SENA DMS: Mengatasi Hambatan Akses Dokumen Bagi Tim Lapangan

SENA DMS adalah Sistem Pengelolaan Arsip Digital Terpusat dengan fokus utama pada penyimpanan, pencarian, dan keamanan dokumen. Sistem ini dirancang untuk memastikan tim lapangan memiliki akses cepat, terkontrol, dan terlindungi terhadap dokumen penting tanpa ketergantungan pada proses fisik.

Manfaat Utama untuk Tim Lapangan

Untuk tim yang bekerja di lokasi jauh atau berpindah-pindah, keterbatasan akses dokumen memperlambat eksekusi tugas dan meningkatkan risiko kesalahan. SENA DMS menyederhanakan alur kerja dengan menyediakan akses terpusat melalui aplikasi web dan aplikasi seluler, kontrol hak akses, dan kemampuan pencarian cerdas sehingga tim lapangan dapat menyelesaikan pekerjaan tanpa hambatan administrasi.

Fitur Utama

OCR (Pengenalan Karakter Optik)

OCR (Pengenalan Karakter Optik) memungkinkan ekstraksi teks dari dokumen yang dipindai sehingga konten menjadi dapat dicari. Dengan OCR, anggota tim lapangan dapat menemukan dokumen dengan mengetikkan kata kunci dari isi dokumen, bukan hanya nama file atau folder.

Smart Search (Pencarian Cerdas)

Smart Search (Pencarian Cerdas) memanfaatkan metadata, hasil OCR, dan indeksasi untuk memberikan hasil relevan secara cepat. Kombinasi OCR dan Pencarian Cerdas memangkas waktu pencarian dan meningkatkan produktivitas lapangan.

Hak Akses Pengguna (User Access)

Pengaturan Hak Akses Pengguna (User Access) bersifat granular sehingga administrator dapat mengontrol siapa saja yang dapat melihat, mengunduh, atau mengubah dokumen. Kontrol ini penting untuk menjaga kerahasiaan data yang sering ditangani tim lapangan.

Jejak Audit (Audit Trail)

Jejak Audit (Audit Trail) mencatat setiap tindakan pada dokumen—siapa, kapan, dan jenis aktivitas—sehingga memudahkan monitoring dan kepatuhan internal tanpa mengganggu operasional tim lapangan.

Indeksasi

Indeksasi memastikan dokumen terstruktur dan mudah diakses berdasarkan kategori, proyek, atau atribut penting lainnya, sehingga tim lapangan tidak harus menelusuri banyak file untuk menemukan informasi yang diperlukan.

Integrasi Aplikasi Seluler

Integrasi aplikasi seluler memungkinkan akses dokumen dari perangkat genggam. Fitur offline caching dan sinkronisasi memastikan dokumen penting tetap tersedia meskipun koneksi internet terbatas, sementara sinkronisasi kembali ke server menjaga konsistensi data.

Implementasi dan Dampak Operasional

Penerapan SENA DMS mengurangi waktu yang dihabiskan tim lapangan untuk mencari dokumen, menurunkan risiko kesalahan administratif, dan memperkuat proteksi informasi. Untuk praktik terbaik dalam mempercepat pencarian dokumen, lihat artikel terkait Hemat Waktu Pencarian Dokumen dengan SENA DMS. Untuk strategi meningkatkan kesiapan audit perusahaan, pelajari juga Meningkatkan Kesiapan Audit Perusahaan dengan SENA DMS.

Untuk informasi lebih lanjut tentang fitur dan implementasi, kunjungi halaman produk SENA DMS.