Arsip Sudah Bertahun-tahun Disimpan, Kapan Boleh Dimusnahkan?

Penyimpanan dokumen perusahaan membutuhkan aturan masa simpan yang jelas. Sebab, tidak semua arsip harus tersimpan selamanya, tetapi perusahaan juga tidak boleh langsung memusnahkan dokumen hanya karena sudah lama tidak menggunakannya.

Bayangkan sebuah perusahaan memiliki ratusan box arsip yang memenuhi ruang penyimpanan. Sebagian berisi kontrak lama, laporan keuangan, dokumen administrasi, hingga berkas kepegawaian dari beberapa tahun sebelumnya.

Ketika perusahaan ingin mengurangi jumlah box, muncul pertanyaan.

Dokumen mana yang masih wajib disimpan dan dokumen mana yang sudah boleh dimusnahkan?

Jika perusahaan tidak memiliki pedoman, keputusan tersebut dapat menimbulkan dua masalah.

• Pertama, perusahaan terus menyimpan arsip yang sebenarnya sudah memenuhi persyaratan penyusutan.
• Kedua, petugas berisiko memusnahkan dokumen yang masih memiliki nilai guna atau kewajiban penyimpanan.

Karena itu, perusahaan perlu memahami hubungan antara penyimpanan dokumen, masa retensi, dan pemusnahan arsip.

Mengapa Penyimpanan Dokumen Membutuhkan Batas Waktu?

Setiap perusahaan menghasilkan dokumen selama menjalankan kegiatan operasional.

Bagian Finance mengelola laporan keuangan, HRD menyimpan dokumen kepegawaian, sedangkan Legal menangani kontrak dan perjanjian. Namun, kebutuhan terhadap dokumen dapat berubah seiring waktu.

Sebagai contoh, tim administrasi mungkin menggunakan kontrak secara rutin ketika kerja sama masih berlangsung. Setelah kontrak berakhir, frekuensi penggunaannya dapat menurun. Meskipun demikian, perusahaan mungkin masih membutuhkan dokumen tersebut untuk pemeriksaan atau memenuhi kewajiban hukum.

Oleh karena itu, penyimpanan dokumen memerlukan ketentuan yang mempertimbangkan jenis arsip, nilai guna, dan persyaratan yang berlaku. Dengan pedoman yang jelas, perusahaan dapat mengelola arsip tanpa sekadar mengandalkan usia dokumen.

Apa Itu Jadwal Retensi Arsip dalam Penyimpanan Dokumen?

Jadwal Retensi Arsip (JRA) merupakan pedoman yang memuat jenis arsip, jangka waktu penyimpanan, serta rekomendasi tindak lanjut terhadap arsip.

Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), JRA menjadi dasar untuk menentukan apakah suatu jenis arsip perlu dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan.

Dengan demikian, perusahaan perlu menilai arsip berdasarkan ketentuan yang relevan, bukan hanya berdasarkan jumlah tahun penyimpanan.

1. Arsip Aktif dalam Penyimpanan Dokumen. Arsip aktif merupakan dokumen yang masih sering mendukung kegiatan operasional. Sebagai contoh, perusahaan mungkin menggunakan kontrak pelanggan yang masih berjalan untuk menyelesaikan administrasi dan koordinasi bisnis. Karena itu, unit kerja perlu memastikan dokumen tersedia ketika pengguna membutuhkannya.
2. Arsip Inaktif dalam Penyimpanan Dokumen. Ketika frekuensi penggunaan menurun, arsip dapat memasuki tahap inaktif sesuai ketentuan pengelolaan organisasi. Namun, status inaktif tidak berarti perusahaan boleh langsung memusnahkannya. Sebaliknya, perusahaan tetap perlu menjaga dokumen selama masa retensinya berlangsung.
3. Arsip yang Memenuhi Persyaratan Pemusnahan. Setelah masa retensi berakhir, perusahaan perlu meninjau keterangan akhir arsip serta memastikan tidak ada kewajiban hukum, pemeriksaan, atau kepentingan lain yang mengharuskan penyimpanan lanjutan. Jika arsip memenuhi persyaratan pemusnahan, pihak berwenang dapat menjalankan prosedur persetujuan sesuai aturan yang berlaku.
4. Arsip yang Memiliki Nilai Permanen. Tidak semua arsip akan berakhir melalui pemusnahan. Sebagian arsip memiliki nilai permanen dan membutuhkan pengelolaan lanjutan. Karena itu, perusahaan perlu membedakan dokumen yang boleh dimusnahkan dengan arsip yang harus terus dipertahankan atau memperoleh penanganan sesuai ketentuan.

Mengapa Perusahaan Tidak Boleh Asal Memusnahkan Arsip Lama?

Arsip lama mungkin masih memiliki nilai administratif, hukum, atau pembuktian. Sebagai contoh, dokumen perjanjian tertentu dapat tetap diperlukan ketika perusahaan menghadapi pemeriksaan atau sengketa.

Jika petugas menghancurkannya terlalu cepat, perusahaan berpotensi kehilangan informasi penting. Sebaliknya, menyimpan seluruh arsip tanpa evaluasi juga dapat meningkatkan kebutuhan ruang dan biaya pengelolaan.

Oleh karena itu, perusahaan perlu menyeimbangkan dua kebutuhan: menjaga dokumen selama masih diperlukan dan melakukan penyusutan ketika sudah memenuhi persyaratan.

Keputusan menyimpan atau memusnahkan dokumen harus mengikuti ketentuan retensi dan hasil penilaian arsip.

Jasa Penyimpanan Dokumen untuk Arsip yang Masih Memiliki Masa Retensi

Ketika perusahaan masih harus mempertahankan dokumen, fasilitas penyimpanan yang sesuai menjadi kebutuhan penting.

IndoArsip menyediakan layanan Penyimpanan dan Perawatan Arsip untuk membantu perusahaan menjaga dokumen fisik secara terstruktur.

1. Penyimpanan Dokumen dengan Sistem Box Arsip. Pelanggan dapat mengajukan permintaan box dan penjemputan melalui Web Customer. Selanjutnya, tim IndoArsip mengambil box sesuai permintaan layanan dan mengelolanya di repository. Proses ini membantu perusahaan menempatkan arsip pada fasilitas penyimpanan khusus.
2. RFID untuk Mengidentifikasi Box. IndoArsip menggunakan teknologi RFID untuk mendukung identifikasi dan penelusuran box arsip. Dengan demikian, pengelola dapat mengatur pencatatan box secara lebih sistematis. Namun, perusahaan tetap perlu menjaga informasi klasifikasi dan identitas dokumen agar pencarian berjalan efektif.
3. Perawatan Arsip Selama Masa Simpan. IndoArsip menyediakan fasilitas dengan pengendalian suhu serta kelembapan. Selain itu, layanan perawatan mencakup pengendalian hama dan fumigasi sesuai prosedur. Langkah tersebut membantu mengurangi risiko kerusakan fisik selama dokumen menjalani masa penyimpanan.
4. Pemantauan Permintaan melalui Client Portal.  Client Portal IndoArsip mendukung kebutuhan layanan seperti permintaan, pelacakan order, peminjaman, dan pengembalian arsip. Dengan fitur tersebut, pelanggan dapat memantau aktivitas layanan melalui kanal yang tersedia.

Pelajari selengkapnya melalui layanan Penyimpanan dan Perawatan Arsip IndoArsip.

Kapan Pemusnahan Arsip Menjadi Langkah yang Tepat?

Pemusnahan merupakan salah satu bentuk penyusutan arsip.

Namun, perusahaan tidak boleh menjadikan kebutuhan mengosongkan ruang sebagai satu-satunya alasan untuk menghancurkan dokumen.

Sebelum memulai proses, perusahaan perlu memastikan arsip memenuhi persyaratan berdasarkan JRA, ketentuan hukum, serta prosedur persetujuan yang berlaku.

1. Periksa Masa Retensi Dokumen. Pertama, petugas perlu mengidentifikasi jenis arsip dan memeriksa masa simpannya. Perusahaan juga perlu memastikan bahwa ketentuan retensi tersebut sesuai dengan kegiatan dan kewajiban organisasinya.
2. Lakukan Penilaian terhadap Arsip. Selanjutnya, petugas meninjau nilai guna dan status dokumen. Apabila arsip masih mendukung kebutuhan hukum atau operasional, perusahaan perlu mempertahankannya sesuai ketentuan.
3. Dapatkan Persetujuan Pemusnahan. Setelah melakukan penilaian, perusahaan perlu memperoleh persetujuan pihak yang berwenang. Prosedur ini membantu organisasi menjaga akuntabilitas keputusan pemusnahan.
4. Jalankan Proses Penghancuran yang Aman. Ketika seluruh persyaratan terpenuhi, perusahaan dapat menggunakan layanan pemusnahan dokumen profesional. Langkah ini membantu menjaga kerahasiaan informasi selama penanganan dan penghancuran.

Jasa Pemusnahan Dokumen IndoArsip untuk Arsip yang Memenuhi Persyaratan

IndoArsip menyediakan layanan Pemusnahan Dokumen untuk membantu perusahaan menghancurkan arsip secara terencana dan terdokumentasi.

Layanan tersebut mencakup beberapa fasilitas berikut.

1. Survei dan Persiapan Pemusnahan. Tim IndoArsip dapat melakukan survei untuk memahami kebutuhan pelanggan. Selain itu, perusahaan dapat mendiskusikan volume dokumen, lokasi, dan jadwal pelaksanaan.
2. Penjemputan dengan Armada Tertutup. IndoArsip menyediakan armada tertutup dan tersegel untuk mendukung keamanan dokumen selama pengangkutan. Dengan demikian, perusahaan dapat mengatur penjemputan sesuai cakupan layanan.
3. Penghancuran Menggunakan Shredder Cross-Cut. IndoArsip menggunakan mesin shredder cross-cut untuk menghancurkan dokumen kertas. Proses ini bertujuan mengurangi kemungkinan pihak lain mengenali kembali informasi pada arsip.
4. Penyaksian dan Dokumentasi Pemusnahan. Pelanggan dapat menyaksikan proses secara langsung atau melalui live streaming sesuai pengaturan layanan. Selain itu, IndoArsip menyediakan Berita Acara Pemusnahan serta dokumentasi resmi. Dokumen tersebut membantu perusahaan mencatat pelaksanaan pemusnahan untuk kebutuhan administrasi internal.

Pelajari lebih lanjut melalui layanan Pemusnahan Dokumen IndoArsip.

Penyimpanan Dokumen atau Pemusnahan Arsip: Mana yang Dibutuhkan?

Kedua layanan memiliki tujuan berbeda. Karena itu, perusahaan perlu memilih berdasarkan status dan kebutuhan arsip.

Kondisi Arsip	Tindakan yang Perlu Dipertimbangkan
Masih sering digunakan	Simpan sebagai arsip aktif sesuai prosedur
Jarang digunakan, tetapi masa retensi belum selesai	Kelola sebagai arsip inaktif sesuai ketentuan
Masa retensi selesai, tetapi masih ada kepentingan hukum	Pertahankan dan lakukan penilaian lanjutan
Memiliki nilai permanen	Lakukan pengelolaan atau penyerahan sesuai aturan
Memenuhi seluruh persyaratan pemusnahan	Jalankan proses pemusnahan yang aman dan terdokumentasi

Tabel tersebut merupakan gambaran umum untuk membantu pemahaman. Perusahaan tetap perlu merujuk pada JRA dan aturan yang berlaku bagi jenis arsipnya.

Bagaimana Mengelola Penyimpanan Dokumen agar Tidak Menumpuk Tanpa Arah?

Perusahaan dapat memulai perbaikan dengan inventarisasi arsip.

• Pertama, identifikasi jenis dan jumlah dokumen yang tersimpan.
• Kedua, kelompokkan arsip berdasarkan klasifikasi serta masa retensi.
• Ketiga, tentukan penanggung jawab dan prosedur peminjaman.
• Selanjutnya, lakukan evaluasi berkala untuk mengetahui dokumen yang masih memerlukan penyimpanan atau perlu menjalani penilaian penyusutan.
• Terakhir, dokumentasikan setiap tindakan agar perusahaan memiliki riwayat pengelolaan yang jelas.

Dengan langkah tersebut, perusahaan dapat mengatur siklus hidup arsip secara lebih terencana.

Pertanyaan Umum tentang Penyimpanan Dokumen

1. Berapa Lama Perusahaan Harus Menyimpan Dokumen? Masa penyimpanan bergantung pada jenis dokumen dan ketentuan yang berlaku. Karena itu, perusahaan perlu mengacu pada Jadwal Retensi Arsip dan peraturan terkait, bukan menggunakan satu jangka waktu untuk seluruh arsip.
2. Apakah Dokumen Lama Otomatis Boleh Dimusnahkan? Tidak. Perusahaan perlu memeriksa masa retensi, nilai guna, kepentingan hukum, dan persetujuan yang diperlukan sebelum memusnahkan dokumen.
3. Apakah Arsip Inaktif Masih Perlu Dirawat? Ya. Meskipun pengguna jarang mengaksesnya, perusahaan tetap perlu menjaga kondisi dan keamanan arsip selama masa penyimpanan.
4. Apakah IndoArsip Menyediakan Penyimpanan sekaligus Pemusnahan? Ya. IndoArsip menyediakan layanan Penyimpanan dan Perawatan Arsip serta Pemusnahan Dokumen. Namun, keputusan dokumen mana yang memenuhi persyaratan pemusnahan tetap memerlukan penilaian dan persetujuan sesuai kewenangan pemilik arsip.

Kelola Penyimpanan Dokumen Sesuai Siklus Hidup Arsip

Perusahaan tidak perlu menyimpan seluruh dokumen selamanya. Namun, perusahaan juga tidak boleh memusnahkan arsip tanpa dasar yang jelas. Karena itu, pengelolaan dokumen membutuhkan pemahaman mengenai klasifikasi, masa retensi, nilai guna, dan prosedur penyusutan.

Melalui layanan Penyimpanan dan Perawatan Arsip IndoArsip, perusahaan dapat memperoleh dukungan pengelolaan dokumen fisik selama masa simpannya.

Sementara itu, layanan Pemusnahan Dokumen IndoArsip membantu perusahaan menghancurkan arsip yang telah memenuhi persyaratan secara aman dan terdokumentasi.

Konsultasikan Kebutuhan Penyimpanan Dokumen Bersama IndoArsip

Apakah perusahaan Anda memiliki banyak arsip lama tetapi belum mengetahui cara mengatur penyimpanan dan pemusnahannya?

Pelajari Archive Storage & Care, Document Destruction, atau hubungi tim IndoArsip untuk mendiskusikan kebutuhan layanan.

Simpan arsip selama masih diperlukan. Lakukan pemusnahan ketika seluruh persyaratan telah terpenuhi.