ID 
EN 
Pendahuluan
Dokumen perusahaan merupakan bagian penting dari kegiatan operasional. Mulai dari kontrak, laporan keuangan, dokumen kepegawaian, dokumen legal, hingga berbagai arsip administrasi perlu disimpan dan dapat ditemukan kembali ketika dibutuhkan.
Namun, semakin besar aktivitas perusahaan, semakin banyak pula dokumen fisik yang harus dikelola. Ruang penyimpanan dapat dipenuhi berkas, sementara proses pencarian dokumen membutuhkan waktu dan tenaga.
Dalam kondisi tersebut, alih media arsip dapat menjadi salah satu langkah untuk mengubah arsip fisik menjadi format digital yang lebih mudah dikelola.
Alih media bukan hanya proses memindai kertas menjadi PDF atau gambar. Proses yang baik juga mencakup persiapan dokumen, pemindaian, pemeriksaan kualitas, pemberian indeks, pengelolaan metadata, hingga penyimpanan hasil digital secara terstruktur.
Melalui jasa alih media arsip Indoarsip, perusahaan dapat mengubah kumpulan dokumen fisik menjadi arsip digital yang lebih mudah dicari, diakses, dan dikelola sesuai kebutuhan organisasi.
Mengapa Perusahaan Membutuhkan Alih Media Arsip?
Dokumen fisik memiliki keterbatasan dalam hal akses dan pengelolaan. Ketika arsip disimpan dalam jumlah besar, pencarian dokumen tertentu dapat mengharuskan karyawan membuka folder, boks, atau rak penyimpanan satu per satu.
Selain memerlukan waktu, aktivitas tersebut juga dapat meningkatkan frekuensi penanganan dokumen fisik.
Alih media membantu perusahaan membuat salinan digital dari informasi yang terdapat dalam arsip fisik sehingga dokumen dapat dikelola melalui lingkungan digital.
Beberapa kebutuhan yang dapat didukung melalui alih media antara lain:
- mempercepat pencarian informasi;
- mengurangi ketergantungan terhadap dokumen fisik;
- membantu menjaga informasi dari risiko kerusakan fisik;
- mendukung pekerjaan antarunit;
- memudahkan pengelolaan arsip dalam jumlah besar;
- serta menjadi bagian dari proses transformasi digital perusahaan.
ANRI juga menetapkan sejumlah tahapan dalam prosedur teknis alih media, termasuk seleksi arsip, pemindaian, pembuatan berita acara dan daftar arsip alih media, serta autentikasi hasil alih media. Informasi mengenai ketentuan dan prosedur alih media dapat menjadi referensi bagi perusahaan dalam menyusun proses digitalisasi arsip.
Tantangan Alih Media Arsip dalam Jumlah Besar
Melakukan alih media secara mandiri terlihat sederhana jika jumlah dokumen hanya sedikit. Namun, situasinya berbeda ketika perusahaan memiliki puluhan bahkan ratusan ribu halaman.
1. Volume Dokumen yang Besar
Semakin banyak arsip, semakin panjang pula waktu yang diperlukan untuk menyiapkan, memindai, memeriksa, dan mengelompokkan dokumen.
Perusahaan perlu memastikan setiap halaman diproses tanpa menghilangkan urutan dan informasi penting.
2. Kondisi Arsip Tidak Selalu Sama
Arsip perusahaan dapat terdiri dari berbagai jenis dan ukuran kertas. Ada dokumen yang masih dalam kondisi baik, tetapi ada pula yang terlipat, rapuh, memiliki lampiran, atau menggunakan media yang berbeda.
Karena itu, proses alih media membutuhkan penanganan yang disesuaikan dengan karakteristik arsip.
3. Penamaan dan Pengindeksan
Menghasilkan file digital saja belum cukup.
Bayangkan perusahaan memiliki 50.000 file dengan nama yang tidak beraturan. Dokumen memang sudah digital, tetapi pengguna tetap akan mengalami kesulitan ketika ingin menemukan informasi tertentu.
Karena itu, indexing dan metadata menjadi bagian penting dalam proses alih media.
4. Pemeriksaan Hasil
Kesalahan seperti halaman terlewat, dokumen miring, hasil scan tidak terbaca, atau file salah penamaan dapat mengganggu pemanfaatan arsip digital.
Quality Control diperlukan untuk memastikan hasil akhir sesuai dengan dokumen sumber dan standar yang telah ditentukan.
Proses Jasa Alih Media Arsip Indoarsip
Indoarsip menerapkan proses alih media secara bertahap agar dokumen fisik dapat diubah menjadi arsip digital yang lebih terstruktur. Proses layanan mencakup persiapan, alih media, Quality Control, indexing, dan output.
1. Persiapan Dokumen
Sebelum proses pemindaian, dokumen perlu dipersiapkan terlebih dahulu.
Tahap ini dapat mencakup:
- identifikasi dokumen;
- pengelompokan arsip;
- pemeriksaan kondisi fisik;
- pelepasan staples atau paperclip;
- pengaturan urutan halaman;
- serta penyesuaian dokumen dengan daftar arsip.
Persiapan membantu proses scanning berjalan lebih teratur sekaligus mengurangi risiko halaman tertinggal.
2. Pemindaian Dokumen
Setelah dokumen siap, arsip dipindai menggunakan perangkat yang sesuai dengan jenis dan ukuran dokumen.
Standar pemindaian dapat disesuaikan berdasarkan kebutuhan perusahaan, termasuk resolusi, format file, dan pengaturan warna.
Indoarsip mendukung proses scanning untuk berbagai ukuran kertas seperti A0, A1, A2, A3, dan A4 serta berbagai jenis kertas dan format warna.
Dengan demikian, proses alih media tidak terbatas pada dokumen kantor berukuran standar.
3. Quality Control
Setelah pemindaian, hasil digital perlu diperiksa.
Quality Control dilakukan untuk memastikan:
- tidak terdapat halaman yang hilang;
- hasil dokumen dapat dibaca;
- urutan halaman sesuai;
- file tidak rusak;
- kualitas gambar memenuhi standar;
- dan hasil digital sesuai dengan dokumen sumber.
Tahap ini penting karena kesalahan kecil pada proses scanning dapat menjadi masalah ketika dokumen sudah masuk ke sistem digital.
Indoarsip juga mencantumkan pemeriksaan kelengkapan halaman dan penerapan autentikasi berupa nilai Hash MD5 dalam proses alih medianya.
4. Indexing dan Metadata
Dokumen yang sudah dipindai kemudian dapat dilengkapi dengan informasi tambahan sesuai kebutuhan perusahaan.
Informasi tersebut dapat berupa:
- nomor dokumen;
- jenis arsip;
- kode klasifikasi;
- tanggal;
- unit kerja;
- periode;
- nomor berkas;
- atau informasi lain yang diperlukan.
Indexing membuat arsip digital lebih mudah dikelompokkan dan ditemukan kembali.
ANRI juga memasukkan penamaan/penomoran hasil alih media, input metadata, penyimpanan hasil alih media dengan metadata, serta verifikasi sebagai bagian dari instrumen akreditasi lembaga penyelenggara jasa alih media.
5. Output dan Integrasi ke DMS
Hasil akhir tidak harus berhenti sebagai file yang disimpan dalam folder komputer.
Arsip dapat disusun berdasarkan klasifikasi dan kebutuhan organisasi, kemudian diintegrasikan dengan Document Management System (DMS).
Dengan integrasi tersebut, dokumen digital dapat dikelola melalui sistem yang memiliki struktur folder dan hak akses pengguna sesuai kebutuhan.
Indoarsip menyediakan output arsip yang dapat terfolder berdasarkan klasifikasi dan terintegrasi dengan aplikasi DMS.
Keuntungan Menggunakan Jasa Alih Media Arsip Indoarsip
Mengurangi Beban Pekerjaan Internal
Alih media dalam skala besar membutuhkan waktu dan tenaga. Jika seluruh proses dibebankan kepada karyawan internal, pekerjaan utama mereka dapat ikut terdampak.
Menggunakan layanan profesional memungkinkan tim perusahaan tetap berfokus pada pekerjaan operasional, sementara proses alih media ditangani melalui alur kerja yang telah disiapkan.
Mempercepat Akses terhadap Dokumen
Setelah arsip tersedia dalam bentuk digital dan memiliki struktur yang jelas, pengguna tidak perlu selalu mencari dokumen secara manual di ruang penyimpanan.
Hal ini dapat membantu mempercepat proses ketika dokumen dibutuhkan untuk pekerjaan, pemeriksaan internal, maupun kebutuhan informasi lainnya.
Mendukung Pengelolaan Arsip dalam Jumlah Besar
Perusahaan dengan volume arsip yang tinggi membutuhkan proses yang konsisten.
Dengan alur kerja yang mencakup persiapan, scanning, QC, indexing, dan output, proses dapat dilakukan secara lebih terstruktur dibandingkan sekadar memindai dokumen satu per satu.
Membantu Mengurangi Risiko Kerusakan Arsip Fisik
Dokumen kertas dapat mengalami kerusakan karena berbagai faktor lingkungan maupun penggunaan berulang.
Memiliki salinan digital membantu perusahaan mempertahankan akses terhadap informasi ketika dokumen fisik mengalami masalah.
Namun, hasil alih media tetap perlu dikelola bersama kebijakan penyimpanan dan pemeliharaan arsip fisik yang sesuai.
Memudahkan Pengelolaan dan Pencarian
Dokumen yang telah diberikan nama, indeks, dan metadata yang konsisten akan lebih mudah ditemukan.
Inilah alasan mengapa alih media sebaiknya tidak hanya berorientasi pada jumlah halaman yang berhasil dipindai, tetapi juga pada kualitas pengelolaan setelah dokumen menjadi digital.
Alih Media Bukan Sekadar Scanning
Masih ada anggapan bahwa digitalisasi arsip selesai ketika seluruh dokumen sudah dipindai.
Padahal, hasil scanning hanyalah salah satu bagian dari keseluruhan proses.
Sebuah perusahaan dapat memiliki ribuan file PDF, tetapi jika file tersebut tidak memiliki struktur penamaan, indeks, metadata, dan sistem penyimpanan yang jelas, pengguna tetap akan kesulitan menemukan dokumen yang diperlukan.
Karena itu, proses alih media perlu dilihat sebagai transformasi informasi, bukan hanya transformasi bentuk dokumen.
Mulai dari dokumen fisik, informasi diidentifikasi, dipindai, diperiksa, diberi indeks, kemudian disimpan dalam struktur digital yang sesuai.
Kapan Perusahaan Sebaiknya Menggunakan Jasa Alih Media?
Jasa alih media dapat menjadi pilihan ketika perusahaan menghadapi kondisi seperti:
- volume arsip fisik terus bertambah;
- ruang penyimpanan mulai terbatas;
- dokumen sering dicari oleh banyak unit;
- pencarian arsip masih dilakukan secara manual;
- perusahaan sedang melakukan transformasi digital;
- membutuhkan pengelolaan arsip yang lebih terstruktur;
- atau memiliki proyek digitalisasi dengan jumlah dokumen yang besar.
Perusahaan juga dapat melakukan alih media secara bertahap berdasarkan prioritas. Tidak semua arsip harus diproses dalam satu waktu.
Prioritas dapat ditentukan berdasarkan frekuensi penggunaan, kondisi fisik, nilai informasi, kebutuhan operasional, dan kebijakan pengelolaan arsip perusahaan.
Bagaimana Memilih Jasa Alih Media Arsip?
Sebelum memilih penyedia layanan, perusahaan sebaiknya tidak hanya membandingkan harga per lembar.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain:
Proses Kerja
Pastikan penyedia memiliki tahapan kerja yang jelas mulai dari persiapan hingga output.
Quality Control
Tanyakan bagaimana penyedia memastikan tidak ada halaman yang hilang atau hasil scan yang tidak memenuhi standar.
Indexing
Pastikan tersedia mekanisme pengindeksan sesuai kebutuhan perusahaan.
Keamanan Informasi
Dokumen perusahaan dapat mengandung informasi penting dan bersifat terbatas. Karena itu, aspek keamanan dan kerahasiaan perlu menjadi bagian dari pertimbangan.
Kemampuan Integrasi
Jika perusahaan sudah menggunakan DMS, pastikan hasil alih media dapat disesuaikan dengan struktur dan kebutuhan sistem tersebut.
Kapasitas Pengerjaan
Untuk proyek dengan volume besar, kemampuan penyedia dalam menangani jumlah dokumen dan target waktu juga perlu diperhatikan.
Indoarsip untuk Kebutuhan Alih Media Arsip Perusahaan
Indoarsip menyediakan layanan alih media yang dirancang untuk membantu perusahaan mengubah arsip fisik menjadi dokumen digital yang lebih mudah dikelola.
Prosesnya mencakup persiapan dokumen, scanning, Quality Control, indexing, hingga output yang dapat terintegrasi dengan Document Management System.
Pendekatan tersebut memungkinkan perusahaan tidak hanya memperoleh hasil scan, tetapi juga mendapatkan arsip digital yang lebih terstruktur untuk digunakan dalam proses pengelolaan dokumen berikutnya.
Bagi perusahaan yang sedang mempersiapkan transformasi digital, alih media dapat menjadi salah satu langkah awal untuk mengurangi ketergantungan terhadap proses pengelolaan arsip berbasis kertas.