Mengatasi Kendala Akses Dokumen Proyek di Lokasi Kerja dengan SENA DMS

Akses dokumen proyek di lokasi kerja sering terhambat oleh keterbatasan jaringan, perangkat, dan kontrol keamanan. SENA DMS adalah Sistem Pengelolaan Arsip Digital Terpusat yang dirancang untuk menyelesaikan masalah tersebut dengan fokus pada penyimpanan, pencarian, dan keamanan dokumen, bukan sebagai sistem pelacakan fisik.

Apa Itu SENA DMS?

SENA DMS adalah Sistem Pengelolaan Arsip Digital Terpusat yang mengonsolidasikan dokumen elektronik dalam satu repositori aman dengan kemampuan pencarian dan kontrol akses terperinci. Sistem ini bukan solusi pelacakan fisik gudang atau rak. SENA DMS mendukung fitur teknis seperti OCR (Optical Character Recognition, Pengenalan Karakter Optik), Smart Search untuk pencarian cerdas, serta User Access (Hak Akses Pengguna) untuk pengelolaan izin yang granular.

Fitur Unggulan SENA DMS

OCR (Optical Character Recognition, Pengenalan Karakter Optik)

Feature OCR memungkinkan dokumen hasil pindai menjadi teks yang dapat dicari dan diindeks. Dengan OCR, pencarian kata kunci dalam dokumen gambar atau PDF menjadi efektif sehingga mengurangi waktu pencarian manual.

Smart Search

Smart Search adalah mekanisme pencarian cerdas yang memanfaatkan indeksasi metadata dan teks hasil OCR. Smart Search mempercepat temuan dokumen relevan dengan mendukung pencarian berbasis kata kunci, frasa, dan filter metadata proyek, tanggal, atau jenis dokumen.

Hak Akses Pengguna (User Access)

User Access menyediakan kontrol hak akses yang granular. Administrator dapat menetapkan peran dan izin untuk melihat, mengunduh, atau mengubah dokumen sehingga hanya personel yang berhak yang dapat mengakses informasi sensitif di lapangan.

Jejak Audit (Audit Trail)

Jejak audit mencatat semua aktivitas pada dokumen—unggahan, unduhan, perubahan, dan penghapusan. Catatan ini penting untuk kepatuhan internal dan persiapan audit karena memberikan rekam jejak tindakan pengguna terhadap dokumen.

Pengindeksan (Indexing)

Pengindeksan terstruktur memungkinkan dokumen diambil kembali dalam hitungan detik. Kombinasi indeks metadata dan indeks teks hasil OCR meminimalkan risiko kehilangan dokumen dan mempermudah manajemen siklus hidup arsip.

Integrasi Aplikasi Mobile

Integrasi aplikasi mobile memungkinkan tim lapangan mengakses, memeriksa, dan mengunggah dokumen langsung dari lokasi proyek. Integrasi ini mendukung pekerjaan yang berpindah-pindah tanpa bergantung hanya pada PC kantor.

Manfaat untuk Tim Proyek

• Meningkatkan Efisiensi Kerja: Smart Search dan OCR memangkas waktu pencarian dan administrasi dokumen. Pelajari cara sistem menghemat waktu pencarian dokumen di Hemat Waktu Pencarian Dokumen dengan SENA DMS.
• Kontrol Keamanan dan Kepatuhan: User Access dan Jejak Audit memastikan akses terkontrol dan rekam jejak aktivitas untuk kepatuhan audit.
• Dukungan Operasional Tim Lapangan: Akses mobile dan kemampuan offline-ready mempercepat aliran informasi bagi tim lapangan; lihat ringkasan manfaat untuk tim lapangan di Mengapa SENA DMS Membantu Tim Lapangan Mengakses Dokumen Penting Kapan Saja.
• Reduksi Risiko Kehilangan dan Kerusakan Dokumen: Penyimpanan terpusat dan pengindeksan mengurangi risiko kehilangan fisik atau kerusakan berkas.

Untuk informasi implementasi, lisensi, dan integrasi dengan proses proyek Anda, kunjungi halaman resmi SENA DMS atau hubungi perwakilan Indoarsip untuk studi kasus dan demo.