Tips Memilih Sistem Arsip Digital Perbankan

Pendahuluan

Sektor perbankan dan jasa keuangan merupakan industri yang sangat bergantung pada integritas, kerahasiaan, dan keamanan data. Mulai dari dokumen pembukaan rekening, berkas pengajuan kredit, laporan transaksi, hingga data identitas nasabah (Know Your Customer/KYC), semuanya tergolong sebagai aset penting yang harus dikelola dengan baik.

Transformasi digital mendorong lembaga keuangan untuk beralih dari pengelolaan dokumen secara manual ke penggunaan aplikasi arsip dokumen. Namun, memilih platform kearsipan digital tidak boleh dilakukan secara sembarangan. Kesalahan dalam memilih solusi dapat meningkatkan risiko kebocoran data, mengganggu operasional, dan menurunkan kepercayaan nasabah.

Berikut beberapa tips yang perlu dipertimbangkan sebelum memilih aplikasi arsip dokumen untuk sektor perbankan dan jasa keuangan.

Pastikan Memenuhi Standar Keamanan dan Kepatuhan

Hal pertama yang perlu diperhatikan adalah kemampuan aplikasi dalam mendukung pengelolaan dokumen yang aman serta memenuhi standar tata kelola yang berlaku di industri keuangan.

Sistem yang digunakan harus mampu menjaga kerahasiaan data, memastikan ketersediaan dokumen saat dibutuhkan, serta mendukung proses pengelolaan arsip secara aman dan terdokumentasi dengan baik.

Memiliki Sistem Keamanan Siber Berlapis

Ancaman siber seperti ransomware, phishing, dan akses tidak sah menjadi salah satu tantangan terbesar di sektor keuangan. Oleh karena itu, aplikasi arsip dokumen sebaiknya dilengkapi dengan berbagai fitur keamanan, seperti:

• Firewall dan sistem deteksi ancaman untuk membantu mencegah akses yang tidak sah.
• Enkripsi data saat proses pengiriman maupun penyimpanan dokumen.
• Role-Based Access Control (RBAC) agar hak akses setiap pengguna dapat diatur sesuai tugas dan tanggung jawabnya.
• Audit trail untuk mencatat seluruh aktivitas pengguna sehingga setiap perubahan dokumen dapat ditelusuri dengan mudah.

Didukung Keamanan Fisik Penyimpanan Dokumen

Selain keamanan digital, keamanan dokumen fisik juga tetap penting, terutama bagi institusi yang masih menyimpan arsip asli sebagai dokumen pendukung.

Pastikan penyedia layanan memiliki fasilitas penyimpanan yang aman, dilengkapi pengawasan selama 24 jam, sistem perlindungan terhadap kebakaran, serta pengendalian suhu dan kelembapan agar kondisi arsip tetap terjaga.

Memiliki Sistem yang Mudah Dikembangkan

Aktivitas perbankan menghasilkan dokumen baru setiap hari. Karena itu, aplikasi arsip dokumen harus mampu menangani pertumbuhan data tanpa mengurangi kecepatan pencarian maupun performa sistem.

Selain itu, layanan yang dikelola secara menyeluruh juga menjadi nilai tambah karena membantu perusahaan mengurangi beban pengelolaan sistem sehingga tim internal dapat lebih fokus pada kegiatan bisnis.

Solusi Kearsipan Digital dari Indoarsip

Sebagai penyedia solusi kearsipan di Indonesia, PT Putraduta Buanasentosa (Indoarsip) menghadirkan SENA DMS untuk membantu perusahaan mengelola dokumen secara lebih aman, cepat, dan efisien.

Melalui SENA DMS, Indoarsip menyediakan berbagai fitur yang mendukung kebutuhan sektor perbankan dan jasa keuangan, antara lain:

• Keamanan data berlapis dengan enkripsi, kontrol hak akses, dan sistem pemantauan aktivitas pengguna.
• Pengelolaan dokumen digital yang terintegrasi sehingga proses pencarian dan pengarsipan menjadi lebih cepat.
• Dukungan penyimpanan dokumen fisik yang aman dengan pengawasan selama 24 jam.
• Layanan managed service yang membantu perusahaan mengelola sistem tanpa membebani tim internal.

Landasan Hukum

Dalam memilih aplikasi arsip dokumen untuk sektor perbankan dan jasa keuangan, perusahaan perlu memastikan sistem yang digunakan mendukung kepatuhan terhadap landasan hukum yang berlaku di Indonesia, di antaranya:

• Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang mengatur penyelenggaraan kearsipan untuk menjamin terciptanya arsip yang autentik, utuh, aman, dan mudah diakses.
• Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, yang mengatur pelindungan data pribadi, termasuk data nasabah yang dikelola oleh lembaga keuangan.