Turnkey Project Archive: Solusi Migrasi Arsip untuk Relokasi Korporat dan Merger

Relokasi korporat dan merger menuntut migrasi arsip yang terencana dan terdokumentasi. Indoarsip menyediakan layanan Turnkey Project yang mengelola seluruh tahapan migrasi arsip secara terpadu, dari survei hingga serah terima.

Perbedaan antara Pemilahan dan Turnkey

Pemilahan (technical sorting) adalah aktivitas teknis untuk memilah dokumen berdasarkan kriteria seperti nilai bisnis, masa retensi, kepatuhan, dan tingkat kerahasiaan. Pemilahan mencakup identifikasi arsip aktif vs inaktif, penentuan disposisi, serta persiapan fisik dokumen untuk penyimpanan atau digitalisasi.

Turnkey merujuk pada manajemen proyek menyeluruh yang mencakup perencanaan, koordinasi, pelaksanaan, pengawasan, dan penyerahan akhir. Dalam konteks migrasi arsip, Turnkey Project tidak hanya melakukan pemilahan teknis tetapi juga menangani survei awal, pengemasan, pemindahan, dokumentasi, kualitas layanan, dan tanggung jawab pengelolaan proyek hingga selesai.

Proses Kerja Turnkey Project Archive

• Survei: Penilaian kondisi arsip, volume, lokasi, dan risiko untuk merancang rencana kerja dan sumber daya yang diperlukan.
• Pemilahan (technical sorting): Pengelompokan dan klasifikasi dokumen menurut kebijakan retensi dan kepatuhan. Tahap ini menentukan arsip yang harus dipertahankan, dipindah, dimusnahkan, atau dialihkan ke media lain.
• Deskripsi dan Inventaris: Pembuatan catatan rinci dan indeks untuk setiap kumpulan arsip agar memudahkan pelacakan dan akses setelah migrasi.
• Penataan dan Pelabelan: Penempatan arsip sesuai standar tata ruang dan sistem penomoran; setiap kotak diberi label informatif untuk identifikasi cepat.
• Pengemasan & Pemindahan: Pengamanan fisik dan transportasi arsip berdasarkan protokol keselamatan dan rantai custodi untuk menjaga integritas dokumen.
• Serah Terima & Dokumentasi: Dokumenasi lengkap hasil pekerjaan, termasuk daftar inventaris, foto, dan bukti serah terima antara pihak terkait.
• Quality Assurance: Pemeriksaan mutu pasca-migrasi untuk memastikan semua arsip tersusun sesuai spesifikasi dan dapat diakses sesuai kebutuhan bisnis dan audit.

Turnkey Project Archive menggabungkan keahlian teknis pemilahan dengan tanggung jawab manajemen proyek penuh. Pendekatan ini memastikan migrasi arsip terlaksana dengan aman, memenuhi persyaratan kepatuhan, dan siap mendukung operasional pasca-relokasi.

Untuk informasi lebih lanjut tentang layanan kami, kunjungi halaman Turnkey Project dan halaman layanan kearsipan.