Studi Kasus SENA DMS Menyiapkan Bukti Audit Standar Mutu Dalam Waktu Nyata

Pengenalan SENA DMS

SENA DMS adalah Sistem Manajemen Arsip Digital Terpusat yang berfokus pada penyimpanan, pencarian, dan keamanan. Sistem ini dirancang untuk mengelola siklus hidup dokumen digital; bukan sistem pelacakan fisik rak atau gudang.

Tantangan Perusahaan Manufaktur

Perusahaan manufaktur sering menghadapi kesulitan menyiapkan bukti untuk audit standar, termasuk audit ISO 9001 (Organisasi Internasional untuk Standardisasi). Proses manual menyebabkan keterlambatan, duplikasi, dan risiko tidak terpenuhinya jejak audit yang dapat diverifikasi.

Solusi yang Diterapkan

Penerapan SENA DMS menghasilkan perubahan operasional yang konkret. Fitur utama yang mendukung kesiapan audit adalah sebagai berikut:

1. OCR (Optical Character Recognition)

OCR atau Pengenalan Karakter Optik mengubah dokumen cetak menjadi teks digital yang dapat diindeks dan dicari. Fungsi ini mempercepat pengambilan bukti audit dan mengurangi pekerjaan manual dalam menyiapkan dokumen.

2. Smart Search (Pencarian Cerdas)

Smart Search memungkinkan pencarian berbasis konteks, isi dokumen, dan metadata sehingga tim audit menemukan dokumen relevan dalam hitungan detik, bukan jam atau hari.

3. Manajemen Hak Akses Pengguna (User Access)

Pengaturan hak akses memastikan hanya personel berwenang yang dapat melihat, mengunduh, atau mengubah dokumen sensitif. Kontrol ini penting untuk menjaga kerahasiaan informasi bisnis dan kepatuhan terhadap kebijakan internal.

4. Jejak Audit

Jejak audit merekam setiap aktivitas pada dokumen—siapa mengakses, mengubah, atau mengunduh—sebagai bukti kepatuhan yang dapat diaudit oleh pemeriksa internal maupun eksternal.

5. Pengindeksan dan Penyimpanan Terpusat

Pengindeksan terstruktur dan repositori terpusat memastikan versi dokumen yang benar tersedia untuk pemeriksaan audit, menghilangkan kebingungan akibat dokumen terduplikasi atau tersebar di berbagai lokasi.

6. Integrasi API dan Akses Mobile

Integrasi melalui API (Application Programming Interface atau Antarmuka Pemrograman Aplikasi) memungkinkan sinkronisasi data dengan sistem lain. Akses melalui aplikasi seluler memastikan tim lapangan dan auditor dapat memperoleh dokumen yang diperlukan di lokasi berbeda.

Hasil Bisnis

Implementasi SENA DMS mengurangi waktu persiapan bukti audit dari berminggu-minggu menjadi hari. Pencarian dokumen menjadi jauh lebih cepat, risiko kehilangan berkas menurun, dan tim audit memiliki jejak elektronik yang lengkap sehingga proses audit berjalan lebih efisien dan dapat dipertanggungjawabkan.

Pelajari studi dan solusi terkait: Mengatasi Kebingungan Pencarian Dokumen Dengan SENA DMS dan Kemudahan Akses Kerja Dari Mana Saja Dengan SENA DMS.

Informasi produk dan implementasi: https://indoarsip.co.id/arsip-elektronik/document-management-system/