SENA DMS adalah Sistem Pengelolaan Arsip Digital Terpusat yang berfokus pada penyimpanan, pencarian, dan keamanan arsip digital. Platform ini dirancang untuk mengelola siklus hidup dokumen secara terstruktur — dari perekaman dan unggahan, penyimpanan, indeksasi, hingga pengambilan dan pemusnahan — tanpa mengandalkan pelacakan fisik rak atau gudang.
SENA DMS dilengkapi fitur Smart Search (pencarian cerdas) yang meningkatkan kecepatan dan akurasi pencarian dokumen. Fitur ini memanfaatkan OCR (Pengenalan Karakter Optik) untuk mengekstrak teks dari gambar dan dokumen hasil pemindaian sehingga pencarian dapat dilakukan berdasarkan isi dokumen, bukan hanya nama berkas atau metadata.
SENA DMS menerapkan kontrol User Access (akses pengguna) yang granular. Pengaturan hak akses disesuaikan dengan peran dan tanggung jawab sehingga hanya pihak berwenang yang dapat melihat, mengubah, atau mendistribusikan dokumen sensitif. Mekanisme ini mengurangi risiko kebocoran informasi dan mendukung kepatuhan internal serta eksternal.
SENA DMS menyediakan Audit Trail (jejak audit) yang merekam setiap aksi terhadap dokumen—siapa, kapan, dan perubahan apa yang dilakukan. Jejak audit ini penting untuk kelengkapan bukti dalam proses pemeriksaan kepatuhan dan audit internal maupun eksternal.
Integrasi aplikasi web dan aplikasi mobile memungkinkan tim lapangan mengakses dokumen penting tanpa harus kembali ke komputer kantor. Aplikasi mobile SENA DMS dirancang untuk akses cepat, tampilan indeks dokumen, preview berkas, dan kemampuan mengunggah bukti lapangan sehingga pengambilan keputusan di lokasi menjadi lebih responsif.
Indeksasi yang konsisten menjamin dokumen tersusun rapi dan mudah dicari. SENA DMS mendukung pengelompokan dokumen berdasarkan kategori, tanggal, dan metadata relevan sehingga proses audit, penelusuran, maupun disposisi dokumen dapat dilakukan dalam hitungan detik. Manajemen siklus hidup dokumen memastikan kepatuhan terhadap kebijakan retensi dan pemusnahan terverifikasi.
Contoh penerapan praktis dan studi kasus terkait pencarian dokumen dan akses lapangan tersedia pada sumber internal kami: mengatasi kebingungan pencarian dokumen digital dan mengatasi kendala akses dokumen proyek di lokasi lapangan.
Untuk kebutuhan pengelolaan arsip digital yang berorientasi pada penyimpanan, pencarian, dan keamanan, pelajari lebih lanjut tentang SENA DMS.
Apa itu Arsip digital? Arsip digital adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam format elektronik yang…
Pernahkah Anda merasa data sudah ada di mana-mana, tapi keputusan bisnis tetap diambil berdasarkan intuisi…
Di era transformasi digital, penggunaan dokumen elektronik dalam tata kelola organisasi maupun bisnis semakin tak…
Kerja yang semakin fleksibel, tim tidak lagi selalu berada di satu lokasi yang sama. Staf…
Setiap tahun, ruang arsip perusahaan bertambah penuh — bukan karena dokumennya bertambah penting, melainkan karena…
Ruang kantor adalah aset produktif. Namun kenyataannya, banyak perusahaan di Indonesia justru menggunakannya sebagai gudang…