Bagaimana Arjuna Menyelamatkan Audit Eksternal Perusahaan Manufaktur dari Keterpurukan

Memahami Tantangan Pergulatan Arsip di Perusahaan Manufaktur

Dalam dunia manufaktur, arsip yang teratur dan terkelola dengan baik adalah fondasi untuk memastikan kelancaran operasional dan kepatuhan terhadap standar kualitas. Namun, seringkali perusahaan menghadapi tantangan besar ketika arsip penting, seperti sertifikat kualitas, hilang atau rusak. Kasus ini amat memprihatinkan bagi salah satu perusahaan manufaktur yang terpaksa menghadapi audit eksternal tanpa dokumentasi yang mendukung. Keterpurukan yang mereka alami mendorong pencarian solusi yang efektif untuk mengamankan dan mengelola arsip mereka.

Solusi Arjuna: Sistem Pengelolaan Siklus Hidup Arsip Unggulan

Di sinilah Arjuna hadir sebagai Sistem Pengelolaan Siklus Hidup Arsip. Dengan fitur lengkap untuk mengelola siklus hidup arsip dari registrasi, klasifikasi, hingga pemusnahan, Arjuna tidak hanya berperan dalam penyimpanan arsip, tetapi juga dalam memelihara integritas dan kepatuhan. Fitur utama yang menjadi andalan Arjuna meliputi:

• Registrasi dan Pemberkasan Arsip: Setiap arsip dicatat dengan detail, lengkap dengan informasi tambahan sehingga konteks terjaga.
• Pencatatan Lokasi Fisik: Memastikan akses fisik arsip tercatat tepat mulai dari gedung, ruang, hingga angka rak.
• Pencarian dan Penelusuran: Memudahkan pencarian arsip berdasarkan kode klasifikasi, nomor, atau kata kunci relevan.
• Pengendalian Akses: Mengatur hak akses untuk menjaga kerahasiaan arsip sesuai peran dan tingkat keamanan.
• Alur Kerja dan Persetujuan: Menyesuaikan alur persetujuan untuk meningkatkan efisiensi proses internal.
• Notifikasi Retensi: Memberikan peringatan kepada pengguna ketika arsip sudah waktunya untuk dipindahkan, diarsipkan ulang, atau dimusnahkan sesuai kebijakan.

Jejak Audit Digital yang Terekam Rapi

Salah satu keunggulan utama dari Arjuna adalah kemampuannya mencatat jejak audit digital dengan rapi. Setiap aktivitas yang terjadi dalam sistem tercatat secara terstruktur, termasuk registrasi, akses, dan persetujuan dokumen. Hal ini krusial saat menghadapi audit eksternal: ketika perusahaan manufaktur tersebut kehilangan arsip fisik sertifikat kualitas, Arjuna memberi akses cepat terhadap salinan dan metadata yang tersimpan dalam urutan logis.

Membantu Memulihkan Kepatuhan

Dengan data yang tersimpan melalui jejak audit digital, perusahaan mampu menjelaskan situasi kepada auditor dan menunjukkan bahwa walaupun beberapa dokumen fisik hilang, terdapat salinan digital dan catatan aktivitas yang membuktikan kepatuhan terhadap prosedur. Bukti terstruktur ini mendukung proses audit eksternal yang lebih efektif dan transparan.

Proses Persetujuan yang Terstruktur

Dari awal hingga akhir, Arjuna menyederhanakan proses persetujuan dokumen. Dengan alur kerja yang terstruktur, setiap dokumen memperoleh persetujuan dari pihak berwenang tanpa terhambat oleh kebingungan atau kehilangan dokumen. Pengambil keputusan dapat melacak status persetujuan secara real time dan menindaklanjuti dokumen yang membutuhkan perhatian.

Efisiensi Operasional dan Produktivitas

Penerapan Arjuna membantu perusahaan mengurangi risiko kehilangan arsip penting sekaligus meningkatkan efisiensi operasional. Kemudahan akses data, akurasi informasi, dan percepatan proses persetujuan berdampak langsung pada produktivitas tim dan kualitas layanan kepada klien.

Mendalami Opsi Pemulihan dan Pelestarian Arsip

Pengelolaan arsip yang matang tidak hanya meliputi penyimpanan fisik tetapi juga alih media untuk memastikan informasi tetap dapat diakses pada berbagai format. Arjuna menyediakan solusi alih media yang memungkinkan dokumen fisik terdigitalisasi sehingga arsip yang sempat hilang dapat dipulihkan dan dilestarikan sesuai kebijakan retensi.

Langkah Selanjutnya

Perusahaan yang mengalami masalah hilangnya arsip sertifikat kualitas dapat meningkatkan kesiapan audit dengan mengimplementasikan Arjuna sebagai Sistem Pengelolaan Siklus Hidup Arsip. Langkah praktis yang direkomendasikan antara lain: melakukan inventarisasi arsip kritis, menetapkan kebijakan retensi dan pemusnahan, serta mengonfigurasi alur persetujuan sesuai struktur organisasi. Untuk evaluasi dan implementasi, hubungi tim Indoarsip untuk menentukan skema penerapan yang sesuai kebutuhan bisnis dan kepatuhan audit.