Mengukur Kebutuhan Sarana dan Prasarana Kearsipan untuk Perusahaan

Mengapa Kebutuhan Sarana dan Prasarana Arsip Perlu Diukur?

Pengelolaan arsip yang baik tidak hanya bergantung pada ketertiban administrasi, tetapi juga pada kesiapan sarana dan prasarana yang mendukung setiap proses kearsipan. Mulai dari penerimaan dokumen, penyimpanan, pencarian kembali, pemeliharaan, hingga penyusutan arsip, seluruh kegiatan tersebut membutuhkan fasilitas dan sistem yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Kebutuhan setiap perusahaan tentu berbeda. Organisasi dengan volume dokumen yang besar memerlukan kapasitas penyimpanan dan pengaturan akses yang memadai. Sementara itu, perusahaan yang mulai menerapkan pengelolaan arsip elektronik perlu memperhatikan infrastruktur digital, perlindungan data, serta kemudahan penelusuran dokumen.

Tanpa perencanaan yang tepat, perusahaan berisiko mengalami penumpukan dokumen, keterbatasan ruang penyimpanan, kesulitan menemukan arsip, hingga meningkatnya biaya operasional. Karena itu, pengukuran kebutuhan sarana dan prasarana kearsipan perlu dilakukan secara terencana dan dievaluasi secara berkala.

Indoarsip membantu organisasi melihat pengelolaan arsip secara menyeluruh, mulai dari kebutuhan penyimpanan fisik hingga dukungan pengelolaan dokumen digital, sesuai dengan karakteristik dan kebutuhan masing-masing organisasi.

Apa Saja yang Termasuk Sarana dan Prasarana Kearsipan?

Sarana dan prasarana kearsipan mencakup fasilitas fisik maupun dukungan sistem yang diperlukan untuk menjaga arsip tetap teratur, aman, dan mudah ditemukan ketika dibutuhkan.

Beberapa komponen yang perlu diperhatikan antara lain:

1. Sarana penyimpanan fisik

Meliputi rak arsip, lemari penyimpanan, boks arsip, folder, map, serta perlengkapan pelabelan. Pemilihannya perlu mempertimbangkan volume, ukuran, kondisi, dan karakteristik dokumen yang disimpan.

2. Ruang penyimpanan dan fasilitas pendukung

Ruang arsip perlu memiliki kapasitas yang sesuai, tata letak yang efisien, serta kondisi lingkungan yang mendukung pemeliharaan dokumen. Keamanan ruangan, kebersihan, pengendalian kelembapan, dan perlindungan dari risiko kebakaran maupun kebocoran juga perlu menjadi perhatian.

3. Sistem pengelolaan arsip

Perusahaan membutuhkan prosedur untuk mengatur klasifikasi, penempatan, peminjaman, pengembalian, akses, dan penyusutan arsip. Prosedur tersebut harus memiliki penanggung jawab yang jelas agar pengelolaan berjalan konsisten.

4. Infrastruktur arsip elektronik

Untuk arsip digital, kebutuhan dapat mencakup kapasitas penyimpanan, sistem manajemen dokumen, pengaturan hak akses, pencadangan data, serta mekanisme pemulihan apabila terjadi gangguan.

5. Sumber daya manusia

Petugas kearsipan perlu memiliki pemahaman mengenai klasifikasi, penataan, pemeliharaan, temu kembali, dan ketentuan penyusutan arsip. Ketersediaan personel perlu disesuaikan dengan beban kerja dan kompleksitas dokumen.

Komponen tersebut saling berkaitan. Penambahan ruang penyimpanan saja belum tentu menyelesaikan masalah apabila perusahaan belum memiliki klasifikasi arsip, prosedur peminjaman, dan jadwal retensi yang jelas.

6 Langkah Mengukur Kebutuhan Sarana dan Prasarana Kearsipan

1. Petakan Alur Pengelolaan dan Tanggung Jawab Arsip

Langkah pertama adalah memahami bagaimana arsip diciptakan, diterima, digunakan, disimpan, dan ditindaklanjuti di setiap unit kerja. Pemetaan ini membantu perusahaan mengetahui proses yang membutuhkan fasilitas tambahan maupun proses yang masih dapat diperbaiki.

Identifikasi pihak yang bertanggung jawab atas pencatatan, penataan, penyimpanan, peminjaman, dan pemeliharaan arsip. Periksa juga apakah setiap aktivitas telah memiliki prosedur operasional yang jelas.

Dengan pemetaan tersebut, perusahaan dapat menentukan kebutuhan tenaga kerja, perlengkapan, dan sistem pendukung berdasarkan kegiatan yang benar-benar berlangsung, bukan hanya berdasarkan perkiraan.

2. Inventarisasi Volume dan Karakteristik Arsip

Pengadaan sarana kearsipan sebaiknya didasarkan pada data inventarisasi yang akurat. Catat jumlah dokumen, jenis arsip, ukuran, kondisi fisik, media penyimpanan, serta lokasi arsip yang saat ini dikelola.

Untuk arsip fisik, pengukuran dapat menggunakan jumlah boks, folder, atau meter linier dokumen. Untuk arsip elektronik, periksa jumlah berkas, kapasitas data, format file, dan pertumbuhan volume penyimpanan.

Perusahaan juga perlu mengidentifikasi dokumen yang rusak, tidak lengkap, sulit dibaca, atau belum memiliki informasi klasifikasi yang memadai. Hasil inventarisasi ini menjadi dasar untuk menghitung kebutuhan rak, boks, ruang penyimpanan, tenaga kerja, maupun fasilitas digital.

3. Analisis Frekuensi Akses dan Tingkat Kepentingan Arsip

Tidak semua arsip memiliki tingkat penggunaan yang sama. Dokumen yang sering digunakan untuk mendukung operasional perlu ditempatkan agar mudah diakses, sedangkan arsip yang jarang digunakan dapat dikelola melalui mekanisme penyimpanan yang sesuai dengan status dan ketentuan retensinya.

Kelompokkan arsip berdasarkan frekuensi penggunaan, fungsi, tingkat kerahasiaan, dan kebutuhan akses. Perhatikan pula arsip yang memiliki nilai penting bagi kelangsungan kegiatan organisasi.

Analisis ini membantu menentukan tata letak penyimpanan, pengaturan hak akses, kebutuhan ruang, serta prioritas digitalisasi. Tujuannya bukan sekadar mempercepat pencarian, tetapi juga menjaga agar akses arsip tetap terkendali.

4. Hitung Kapasitas Penyimpanan dan Proyeksi Pertumbuhan Arsip

Setelah volume arsip diketahui, bandingkan kebutuhan tersebut dengan kapasitas penyimpanan yang tersedia. Untuk arsip fisik, periksa jumlah rak, kapasitas setiap rak, ruang yang masih dapat digunakan, serta jalur akses bagi petugas.

Untuk arsip elektronik, evaluasi kapasitas penyimpanan saat ini, pertumbuhan data, kebutuhan pencadangan, dan kemampuan sistem menangani peningkatan jumlah dokumen.

Perusahaan juga perlu membuat proyeksi pertumbuhan arsip untuk periode mendatang. Perhitungan ini dapat menggunakan data penambahan dokumen bulanan atau tahunan. Dengan demikian, pengadaan fasilitas dapat dilakukan berdasarkan kebutuhan yang diperkirakan, bukan hanya menunggu ruang penyimpanan penuh.

5. Evaluasi Keamanan, Pemeliharaan, dan Kepatuhan

Kapasitas penyimpanan yang mencukupi belum tentu menjamin arsip dikelola dengan baik. Perusahaan perlu memeriksa apakah fasilitas yang tersedia telah mendukung keamanan, pemeliharaan, dan penggunaan arsip sesuai ketentuan.

Pada penyimpanan fisik, evaluasi kondisi ruangan, kebersihan, potensi kebocoran, risiko kebakaran, serta perlindungan terhadap kerusakan dokumen. Pada penyimpanan digital, periksa pengaturan akses, pencadangan, pencatatan aktivitas, dan prosedur pemulihan data.

Perusahaan juga perlu memastikan pengelolaan arsip mengikuti kebijakan internal dan ketentuan kearsipan yang berlaku. Jadwal Retensi Arsip (JRA), misalnya, perlu diperhatikan dalam menentukan tindak lanjut arsip. Dokumen tidak boleh dimusnahkan hanya karena ruang penyimpanan sudah penuh; penyusutan harus mengikuti prosedur dan persyaratan yang berlaku.

6. Susun Prioritas Pengadaan dan Anggaran

Tahap terakhir adalah menyusun daftar kebutuhan berdasarkan tingkat urgensi, risiko, kapasitas yang tersedia, dan anggaran perusahaan.

Pisahkan kebutuhan yang harus segera dipenuhi, seperti fasilitas penyimpanan yang tidak aman, dari kebutuhan pengembangan jangka menengah, seperti penambahan kapasitas digital atau penerapan sistem manajemen dokumen.

Perhitungan anggaran sebaiknya mencakup biaya pengadaan, pemasangan, pemeliharaan, pengembangan sistem, pelatihan petugas, serta biaya operasional berkelanjutan. Bandingkan beberapa alternatif dengan mempertimbangkan kualitas, keamanan, kemudahan pemeliharaan, dan kesesuaiannya dengan kebutuhan organisasi.

Dengan prioritas yang jelas, perusahaan dapat mengalokasikan anggaran secara lebih efisien tanpa mengabaikan keamanan dan keberlanjutan pengelolaan arsip.

Landasan Regulasi dalam Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kearsipan

Perencanaan sarana dan prasarana arsip perlu memperhatikan ketentuan perundang-undangan yang relevan. Beberapa referensi resmi yang dapat digunakan sebagai landasan awal adalah:

• Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Peraturan ini menjadi landasan umum penyelenggaraan kearsipan di Indonesia, termasuk tanggung jawab pengelolaan dan perlindungan arsip. Baca UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan melalui Database Peraturan BPK.
• Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Peraturan ini dapat dijadikan referensi untuk memahami pelaksanaan ketentuan kearsipan. Baca PP Nomor 28 Tahun 2012 melalui Database Peraturan BPK.
• Peraturan ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis. Referensi ini relevan untuk mempelajari pemeliharaan arsip dinamis. Baca Peraturan ANRI Nomor 9 Tahun 2018 melalui Database Peraturan BPK.

Pastikan status keberlakuan dan ketentuan teknis yang relevan diperiksa kembali melalui sumber resmi sebelum dijadikan dasar pengadaan atau penyusunan kebijakan internal.

Indoarsip Mendukung Pengelolaan Arsip yang Lebih Terencana

Pengukuran kebutuhan sarana dan prasarana kearsipan merupakan bagian dari upaya membangun pengelolaan arsip yang tertib, aman, dan efisien. Proses tersebut dimulai dari inventarisasi dokumen, analisis kebutuhan akses, penghitungan kapasitas, evaluasi keamanan, hingga penyusunan anggaran.

Perusahaan yang mengelola arsip fisik dalam jumlah besar perlu memastikan ruang dan fasilitas penyimpanannya sesuai dengan karakteristik dokumen. Sementara itu, organisasi yang memiliki kebutuhan temu kembali lebih cepat dapat mempertimbangkan dukungan alih media dan sistem manajemen dokumen digital sebagai bagian dari strategi pengelolaan arsip.

Indoarsip mendukung kebutuhan pengelolaan arsip organisasi melalui solusi kearsipan yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Dengan perencanaan yang tepat, perusahaan dapat mengoptimalkan fasilitas yang sudah tersedia, mengurangi risiko penumpukan dokumen, dan meningkatkan efektivitas pengelolaan arsip.

Pelajari solusi alih media arsip Indoarsip untuk mendukung pengelolaan dokumen digital, atau kunjungi website Indoarsip untuk mengenal lebih lanjut solusi kearsipan bagi organisasi Anda.