Transisi Arsip Pasca-Merger: Solusi Turnkey Indoarsip untuk Pemilahan dan Penataan Efisien

Solusi Terpadu untuk Tantangan Arsip Pasca-Merger

Pasca merger, integrasi sistem dan kebijakan kearsipan seringkali menghadirkan hambatan operasional yang signifikan. Indoarsip menawarkan layanan turnkey yang mencakup seluruh rangkaian kegiatan—mulai perencanaan, penyediaan fasilitas dan peralatan, pelaksanaan pemilahan dan penataan, hingga serah terima operasional—sehingga transisi berjalan terkontrol dan terukur.

Perbedaan Penting: Pemilahan vs Turnkey

Sorting adalah aktivitas teknis yang berfokus pada identifikasi dan klasifikasi dokumen: menentukan arsip aktif, arsip inaktif, non-arsip, serta rekomendasi disposisi sesuai kaidah kearsipan. Pemilahan bersifat teknis dan dokumen-centric.

Turnkey adalah layanan manajemen proyek end-to-end. Selain pemilahan, turnkey mencakup perencanaan proyek, desain fasilitas penyimpanan, penyediaan equipment, integrasi sistem informasi, pengawasan mutu, pelatihan staf, dan jaminan pemeliharaan hingga serah terima. Turnkey memberi tanggung jawab penuh kepada penyedia untuk hasil akhir siap pakai.

Workflow Proyek Turnkey: Dari Survei hingga Serah Terima

• Survei Awal: Inventarisasi kondisi fisik arsip, volume, dan risiko.
• Pemilahan: Kegiatan teknis untuk memisahkan arsip penting, arsip inaktif yang disimpan, dan non-arsip yang direkomendasikan untuk disposisi.
• Deskripsi dan Klasifikasi: Pembuatan metadata dan indeks untuk setiap unit arsip sesuai kaidah kearsipan.
• Penataan dan Penyimpanan: Pengorganisasian arsip ke box, rak, atau storage yang sesuai, disertai sistem pelabelan terstandar.
• Digitalisasi (opsional): Konversi arsip terpilih menjadi format digital dan integrasi ke sistem manajemen informasi.
• Keamanan & Kepatuhan: Implementasi kontrol akses, tata kelola, dan dokumentasi kepatuhan terhadap regulasi.
• Serah Terima & Pelatihan: Penyerahan dokumen akhir, manual operasional, dan pelatihan staf penerima serta mekanisme SLA.

Keunggulan Proyek Turnkey Indoarsip

• Penanggungjawaban penuh atas hasil akhir proyek, meminimalkan koordinasi multi-vendor.
• Standarisasi proses pemilahan dan klasifikasi sesuai kaidah kearsipan sehingga memudahkan audit dan kepatuhan.
• Optimisasi ruang penyimpanan dan aksesibilitas arsip untuk mendukung kesinambungan operasional pasca merger.
• Integrasi solusi fisik dan digital untuk mempermudah pencarian, pelacakan, dan pelaporan.

Rekomendasi untuk Pengambil Keputusan

Tentukan ruang lingkup pemilahan (dokumen apa yang harus dipertahankan, didigitalisasi, atau dimusnahkan), tetapkan tingkat layanan yang dibutuhkan (SLA), dan pilih model turnkey jika organisasi menginginkan pengelolaan proyek yang penuh tanggung jawab dari penyedia. Evaluasi juga aspek keamanan, audit trail, dan dokumentasi serah terima.

Informasi lebih lanjut mengenai layanan Sorting & Organizing dan Turnkey Project Indoarsip tersedia pada laman resmi kami.