Mencegah Kepanikan Audit Eksternal Pada Perusahaan Manufaktur Dengan Arjuna

Pentingnya Manajemen Siklus Hidup Arsip di Perusahaan Manufaktur

Audit eksternal dapat memicu kepanikan jika arsip dan dokumen tidak dikelola secara sistematis sejak awal. Arjuna hadir sebagai Sistem Pengelolaan Siklus Hidup Arsip yang memastikan keteraturan proses dari registrasi hingga pemusnahan, sehingga perusahaan siap memenuhi permintaan auditor dan persyaratan kepatuhan.

Fitur Utama Arjuna yang Menjamin Ketersediaan Arsip

1. Registrasi dan Pemberkasan Arsip yang Efisien

Arjuna mencatat arsip sejak awal dengan informasi deskriptif yang lengkap. Sistem memungkinkan pencarian cepat berdasarkan kode klasifikasi, nomor, tanggal, atau kata kunci sehingga tim audit mendapatkan dokumen yang dibutuhkan tanpa penundaan.

2. Pemantauan Masa Simpan dan Notifikasi Tepat Waktu

Sistem menyediakan pemantauan masa simpan yang memastikan arsip diproses sesuai kebijakan retensi. Notifikasi otomatis mengingatkan pemangku kepentingan ketika arsip harus dipindahkan, diarsipkan ulang, atau dimusnahkan sehingga tidak ada arsip kritis yang terlewat saat audit.

3. Alih Media dengan Kontrol Mutu

Proses alih media dicatat secara rinci dalam Arjuna, termasuk verifikasi kualitas hasil migrasi. Dokumentasi ini memudahkan pembuktian integritas arsip digital selama pemeriksaan auditor.

Jejak Audit Terintegrasi untuk Keamanan dan Ketertelusuran

Arjuna merekam setiap aktivitas terkait arsip sehingga tercipta jejak audit yang jelas. Catatan interaksi dan perubahan mendukung verifikasi kepatuhan, memudahkan investigasi, dan mengurangi risiko sengketa terkait keaslian atau perubahan dokumen.

Meningkatkan Kesiapan dan Mengurangi Risiko Kepanikan Saat Audit

Penerapan Arjuna membantu perusahaan manufaktur mengurangi ketergantungan pada proses manual, mempercepat akses dokumen, dan memastikan kepatuhan terhadap kebijakan retensi. Hasilnya adalah kesiapan audit yang lebih tinggi, respon yang lebih cepat terhadap permintaan auditor, dan pengurangan signifikan risiko kepanikan saat audit eksternal berlangsung.

Tindakan Rekomendasi

• Standarisasi proses registrasi arsip dan penggunaan informasi meta untuk semua dokumen kritis.
• Terapkan jadwal pemantauan masa simpan dengan notifikasi otomatis.
• Lakukan alih media dengan prosedur kontrol mutu dan dokumentasi lengkap.
• Aktifkan pencatatan jejak audit untuk semua aktivitas pengelolaan arsip.