Penyimpanan Arsip Dan Dokumen Berharga Untuk Kepatuhan Undang-Undang Kearsipan

Kepatuhan terhadap Undang-Undang Kearsipan

Setiap organisasi wajib menerapkan kebijakan penyimpanan sesuai Undang-Undang Kearsipan dan Jadwal Retensi Arsip. Pengelolaan yang tepat memastikan integritas, kerahasiaan, dan ketersediaan dokumen saat dibutuhkan oleh audit, pemeriksaan hukum, atau pemerintahan.

Masa Retensi Dokumen Keuangan dan Hukum

Dokumen keuangan dan hukum harus disimpan sesuai periode retensi yang ditetapkan dalam JRA. Kepatuhan terhadap masa retensi meminimalkan risiko sanksi hukum dan mempermudah proses audit. Prosedur peminjaman, pengembalian, dan pemusnahan harus terdokumentasi dan diaudit secara berkala.

Pusat Arsip Profesional: Keamanan dan Perawatan

Penyimpanan yang benar bukan sekadar ruang fisik: ini adalah layanan terintegrasi yang menempatkan Keamanan dan Perawatan sebagai prioritas utama. Pusat Arsip Profesional berpedoman pada standar operasional dan praktik terbaik, termasuk penerapan standar ISO sebagai acuan manajemen mutu dan keamanan informasi.

Sistem Pengamanan 24/7 dan Standar Internasional

Pusat Arsip Profesional menerapkan sistem pengamanan berlapis: pengawasan CCTV, kontrol akses terautentikasi, penjagaan fisik, dan prosedur audit keamanan yang beroperasi 24 jam sehari, 7 hari seminggu. Operasional berpedoman pada standar internasional (mis. ISO 9001, ISO 27001) untuk menjamin kerahasiaan dan ketersediaan dokumen.

Kontrol Iklim, Kelembapan, dan Perlindungan Hama

Perawatan arsip meliputi kontrol suhu dan kelembapan yang dipantau secara kontinu untuk mencegah degradasi kertas dan tinta. Tindakan pencegahan hama dilakukan melalui program pengendalian hama terjadwal, fumigasi terstandar, dan inspeksi berkala untuk menjaga kondisi fisik dokumen.

Pelacakan, Akses, dan Manajemen Inventaris

Sistem manajemen arsip profesional menggunakan pelacakan berbasis barcode dan RFID untuk memastikan akurasi lokasi dan riwayat pergerakan. Prosedur terstandarisasi mengatur permintaan akses, verifikasi identitas, dan pencatatan keluarnya dokumen sehingga audit trail selalu tersedia.

Manfaat Operasional dan Kepatuhan

• Mempercepat akses dokumen untuk kebutuhan audit dan operasional.
• Mengurangi risiko kerusakan fisik akibat iklim, hama, atau bencana.
• Menyediakan dokumentasi proses dan audit trail yang mendukung kepatuhan regulasi.
• Mendapatkan dukungan tenaga terlatih yang menjalankan SOP perawatan dan keamanan arsip.

Untuk memastikan arsip dan dokumen berharga perusahaan Anda tersimpan dengan keamanan dan perawatan sesuai standar, gunakan layanan pusat arsip profesional yang menyediakan pengamanan 24/7, kontrol iklim, perlindungan hama terjadwal, serta sistem pelacakan inventaris terintegrasi. Pilih Layanan Penyimpanan dan Perawatan Arsip Indoarsip untuk kepatuhan dan perlindungan dokumen yang terjamin.