Solusi Turnkey Project untuk Pemilahan Arsip dalam Proses Merger Perusahaan

Definisi: Pemilahan dan Turnkey Project

Pemilahan adalah kegiatan teknis yang meliputi sortir, kategorisasi, deskripsi, dan pelabelan arsip. Kegiatan ini fokus pada identifikasi dan pengelompokan arsip berdasarkan jenis, periode retensi, nilai hukum, dan kebutuhan operasional.

Turnkey Project adalah manajemen proyek menyeluruh yang mencakup perencanaan, penyediaan fasilitas dan sumber daya, pelaksanaan kegiatan teknis (termasuk pemilahan), quality assurance, dokumentasi, hingga serah terima kepada klien. Dengan demikian, pemilahan merupakan salah satu komponen teknis dalam cakupan turnkey yang lebih luas dan terintegrasi.

Tahapan Pelaksanaan oleh Indoarsip

Survei lapangan: pendataan jumlah, kondisi fisik, dan lokasi arsip serta identifikasi risiko dan kebutuhan ruang.
Pemilahan (kegiatan teknis): sortir arsip berdasarkan kategori, status kepemilikan, periode retensi, dan nilai; pemisahan arsip aktif/inaktif untuk memudahkan proses selanjutnya.
Deskripsi dan inventaris: pembuatan metadata, indeks, dan daftar inventaris untuk setiap bundel atau kotak arsip.
Penataan dan pelabelan: penempatan pada rak/box sesuai standar, penomoran, dan pelabelan yang memudahkan pencarian dan pengelolaan.
Implementasi Turnkey: perencanaan ruang, penyediaan fasilitas, pengemasan dan transportasi, instalasi sistem penyimpanan, pelatihan staf, serta dokumentasi dan serah terima proyek.
Jaminan kepatuhan dan keamanan: penerapan chain of custody, kontrol akses, serta dokumentasi audit untuk mendukung proses due diligence pada merger.

Manfaat bagi Proses Merger

Pelaksanaan pemilahan yang terstruktur dan layanan turnkey yang terintegrasi memastikan ketersediaan dokumen yang akurat untuk due diligence, mempercepat integrasi operasional, mengurangi risiko kehilangan dokumen, serta memenuhi persyaratan kepatuhan dan audit.