, hingga arsip hasil kegiatan operasional.
Jika dokumen masih dikelola secara konvensional, perusahaan dapat menghadapi berbagai masalah, seperti penumpukan arsip fisik, ruang penyimpanan yang terbatas, dokumen sulit ditemukan, risiko kehilangan, hingga kesulitan dalam mengontrol akses terhadap informasi penting.
Document Management System (DMS) menjadi salah satu solusi untuk mengatasi permasalahan tersebut. DMS membantu perusahaan menyimpan, mengatur, mencari, mengamankan, dan mengelola dokumen secara digital dalam satu sistem yang terstruktur.
Dengan penerapan DMS, pengelolaan dokumen tidak hanya menjadi lebih cepat dan efisien, tetapi juga dapat membantu perusahaan meningkatkan keamanan informasi, mendukung kolaborasi, serta menerapkan tata kelola dokumen yang lebih baik.
Apa Itu Document Management System (DMS)?
Document Management System (DMS) adalah sistem atau perangkat lunak yang digunakan untuk menyimpan, mengelola, mengorganisir, mencari, melacak, dan mengamankan dokumen perusahaan secara terpusat.
DMS dapat digunakan untuk mengelola dokumen yang sejak awal dibuat dalam bentuk digital maupun dokumen fisik yang telah melalui proses pemindaian atau alih media.
Berbeda dengan penyimpanan dokumen biasa pada folder komputer, DMS memiliki struktur pengelolaan yang lebih terorganisir. Dokumen dapat dikelompokkan berdasarkan jenis, nomor, tanggal, departemen, klasifikasi, maupun metadata lainnya.
Dengan demikian, ketika sebuah dokumen dibutuhkan, pengguna tidak harus membuka banyak folder atau mencari tumpukan arsip secara manual. Dokumen dapat ditemukan melalui fitur pencarian berdasarkan informasi yang telah ditentukan.
Bagaimana Cara Kerja Document Management System?
Secara umum, pengelolaan dokumen menggunakan DMS dapat dilakukan melalui beberapa tahapan:
1. Dokumen Dikumpulkan
Dokumen digital maupun dokumen fisik yang akan dikelola dikumpulkan sesuai jenis dan kebutuhan perusahaan.
2. Dokumen Digitalisasi
Dokumen fisik yang perlu dikelola secara digital dapat dipindai melalui proses alih media. Hasil pemindaian kemudian dimasukkan ke dalam sistem.
3. Dokumen Diindeks
Setiap dokumen diberikan informasi atau metadata, seperti nama dokumen, nomor dokumen, tanggal, jenis arsip, dan unit kerja.
4. Dokumen Disimpan Secara Terstruktur
Dokumen ditempatkan dalam repositori digital dengan struktur folder atau klasifikasi yang telah ditentukan.
5. Hak Akses Ditentukan
Perusahaan dapat menentukan pengguna atau bagian mana yang memiliki izin untuk melihat, mengubah, mengunduh, atau mengelola dokumen.
6. Dokumen Dicari dan Digunakan
Ketika dibutuhkan, pengguna dapat mencari dokumen menggunakan kata kunci, metadata, atau fitur pencarian lainnya.
7. Aktivitas Dokumen Dicatat
Aktivitas pengguna terhadap dokumen dapat dicatat melalui audit trail sehingga perubahan dan akses terhadap dokumen dapat lebih mudah ditelusuri.
Fungsi Utama Document Management System
DMS memiliki beberapa fungsi penting yang dapat membantu perusahaan dalam mengelola dokumen.
Penyimpanan Dokumen Terpusat
DMS menyediakan tempat penyimpanan terpusat sehingga dokumen perusahaan tidak tersebar di berbagai perangkat atau lokasi penyimpanan.
Dokumen dapat dikelompokkan berdasarkan klasifikasi yang telah ditentukan sehingga pengelolaannya menjadi lebih sistematis.
Pencarian Dokumen Lebih Cepat
Salah satu manfaat utama DMS adalah membantu mempercepat proses penemuan kembali dokumen.
Pengguna dapat mencari dokumen berdasarkan nama, nomor, tanggal, kategori, metadata, maupun kata kunci tertentu. Pada dokumen hasil pemindaian, teknologi OCR (Optical Character Recognition) dapat membantu mengenali teks sehingga informasi di dalam dokumen dapat dicari secara digital.
Pengelolaan Versi Dokumen
Dokumen perusahaan sering mengalami perubahan dan revisi. Tanpa sistem pengelolaan versi, pengguna dapat menggunakan dokumen lama secara tidak sengaja.
Fitur version control membantu menyimpan riwayat perubahan sehingga perusahaan dapat mengetahui versi dokumen dan perkembangan revisinya.
Pengaturan Hak Akses
Tidak semua dokumen dapat diakses oleh seluruh karyawan. Dokumen legal, keuangan, kontrak, maupun data internal tertentu mungkin hanya boleh diakses oleh pengguna yang memiliki kewenangan.
DMS memungkinkan perusahaan menentukan hak akses berdasarkan peran atau kebutuhan pengguna.
Audit Trail
Audit trail berfungsi mencatat aktivitas yang dilakukan pengguna terhadap dokumen. Informasi tersebut dapat membantu perusahaan mengetahui siapa yang mengakses atau melakukan perubahan terhadap dokumen.
Fitur ini juga dapat mendukung kebutuhan pengawasan dan audit internal.
Mendukung Kolaborasi
DMS memudahkan berbagai bagian perusahaan bekerja dengan dokumen yang sama sesuai hak akses masing-masing. Hal ini dapat mengurangi kebutuhan untuk mengirimkan dokumen melalui banyak salinan atau memindahkan berkas fisik antarbagian.
Manfaat Document Management System bagi Perusahaan
Penerapan DMS dapat memberikan manfaat bagi kegiatan operasional perusahaan, antara lain:
1. Menghemat ruang penyimpanan
Digitalisasi membantu mengurangi ketergantungan terhadap ruang penyimpanan arsip fisik.
2. Menghemat waktu kerja
Karyawan dapat menemukan dokumen lebih cepat tanpa melakukan pencarian manual.
3. Meningkatkan keamanan dokumen
Hak akses dan sistem keamanan membantu membatasi penggunaan dokumen oleh pihak yang tidak memiliki kewenangan.
4. Mengurangi risiko kehilangan dokumen
Dokumen digital dapat dikelola dengan mekanisme penyimpanan dan pencadangan yang sesuai.
5. Meningkatkan produktivitas
Karyawan dapat lebih fokus pada pekerjaan utama karena proses pencarian dan pengelolaan dokumen menjadi lebih efisien.
6. Mempermudah audit
Riwayat aktivitas dan pengelolaan dokumen yang lebih terstruktur dapat membantu proses pemeriksaan internal.
7. Mendukung kerja fleksibel
Dokumen yang dikelola secara digital dapat diakses oleh pengguna yang memiliki hak akses sesuai kebijakan perusahaan.
Fitur Penting yang Perlu Ada dalam DMS
Perusahaan sebaiknya tidak hanya memilih DMS berdasarkan kemampuan menyimpan dokumen. Sistem yang digunakan juga perlu mendukung kebutuhan pengelolaan dokumen secara menyeluruh.
Beberapa fitur yang perlu diperhatikan meliputi:
- Centralized Repository untuk penyimpanan dokumen secara terpusat.
- Metadata dan indexing untuk mengklasifikasikan dokumen.
- OCR untuk membantu pencarian teks pada dokumen hasil pemindaian.
- Version Control untuk mengelola riwayat perubahan dokumen.
- Access Control untuk mengatur hak akses pengguna.
- Audit Trail untuk mencatat aktivitas terhadap dokumen.
- Workflow untuk mendukung proses pemeriksaan dan persetujuan dokumen.
- Backup dan keamanan data untuk menjaga ketersediaan informasi.
- Manajemen retensi untuk membantu mengatur masa simpan dokumen sesuai kebijakan perusahaan.
DMS dan Digitalisasi Arsip: Apa Bedanya?
DMS dan digitalisasi arsip merupakan dua hal yang saling berkaitan tetapi memiliki fungsi berbeda.
Digitalisasi arsip merupakan proses mengubah dokumen fisik menjadi bentuk digital melalui pemindaian atau alih media.
Sementara itu, DMS merupakan sistem yang digunakan untuk mengelola dokumen tersebut setelah menjadi digital, termasuk menyimpan, mengindeks, mencari, mengatur hak akses, mengelola versi, dan mencatat aktivitas pengguna.
Dengan kata lain, digitalisasi dapat menjadi salah satu tahapan dalam pengelolaan dokumen, sedangkan DMS menjadi sistem untuk mengelola dokumen secara berkelanjutan.
Dasar Hukum Pengelolaan Arsip dan Dokumen Digital di Indonesia
Pengelolaan dokumen dan arsip perusahaan perlu memperhatikan regulasi yang berlaku di Indonesia.
Salah satu dasar hukum utama adalah Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Regulasi tersebut menjadi dasar dalam penyelenggaraan kearsipan, termasuk penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip.
Selain itu, pengelolaan dokumen elektronik juga berkaitan dengan regulasi mengenai informasi dan transaksi elektronik serta penyelenggaraan sistem elektronik.
Untuk dokumen yang mengandung data pribadi, perusahaan juga perlu memperhatikan Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Perlindungan Data Pribadi.
Oleh karena itu, penerapan DMS sebaiknya tidak hanya mempertimbangkan aspek teknologi, tetapi juga memperhatikan kebijakan internal, klasifikasi dokumen, hak akses, retensi, keamanan informasi, dan ketentuan hukum yang relevan.
SENA DMS Indoarsip sebagai Solusi Pengelolaan Dokumen
Indoarsip menghadirkan SENA DMS sebagai solusi untuk membantu perusahaan mengelola dokumen dan arsip secara lebih terstruktur.
SENA DMS dirancang untuk mendukung pengelolaan dokumen digital melalui repositori terpusat, pengaturan struktur folder, serta pengelolaan akses terhadap dokumen.
Keunggulan SENA DMS Indoarsip
Struktur Folder yang Terorganisir
Dokumen dapat dikelompokkan menggunakan struktur folder yang sistematis sehingga pengguna lebih mudah melakukan navigasi dan menemukan informasi.
Integrasi Arsip Fisik dan Digital
Indoarsip dapat mendukung kebutuhan perusahaan yang masih memiliki arsip fisik sekaligus membutuhkan pengelolaan dokumen digital. Proses digitalisasi dapat menjadi bagian dari strategi pengelolaan arsip secara terpadu.
Pengelolaan Secara Profesional
Perusahaan dapat memperoleh dukungan dalam penerapan dan pengelolaan sistem sehingga tidak harus menangani seluruh proses pengelolaan dokumen secara mandiri.
Keamanan Informasi
Pengelolaan akses dan keamanan sistem membantu perusahaan menjaga dokumen agar hanya dapat digunakan oleh pihak yang memiliki kewenangan.
Tips Memilih Document Management System
Sebelum menerapkan DMS, perusahaan sebaiknya mempertimbangkan beberapa hal berikut:
- Identifikasi kebutuhan dokumen perusahaan
Tentukan jenis, jumlah, dan karakteristik dokumen yang akan dikelola. - Perhatikan keamanan sistem
Pastikan tersedia pengaturan hak akses dan mekanisme keamanan informasi yang sesuai. - Pastikan fitur pencarian memadai
Sistem sebaiknya mendukung metadata, indexing, dan OCR jika perusahaan memiliki banyak dokumen hasil pemindaian. - Perhatikan pengelolaan versi
Version control penting untuk menjaga agar pengguna bekerja dengan dokumen yang tepat. - Pertimbangkan integrasi dengan arsip fisik
Jika perusahaan masih memiliki banyak arsip fisik, pilih solusi yang dapat mendukung proses digitalisasi dan