Cara Menyimpan dan Merawat Arsip dengan Tepat

Pendahuluan

Arsip dan dokumen perusahaan merupakan aset berharga yang menyimpan rekam jejak finansial, legalitas, hingga operasional bisnis. Sayangnya, banyak organisasi masih mengabaikan tata cara penyimpanan dan perawatan dokumen yang benar. Akibatnya, arsip mudah rusak, hilang, atau sulit ditemukan saat dibutuhkan.

Memahami cara menyimpan dan merawat arsip dengan tepat bukan sekadar soal merapikan ruangan, melainkan langkah strategis untuk menjaga kelangsungan bisnis dan memenuhi kewajiban hukum.

Cara Menyimpan dan Merawat Arsip Fisik dengan Tepat

Untuk mencegah kerusakan akibat jamur, pelapukan kertas, maupun serangga, berikut langkah penanganan arsip fisik sesuai standar kearsipan:

1. Sortir dan Klasifikasikan Dokumen

   Pisahkan dokumen berdasarkan jenis, tingkat kerahasiaan, dan masa retensi (aktif, inaktif, atau permanen). Gunakan sistem pengkodean atau indeks agar proses temu balik dokumen berlangsung cepat.

2. Gunakan Media Penyimpanan yang Standar

   Simpan berkas dalam folder bebas asam (acid-free folder) dan tempatkan di dalam boks arsip yang kokoh. Hindari penggunaan klip besi yang mudah berkarat; gunakan klip plastik atau bebas korosi.

3. Kontrol Suhu dan Kelembapan Ruangan

   Ruang penyimpanan arsip (records center) idealnya memiliki suhu berkisar 18°C – 22°C dengan kelembapan udara (RH) 45% – 60%. Suhu yang terlalu lembap memicu tumbuhnya jamur, sedangkan udara yang terlalu kering membuat kertas menjadi rapuh.

4. Proteksi dari Cahaya Langsung dan Hama

   Hindari paparan sinar matahari langsung yang dapat memudarkan tinta kertas. Lakukan tindakan fumigasi secara berkala untuk membasmi rayap, ngengat, dan hama perusak kertas lainnya.

5. Terapkan Sistem Keamanan dan Proteksi Bencana

   Lengkapi ruangan dengan Alat Pemadam Api Ringan (APAR) berbasis gas murni (bukan air/busa yang merusak kertas), sensor asap, serta akses pintu terbatas untuk menjaga kerahasiaan data.

Digitalisasi (Alih Media): Solusi Perawatan Arsip Jangka Panjang

Merawat arsip fisik saja tidak cukup di era modern. Kombinasi pengelolaan fisik dan digital (hybrid management) adalah standar perawatan terbaik saat ini.

Melalui alih media (digitalisasi), dokumen fisik dipindai (scan) dan diindeks ke dalam sistem Electronic Document Management System (EDMS). Langkah ini memangkas risiko kerusakan fisik pada dokumen vital sekaligus memudahkan akses data secara instan dan terenkripsi.

Indoarsip: Solusi Profesional Penyimpanan dan Perawatan Arsip Perusahaan

Mengelola dan merawat gudang arsip secara mandiri membutuhkan investasi sarana, teknologi, serta SDM yang tidak sedikit. Indoarsip hadir sebagai mitra terpercaya untuk membantu perusahaan Anda mengelola arsip secara profesional, aman, dan patuh hukum.

Sebagai penyedia jasa manajemen kearsipan terintegrasi di Indonesia, Indoarsip menawarkan layanan perawatan dan penyimpanan arsip berstandar tinggi:

Keunggulan Layanan Indoarsip:

1. Gudang Arsip Berstandar Nasional & Internasional: Fasilitas penyimpanan dilengkapi pengatur suhu otomatis, pengontrol kelembapan 24/7, serta sistem pencegahan kebakaran modern.

2. Fumigasi dan Preservasi Berkala: Perawatan fisik dokumen dilakukan secara rutin oleh tenaga ahli untuk memastikan dokumen bebas dari hama dan kerusakan.

3. Sistem Keamanan Berlapis: Area gudang dijaga ketat dengan pengawasan CCTV 24 jam, enkripsi data, dan kontrol akses ketat.

4. Layanan Alih Media & Aplikasi Manajemen Arsip: Pemindaian dokumen berkecepatan tinggi yang terintegrasi dengan software manajemen arsip berbasis cloud yang aman.

Dasar Hukum Perawatan dan Penyimpanan Arsip di Indonesia

Penyimpanan dan perawatan dokumen fisik maupun digital diatur oleh undang-undang di Indonesia guna menjamin keamanan serta keabsahan data legal:

1. UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

   Pasal 34 menegaskan bahwa pencipta arsip wajib melakukan pemeliharaan dan perlindungan arsip untuk menjaga keutuhan, keaslian, dan keterbacaan dokumen.

2. UU No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan

   Pasal 12 mengatur bahwa perusahaan wajib menyimpan dokumen keuangan dan fisik dengan teknik penyimpanan yang menjamin keamanan dan keutuhan berkas sekurang-kurangnya 10 tahun.

3. PP No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No. 43 Tahun 2009

   Mengatur standar preservasi arsip (preventif dan kuratif), termasuk pengaturan suhu, kelembapan, serta perlindungan dari bahaya fisik maupun bencana.