Alih Media Arsip: Proses dan Manfaat

Pendahuluan

Dokumen fisik masih digunakan oleh banyak perusahaan untuk menyimpan informasi penting, seperti kontrak, dokumen legal, laporan keuangan, dokumen kepegawaian, laporan proyek, hingga dokumen operasional.

Seiring bertambahnya jumlah arsip, penyimpanan dalam bentuk fisik dapat menimbulkan berbagai kendala. Dokumen membutuhkan ruang penyimpanan, pencarian membutuhkan waktu, dan arsip fisik juga memiliki risiko rusak, hilang, atau sulit digunakan ketika dibutuhkan.

Salah satu solusi yang dapat diterapkan adalah alih media arsip. Melalui proses ini, informasi yang terdapat pada arsip fisik dialihkan ke media digital sehingga informasi dapat dikelola dan dimanfaatkan dengan lebih mudah.

Namun, alih media bukan sekadar melakukan scanning dokumen. Prosesnya perlu memperhatikan persiapan arsip, pemindaian, kualitas hasil, pemberian indeks, pengelolaan file, keamanan, hingga keterkaitan antara hasil digital dengan arsip sumber.

Apa Itu Alih Media Arsip?

Alih media arsip adalah proses memindahkan informasi dari satu media arsip ke media lainnya dengan tetap memperhatikan keutuhan dan keteraksesan informasi yang terkandung di dalam arsip.

Pengelolaan dan pelaksanaan alih media juga perlu memperhatikan ketentuan kearsipan yang berlaku di Indonesia. Informasi mengenai kebijakan dan penyelenggaraan kearsipan dapat merujuk pada Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

Dalam praktik perusahaan, alih media sering dilakukan terhadap arsip fisik menjadi bentuk digital melalui proses pemindaian.

Hasilnya dapat berupa file digital seperti PDF, TIFF, JPEG, atau format lain yang disesuaikan dengan kebutuhan pengelolaan arsip.

Alih media dapat diterapkan pada berbagai jenis dokumen, seperti:

• kontrak perusahaan;
• dokumen legal;
• dokumen keuangan;
• dokumen kepegawaian;
• dokumen proyek;
• dokumen administrasi;
• laporan perusahaan;
• arsip pelanggan;
• arsip historis;
• dokumen operasional.

Yang perlu diperhatikan, hasil scanning belum otomatis berarti proses alih media telah selesai. File hasil pemindaian masih perlu diperiksa, diberi identitas, diindeks, dan ditempatkan dalam sistem penyimpanan yang sesuai.

Apa Tujuan Alih Media Arsip?

Alih media dilakukan bukan hanya untuk mengurangi penggunaan kertas. Ada beberapa tujuan yang dapat menjadi pertimbangan perusahaan.

1. Memudahkan Akses Informasi

Arsip digital dapat diakses melalui sistem atau media penyimpanan yang telah ditentukan tanpa harus selalu mencari dokumen pada lemari atau ruang penyimpanan fisik.

2. Mempercepat Pencarian Dokumen

Jika hasil alih media dilengkapi indeks dan metadata yang baik, dokumen dapat ditemukan berdasarkan nomor, tanggal, jenis dokumen, unit kerja, atau informasi lainnya.

3. Mengurangi Ketergantungan pada Arsip Fisik

Dokumen yang sering digunakan dapat tersedia dalam bentuk digital sehingga akses terhadap informasi tidak selalu bergantung pada keberadaan fisik dokumen.

4. Mendukung Pengelolaan Arsip yang Lebih Terstruktur

Hasil alih media dapat diintegrasikan dengan sistem pengelolaan dokumen atau aplikasi kearsipan sehingga proses pencarian, akses, dan pengendalian dokumen menjadi lebih terorganisasi.

5. Mendukung Perlindungan Informasi

Dokumen digital dapat dilengkapi pengaturan hak akses, backup, dan mekanisme keamanan lainnya sesuai kebutuhan perusahaan.

Apa Perbedaan Alih Media dan Digitalisasi Arsip?

Istilah alih media dan digitalisasi sering digunakan secara bergantian, padahal keduanya dapat memiliki konteks yang berbeda.

Alih media lebih menekankan pada proses pemindahan informasi arsip dari satu media ke media lainnya.

Sementara itu, digitalisasi arsip dapat mencakup proses yang lebih luas, mulai dari perubahan arsip menjadi bentuk digital hingga pengelolaan dan pemanfaatannya dalam lingkungan digital.

Dengan demikian, alih media dapat menjadi salah satu bagian penting dalam proses digitalisasi arsip perusahaan.

Contohnya, perusahaan memiliki kontrak dalam bentuk kertas. Dokumen tersebut dipersiapkan, dipindai, diperiksa kualitasnya, diberi indeks, kemudian disimpan sebagai file digital. Rangkaian proses tersebut merupakan bagian dari kegiatan alih media.

Tahapan Alih Media Arsip

Agar hasilnya dapat digunakan dengan baik, proses alih media sebaiknya dilakukan melalui tahapan yang terstruktur.

1. Identifikasi dan Seleksi Arsip

Langkah pertama adalah menentukan arsip yang akan dialihkan medianya.

Perusahaan dapat menentukan prioritas berdasarkan:

• frekuensi penggunaan;
• nilai informasi;
• kebutuhan operasional;
• kondisi fisik;
• kebutuhan audit;
• tingkat kepentingan dokumen;
• kebutuhan akses cepat.

Tahap ini membantu perusahaan menentukan cakupan pekerjaan sebelum proses dimulai.

2. Inventarisasi Arsip

Setelah arsip ditentukan, lakukan inventarisasi.

Informasi yang dapat dicatat antara lain:

• jenis arsip;
• jumlah berkas;
• periode arsip;
• nomor atau kode arsip;
• lokasi penyimpanan;
• unit pemilik;
• kondisi fisik;
• tingkat kerahasiaan.

Inventarisasi membantu memastikan arsip yang diproses dapat ditelusuri sejak awal hingga hasil digitalnya.

3. Persiapan Dokumen

Dokumen fisik perlu dipersiapkan sebelum masuk ke proses scanning.

Persiapan dapat mencakup:

• melepas staples atau penjepit;
• merapikan halaman;
• memisahkan dokumen;
• mengurutkan halaman;
• memeriksa halaman yang rusak;
• memastikan dokumen tidak tertukar.

Tahap persiapan sangat penting karena kondisi fisik arsip dapat memengaruhi hasil pemindaian.

4. Pemindaian Dokumen

Dokumen yang telah dipersiapkan kemudian dipindai menggunakan perangkat yang sesuai dengan karakteristik arsip.

Pengaturan pemindaian perlu disesuaikan dengan kebutuhan dokumen, termasuk resolusi, format file, orientasi, dan kualitas gambar.

Hasil pemindaian harus memastikan informasi tetap dapat dibaca dan tidak terdapat halaman yang hilang atau terpotong.

5. Pemeriksaan Hasil Pemindaian

Setelah scanning, hasil digital perlu diperiksa.

Pemeriksaan dapat meliputi:

• kelengkapan halaman;
• keterbacaan;
• urutan halaman;
• orientasi;
• kualitas gambar;
• kesesuaian dengan dokumen sumber;
• kondisi file.

Jika ditemukan kesalahan, dokumen perlu diproses kembali sebelum masuk ke tahap berikutnya.

6. OCR untuk Dokumen yang Membutuhkan

Pada dokumen tertentu, OCR atau Optical Character Recognition dapat digunakan untuk mengenali teks pada hasil pemindaian.

OCR dapat membantu pencarian informasi di dalam dokumen digital.

Namun, hasil OCR tetap perlu diperiksa karena tingkat akurasi dapat dipengaruhi oleh kualitas scan, kondisi dokumen, tulisan, tabel, cap, atau elemen lainnya.

7. Indexing dan Metadata

Hasil alih media perlu diberikan informasi pendukung agar mudah ditemukan kembali.

Informasi tersebut dapat berupa:

• nomor dokumen;
• tanggal;
• jenis arsip;
• nama perusahaan atau pihak terkait;
• unit kerja;
• nomor kontrak;
• periode;
• klasifikasi;
• status dokumen.

Dengan indexing dan metadata, pencarian tidak hanya bergantung pada nama file.

8. Quality Control

Quality control dilakukan untuk memastikan hasil alih media sesuai dengan standar yang telah ditentukan.

Pemeriksaan dapat dilakukan terhadap dokumen sumber dan file digital untuk memastikan informasi tidak hilang, salah urut, atau tidak terbaca.

Quality control menjadi salah satu tahap penting karena kesalahan yang tidak terdeteksi dapat menyulitkan perusahaan ketika dokumen dibutuhkan kembali.

9. Penyimpanan dan Pengamanan Hasil

Setelah proses selesai, hasil alih media perlu disimpan pada media atau sistem yang sesuai.

Perusahaan perlu mempertimbangkan:

• struktur penyimpanan;
• backup;
• hak akses;
• keamanan informasi;
• pengelolaan versi;
• mekanisme pencarian;
• kebutuhan integrasi dengan DMS.

Dengan demikian, hasil alih media tidak hanya menjadi kumpulan file, tetapi dapat digunakan sebagai sumber informasi yang terkelola.

Apa Saja Dokumen yang Cocok untuk Alih Media?

Tidak semua dokumen harus diproses dalam waktu yang sama. Perusahaan dapat memprioritaskan arsip yang membutuhkan akses tinggi atau memiliki nilai informasi penting.

Contohnya:

Dokumen Legal

Kontrak, perjanjian, dokumen kepemilikan, dan dokumen legal lainnya dapat dialihkan ke media digital untuk mempermudah pencarian dan akses oleh pihak yang berwenang.

Dokumen Keuangan

Invoice, laporan keuangan, bukti transaksi, dan dokumen pendukung dapat dialihkan untuk membantu pengelolaan dan pencarian informasi.

Dokumen Kepegawaian

Dokumen administrasi karyawan dapat dikelola secara digital dengan tetap memperhatikan kerahasiaan dan hak akses.

Dokumen Proyek

Laporan, kontrak, gambar, berita acara, dan dokumen proyek dapat dialihkan agar informasi lebih mudah ditelusuri selama maupun setelah proyek selesai.

Arsip Historis

Arsip yang memiliki nilai historis atau informasi penting juga dapat menjadi prioritas, terutama apabila kondisi fisiknya mulai membutuhkan perhatian khusus.

Apa Manfaat Alih Media bagi Perusahaan?

Penerapan alih media yang dilakukan secara terencana dapat memberikan beberapa manfaat, antara lain:

• mempercepat akses terhadap informasi;
• membantu pencarian dokumen;
• mengurangi penggunaan ruang untuk akses dokumen;
• mempermudah distribusi informasi kepada pengguna berwenang;
• mendukung proses audit dan pemeriksaan;
• membantu menjaga ketersediaan informasi;
• mendukung integrasi dengan sistem pengelolaan dokumen;
• meningkatkan efisiensi pengelolaan arsip.

Manfaat tersebut akan lebih optimal apabila hasil alih media disertai sistem klasifikasi, indexing, keamanan, dan pengelolaan dokumen yang baik.

Apakah Arsip Fisik Boleh Dimusnahkan Setelah Alih Media?

Tidak otomatis.

Setelah dokumen dialihkan ke media digital, arsip fisik tidak serta-merta boleh dimusnahkan.

Perusahaan perlu mempertimbangkan masa retensi, nilai informasi, kebutuhan hukum, kebijakan internal, serta ketentuan kearsipan yang berlaku.

Karena itu, keputusan pemusnahan harus dilakukan berdasarkan prosedur yang sesuai. Keberadaan salinan digital tidak dengan sendirinya menjadi dasar bahwa arsip fisik dapat langsung dimusnahkan.

Keamanan dalam Proses Alih Media Arsip

Alih media juga perlu memperhatikan keamanan sejak dokumen masih berbentuk fisik hingga hasil digital diserahkan kepada perusahaan.

Beberapa aspek yang perlu diperhatikan meliputi:

• pengendalian akses terhadap arsip;
• keamanan selama proses pemindaian;
• perlindungan file digital;
• pembatasan akses pengguna;
• backup;
• pencatatan aktivitas;
• pengamanan media penyimpanan.

Untuk dokumen yang bersifat rahasia, proses alih media sebaiknya dilakukan dengan prosedur yang lebih ketat agar informasi tidak mudah diakses oleh pihak yang tidak berwenang.

Alih Media Arsip Internal atau Menggunakan Jasa Profesional?

Perusahaan dapat melakukan alih media secara internal apabila volume dokumen masih terbatas dan memiliki tenaga, perangkat, serta sistem yang memadai.

Namun, ketika volume arsip semakin besar, pekerjaan dapat membutuhkan waktu dan sumber daya yang tidak sedikit.

Jasa profesional dapat dipertimbangkan apabila perusahaan membutuhkan:

• pemrosesan arsip dalam jumlah besar;
• perangkat scanning khusus;
• indexing dan metadata;
• quality control;
• pengelolaan dokumen rahasia;
• standar hasil digital tertentu;
• tenaga khusus;
• penyelesaian dalam target waktu tertentu.

Dengan dukungan tenaga profesional, proses dapat dilakukan mulai dari persiapan arsip hingga menghasilkan dokumen digital yang siap dikelola.

Mengapa Memilih Indoarsip untuk Alih Media Arsip?

Indoarsip membantu perusahaan dalam proses pengelolaan arsip melalui pendekatan yang tidak hanya berfokus pada pemindaian.

Proses alih media dapat mencakup identifikasi arsip, persiapan dokumen, pemindaian, quality control, indexing, metadata, hingga pengelolaan hasil digital.

Pendekatan tersebut membantu memastikan bahwa hasil alih media tidak hanya menghasilkan file digital, tetapi juga dapat digunakan dan ditemukan kembali sesuai kebutuhan perusahaan.