Digitalisasi Arsip untuk Dokumen Perusahaan

Pendahuluan

Perusahaan menghasilkan berbagai dokumen setiap hari, mulai dari kontrak, invoice, laporan keuangan, dokumen kepegawaian, hingga dokumen proyek dan legal.

Jika masih sepenuhnya menggunakan arsip fisik, pencarian dokumen dapat memakan waktu dan meningkatkan risiko dokumen rusak, hilang, atau sulit dikontrol. Karena itu, digitalisasi arsip menjadi salah satu langkah untuk membantu perusahaan mengelola dokumen secara lebih terstruktur.

Digitalisasi arsip bukan sekadar memindai dokumen menjadi PDF. Prosesnya juga mencakup klasifikasi, penamaan file, indexing, metadata, quality control, pengaturan akses, penyimpanan, dan backup.

Apa Itu Digitalisasi Arsip?

Digitalisasi arsip adalah proses mengubah dan mengelola informasi arsip agar dapat digunakan dalam lingkungan digital.

Dalam penerapannya, dokumen fisik dapat dipindai menjadi file digital, kemudian diberi nama, diklasifikasikan, dilengkapi metadata, dan disimpan dalam sistem yang sesuai.

Contohnya, kontrak perusahaan yang sebelumnya tersimpan dalam bentuk kertas dapat diubah menjadi file digital dengan nama berdasarkan nomor kontrak, tahun, atau jenis dokumen sehingga lebih mudah ditemukan.

Jadi, digitalisasi arsip memiliki cakupan yang lebih luas daripada scanning.

ANRI juga membedakan istilah alih media, digitisasi, dan digitalisasi. Alih media berfokus pada pemindahan arsip ke media lain, sedangkan digitisasi merupakan proses mengubah informasi analog menjadi digital. Digitalisasi memiliki cakupan lebih luas karena mencakup pengelolaan informasi dalam lingkungan digital. Untuk memahami perbedaan ketiga istilah tersebut, perusahaan dapat merujuk pada penjelasan ANRI mengenai digitisasi arsip dan transformasi kearsipan. 

Mengapa Digitalisasi Arsip Penting bagi Perusahaan?

Ketika perusahaan membutuhkan dokumen lama untuk audit, pemeriksaan, operasional, atau pengambilan keputusan, pencarian arsip fisik dapat membutuhkan waktu cukup lama.

Dengan digitalisasi, dokumen dapat dikelola berdasarkan kategori, nomor dokumen, tanggal, unit kerja, proyek, maupun metadata tertentu.

Digitalisasi membantu perusahaan:

• mempercepat pencarian dokumen;
• mengurangi ketergantungan pada arsip fisik;
• memudahkan akses antarunit;
• mendukung audit dan pemeriksaan;
• mengurangi risiko kerusakan dokumen;
• membantu pengendalian akses dokumen;
• menyediakan informasi yang lebih cepat untuk kebutuhan bisnis.

Dokumen Perusahaan Apa Saja yang Bisa Didigitalisasi?

Berbagai jenis dokumen perusahaan dapat masuk dalam program digitalisasi, antara lain:

Dokumen legal dan kontrak

• kontrak kerja sama;
• perjanjian;
• dokumen perizinan;
• sertifikat;
• dokumen legal perusahaan.

Dokumen keuangan

• invoice;
• bukti transaksi;
• laporan keuangan;
• dokumen pajak;
• dokumen pembayaran.

Dokumen kepegawaian

• kontrak kerja;
• dokumen personalia;
• administrasi karyawan.

Dokumen operasional dan proyek

• SOP;
• laporan kegiatan;
• laporan pemeriksaan;
• dokumen proyek;
• dokumen serah terima;
• gambar teknis.

Arsip historis

Arsip lama yang masih memiliki nilai informasi juga dapat diprioritaskan untuk digitalisasi.

Bagaimana Menentukan Arsip yang Didigitalisasi Terlebih Dahulu?

Perusahaan tidak harus langsung mendigitalisasi seluruh dokumen. Prioritas dapat ditentukan berdasarkan:

• frekuensi penggunaan;
• nilai informasi;
• risiko kerusakan;
• kebutuhan audit;
• tingkat kerahasiaan;
• jumlah dokumen;
• nilai historis;
• kebutuhan bisnis.

Dengan menentukan prioritas, perusahaan dapat memulai dari kelompok arsip yang memberikan manfaat paling besar.

Tahapan Digitalisasi Arsip Perusahaan

Digitalisasi yang baik membutuhkan alur kerja yang terstruktur.

1. Menentukan Tujuan dan Ruang Lingkup

Tentukan tujuan digitalisasi, jenis dokumen, periode, unit kerja, serta jumlah arsip yang akan diproses.

2. Inventarisasi Arsip

Catat jenis arsip, jumlah, periode, lokasi penyimpanan, kondisi fisik, unit pemilik, dan tingkat kepentingannya.

3. Persiapan Dokumen

Dokumen diperiksa dan dipersiapkan sebelum scanning, termasuk merapikan halaman serta melepas staples atau klip.

4. Pemindaian

Dokumen dipindai menggunakan peralatan yang sesuai dengan karakteristik arsip. Standar kualitas perlu ditentukan agar hasil digital konsisten.

5. Quality Control

Hasil scanning diperiksa untuk memastikan halaman lengkap, terbaca, tidak terpotong, urut, dan sesuai dengan dokumen sumber.

6. OCR dan Indexing

Jika dibutuhkan, OCR dapat digunakan untuk membantu pencarian teks. Dokumen kemudian diberi indexing dan metadata seperti nomor, tanggal, jenis dokumen, unit kerja, dan klasifikasi.

7. Penamaan dan Klasifikasi

Buat standar penamaan file dan klasifikasi yang konsisten agar dokumen mudah dicari dan dikelola.

8. Penyimpanan dan Keamanan

Dokumen dapat disimpan pada server, cloud, repository internal, atau Document Management System (DMS) sesuai kebutuhan perusahaan.

Tentukan juga hak akses berdasarkan kewenangan pengguna serta siapkan backup untuk mengurangi risiko kehilangan data.

9. Evaluasi

Setelah proses selesai, perusahaan perlu mengevaluasi apakah dokumen lebih mudah ditemukan, metadata sudah konsisten, akses sudah sesuai, dan backup berjalan dengan baik.

Digitalisasi Arsip Tidak Berhenti pada Scanning

Mengubah ribuan halaman menjadi PDF belum tentu berarti perusahaan sudah memiliki arsip digital yang efektif.

Sebagai contoh, jika seluruh file hanya diberi nama scan001.pdf, scan002.pdf, dan seterusnya, dokumen tetap sulit ditemukan.

Karena itu, keberhasilan digitalisasi tidak hanya diukur dari jumlah halaman yang dipindai, tetapi dari kemampuan perusahaan untuk menemukan, mengelola, mengamankan, dan menggunakan kembali informasi.

Bagaimana Menjaga Keamanan Arsip Digital?

Keamanan perlu diperhatikan sejak awal proses digitalisasi.

Beberapa hal yang perlu diterapkan meliputi:

• pembatasan hak akses;
• autentikasi pengguna;
• backup data;
• audit trail;
• perlindungan dokumen rahasia;
• pengelolaan versi dokumen.

Dengan pengaturan tersebut, perusahaan dapat mengurangi risiko akses tidak sah dan kehilangan informasi penting.

Apakah Arsip Fisik Boleh Dimusnahkan Setelah Digitalisasi?

Dokumen yang sudah didigitalisasi tidak otomatis boleh langsung dimusnahkan.

Perusahaan tetap perlu mempertimbangkan retensi, nilai arsip, kebutuhan hukum, kebijakan internal, dan ketentuan kearsipan yang berlaku.

Digitalisasi sebaiknya digunakan untuk meningkatkan akses dan pengelolaan informasi, bukan menjadi alasan otomatis untuk menghilangkan seluruh arsip fisik.

Digitalisasi Arsip dan Document Management System

Setelah dokumen menjadi digital, perusahaan membutuhkan sistem untuk mengelolanya secara berkelanjutan.

Document Management System (DMS) dapat membantu perusahaan dalam:

• pencarian dokumen;
• klasifikasi;
• metadata;
• pengaturan hak akses;
• pengelolaan versi;
• audit trail;
• distribusi dokumen;
• kontrol aktivitas pengguna.

Dengan demikian, digitalisasi arsip dapat menjadi fondasi bagi pengelolaan dokumen perusahaan yang lebih terintegrasi.

Kapan Perusahaan Membutuhkan Jasa Digitalisasi Arsip?

Perusahaan dapat mempertimbangkan jasa profesional apabila memiliki:

• jumlah arsip yang sangat besar;
• berbagai jenis dan kondisi dokumen;
• kebutuhan scanning dalam jumlah besar;
• kebutuhan indexing dan metadata;
• standar quality control tertentu;
• kebutuhan keamanan khusus;
• keterbatasan tenaga dan peralatan;
• target penyelesaian tertentu.

Dengan bantuan profesional, proses digitalisasi dapat dilakukan secara lebih terstruktur mulai dari persiapan dokumen hingga pengelolaan hasil digital.

Mengapa Memilih Indoarsip untuk Digitalisasi Arsip?

Indoarsip membantu perusahaan melihat digitalisasi arsip sebagai proses pengelolaan informasi, bukan sekadar pemindaian dokumen.

Proses dapat mencakup identifikasi arsip, persiapan dokumen, alih media, quality control, indexing, metadata, hingga pengelolaan dokumen digital.

Pendekatan tersebut membantu perusahaan mendapatkan arsip digital yang lebih mudah dicari, digunakan, dan dikelola sesuai kebutuhan organisasi.

Tips Memulai Digitalisasi Arsip Perusahaan

Perusahaan tidak perlu langsung mendigitalisasi seluruh arsip. Mulailah dengan kelompok dokumen yang paling penting atau paling sering digunakan.

Tentukan:

1. arsip yang menjadi prioritas;
2. jumlah dokumen;
3. tujuan digitalisasi;
4. standar kualitas;
5. penamaan dan klasifikasi;
6. metadata;
7. hak akses;
8. media penyimpanan;
9. backup;
10. quality control.

Setelah proyek awal selesai, lakukan evaluasi sebelum memperluas digitalisasi ke kelompok arsip berikutnya.