Pendahuluan

Perusahaan menyimpan berbagai jenis dokumen yang memiliki nilai penting bagi kegiatan operasional, administrasi, hingga kebutuhan pembuktian di kemudian hari. Namun, ketika jumlah dokumen fisik terus bertambah, proses pencarian, penggunaan, dan perlindungan arsip dapat menjadi semakin sulit.

Salah satu langkah yang dapat dilakukan adalah alih media arsip, yaitu proses mengubah arsip dari media fisik ke bentuk digital dengan tetap memperhatikan keutuhan informasi dan keteraturan pengelolaannya.

Alih media bukan hanya kegiatan memindai dokumen menggunakan scanner. Agar hasilnya benar-benar dapat dimanfaatkan, perusahaan perlu mempersiapkan arsip, peralatan, sistem penyimpanan, struktur informasi, hingga proses pemeriksaan kualitas.

Bagi perusahaan yang memiliki volume arsip besar, persiapan yang matang juga membantu mengurangi risiko dokumen tertukar, halaman tidak lengkap, hasil scan tidak terbaca, atau file digital sulit ditemukan setelah proses selesai.

Apa Itu Alih Media Arsip?

Alih media arsip adalah proses memindahkan informasi yang terdapat pada suatu media arsip ke media lain, misalnya dari dokumen kertas menjadi file digital.

Dalam praktiknya, proses ini dapat melibatkan beberapa kegiatan, mulai dari seleksi arsip, persiapan fisik dokumen, pemindaian, pengolahan file, pemberian identitas, pemeriksaan hasil, hingga penyimpanan. Untuk memahami proses dan pengelolaan alih media secara lebih lengkap, perusahaan juga dapat merujuk pada informasi kearsipan dari ANRI.

ANRI menjelaskan alur alih media antara lain mencakup tahap persiapan, pemindaian, penyesuaian atau editing, pencatatan hasil, serta pemberkasan kembali arsip fisik.

Artinya, keberhasilan alih media tidak hanya ditentukan oleh kualitas scanner. Keteraturan proses sebelum dan sesudah pemindaian juga menjadi bagian penting.

Mengapa Persiapan Alih Media Arsip Penting?

Melakukan scanning tanpa perencanaan dapat menimbulkan masalah pada tahap berikutnya. Misalnya, perusahaan memiliki ribuan dokumen tetapi tidak memiliki daftar arsip yang jelas. Setelah seluruh dokumen dipindai, tim justru kesulitan mengetahui file mana yang berasal dari berkas tertentu.

Persiapan yang baik membantu perusahaan:

• menentukan arsip yang menjadi prioritas;
• mengetahui jumlah dan kondisi dokumen;
• menjaga urutan berkas;
• menentukan format file digital;
• membuat struktur penamaan yang konsisten;
• menyiapkan lokasi penyimpanan;
• menjaga keamanan informasi;
• serta memudahkan pemeriksaan hasil alih media.

Karena itu, alih media sebaiknya dipandang sebagai bagian dari strategi pengelolaan arsip digital, bukan sekadar pekerjaan scanning.

6 Persiapan Penting Sebelum Alih Media Arsip

1. Inventarisasi dan Menentukan Arsip yang Akan Dialihmediakan

Langkah pertama adalah mengetahui arsip apa saja yang akan diproses.

Perusahaan sebaiknya membuat daftar arsip sebelum pekerjaan dimulai. Informasi yang dapat dicatat antara lain jenis dokumen, kode atau nomor arsip, periode dokumen, jumlah berkas, unit pemilik, kondisi fisik, dan tingkat prioritas.

Inventarisasi membantu tim mengetahui cakupan pekerjaan sekaligus mengurangi kemungkinan adanya dokumen yang terlewat.

Tidak semua arsip harus diproses secara bersamaan. Perusahaan dapat menentukan prioritas berdasarkan kebutuhan bisnis, frekuensi penggunaan, nilai informasi, kondisi fisik, maupun kebutuhan akses.

Dokumen yang sering digunakan atau memiliki risiko kerusakan lebih tinggi dapat menjadi salah satu prioritas.

2. Memeriksa Kondisi dan Kelengkapan Dokumen

Sebelum masuk ke proses scanning, kondisi fisik arsip perlu diperiksa.

Dokumen yang terlipat, robek, berdebu, terlepas dari bundel, atau memiliki bagian yang sulit terbaca perlu mendapatkan penanganan terlebih dahulu.

Pemeriksaan juga mencakup:

• kelengkapan halaman;
• urutan dokumen;
• nomor halaman;
• lampiran;
• kondisi fisik;
• keberadaan dokumen yang terselip;
• serta kesesuaian antara dokumen fisik dan daftar arsip.

ANRI juga menekankan pemeriksaan keutuhan berkas dan urutan arsip sebelum proses pemindaian dilakukan.

Tahap ini penting karena kesalahan pada dokumen fisik dapat terbawa ke hasil digital.

3. Menentukan Standar Hasil Digital

Perusahaan perlu menentukan seperti apa hasil digital yang diinginkan sebelum proses dimulai.

Beberapa hal yang perlu ditetapkan antara lain:

• format file;
• resolusi;
• ukuran dokumen;
• tingkat keterbacaan;
• pengaturan warna;
• penamaan file;
• struktur folder;
• serta kebutuhan penggunaan OCR apabila diperlukan.

Pengaturan scanner sebaiknya disesuaikan dengan karakteristik arsip. Dokumen teks, gambar, peta, atau arsip dengan ukuran tertentu dapat membutuhkan perlakuan yang berbeda.

ANRI dalam rancangan pekerjaan alih media juga menekankan penyesuaian resolusi, color correction, preview hasil setting, serta konsistensi identitas file digital dengan arsip fisiknya.

Dengan standar yang ditentukan sejak awal, hasil digital dari ribuan dokumen akan lebih konsisten.

4. Menyiapkan Sistem Penamaan dan Metadata

File hasil scan yang jumlahnya mencapai ribuan akan sulit dikelola jika hanya diberi nama seperti:

scan001.pdf
scan002.pdf
dokumenbaru.pdf

Penamaan file sebaiknya mengikuti struktur yang mudah dipahami dan konsisten.

Contohnya dapat menggunakan kombinasi:

kode arsip – jenis dokumen – tahun – nomor berkas

Struktur tersebut dapat disesuaikan dengan sistem klasifikasi arsip yang digunakan perusahaan.

Selain nama file, informasi pendukung atau metadata juga perlu diperhatikan. Metadata dapat membantu mengidentifikasi dokumen berdasarkan informasi tertentu sehingga pencarian dan pengelolaannya menjadi lebih terarah.

Dengan struktur yang baik, hasil alih media tidak hanya menjadi kumpulan file digital, tetapi menjadi informasi yang lebih mudah ditemukan dan digunakan.

5. Menyiapkan Infrastruktur Penyimpanan dan Keamanan

Setelah dokumen berubah menjadi file digital, perusahaan perlu menentukan di mana hasil alih media akan disimpan dan bagaimana aksesnya dikelola.

Pilihan penyimpanan dapat disesuaikan dengan kebutuhan organisasi, misalnya server internal, penyimpanan terpusat, cloud, atau sistem manajemen dokumen.

Namun, kapasitas bukan satu-satunya pertimbangan.

Perusahaan juga perlu memperhatikan:

• hak akses pengguna;
• struktur folder;
• pencadangan data;
• perlindungan terhadap kehilangan data;
• pengendalian akses;
• keamanan file;
• serta mekanisme pemulihan apabila terjadi gangguan.

ANRI sendiri menempatkan hasil alih media sebagai file digital yang perlu dicatat dan dikelola secara terstruktur, bukan hanya sekadar menghasilkan file hasil pemindaian.

Karena itu, sejak awal perusahaan perlu memikirkan bagaimana arsip digital tersebut akan digunakan setelah proyek alih media selesai.

6. Menyiapkan Tim dan Quality Control

Alih media dalam jumlah besar membutuhkan proses kerja yang terstruktur. Setidaknya perlu ada pihak yang bertanggung jawab terhadap persiapan dokumen, pemindaian, pengelolaan file, dan pemeriksaan kualitas.

Quality Control atau QC menjadi tahap penting untuk memastikan hasil digital sesuai dengan dokumen sumber.

Pemeriksaan dapat mencakup:

• jumlah halaman;
• keterbacaan;
• ketajaman;
• orientasi halaman;
• kelengkapan file;
• urutan dokumen;
• kesesuaian nama file;
• dan struktur penyimpanan.

Dalam spesifikasi pekerjaan alih media ANRI, fungsi QC antara lain memeriksa kualitas hasil pemindaian, kelengkapan, keterbacaan, penamaan file, serta struktur penyimpanan.

Dengan QC, kesalahan dapat ditemukan sebelum hasil akhir digunakan oleh perusahaan.

Jangan Berhenti pada Proses Scanning

Salah satu kesalahan dalam alih media adalah menganggap pekerjaan selesai ketika seluruh dokumen sudah berhasil dipindai.

Padahal, file digital tersebut masih perlu dikelola.

Bayangkan sebuah perusahaan berhasil mengubah 100.000 lembar dokumen menjadi file digital. Namun, nama file tidak konsisten, tidak ada metadata, struktur folder tidak jelas, dan tidak ada pengaturan akses.

Secara teknis dokumen memang sudah menjadi digital. Tetapi dari sisi pengelolaan informasi, perusahaan masih menghadapi masalah yang hampir sama: dokumen sulit ditemukan dan dikendalikan.

Karena itu, alih media sebaiknya dilanjutkan dengan pengelolaan arsip digital yang terstruktur.

Bagaimana Menentukan Arsip yang Menjadi Prioritas?

Perusahaan tidak harus selalu memulai dari seluruh dokumen yang tersedia.

Prioritas dapat ditentukan berdasarkan beberapa pertimbangan:

Dokumen yang Sering Digunakan

Dokumen yang sering dicari oleh berbagai unit kerja dapat menjadi kandidat awal agar akses informasi menjadi lebih cepat.

Dokumen dengan Risiko Kerusakan

Arsip fisik yang kondisinya mulai menurun perlu mendapatkan perhatian agar informasi di dalamnya tetap dapat dipertahankan.

Dokumen Bernilai Penting

Dokumen yang memiliki nilai administratif, hukum, keuangan, operasional, atau historis dapat dipertimbangkan sebagai prioritas sesuai kebijakan kearsipan organisasi.

Dokumen dengan Volume Besar

Arsip dengan jumlah sangat banyak dapat dipetakan sejak awal untuk menentukan kebutuhan tenaga, perangkat, waktu, dan kapasitas penyimpanan.

Manfaat Alih Media Arsip bagi Perusahaan

Jika direncanakan dan dikelola dengan baik, alih media dapat memberikan sejumlah manfaat bagi perusahaan.

Mempercepat Akses Informasi

Dokumen digital dapat diakses tanpa harus mencari satu per satu berkas fisik di ruang penyimpanan.

Mengurangi Ketergantungan pada Arsip Fisik

Dokumen digital dapat menjadi salinan informasi yang membantu perusahaan mengurangi ketergantungan terhadap penggunaan dokumen fisik dalam aktivitas tertentu.

Mendukung Efisiensi Pengelolaan Dokumen

Dokumen yang sudah memiliki struktur penamaan, metadata, dan penyimpanan yang jelas akan lebih mudah dikelola.

Memudahkan Pencarian Arsip

Apabila hasil alih media diintegrasikan dengan sistem pengelolaan dokumen, pencarian dapat dilakukan berdasarkan informasi yang tersedia pada dokumen.

Mendukung Transformasi Digital

Alih media dapat menjadi salah satu fondasi dalam membangun pengelolaan arsip digital yang lebih terintegrasi.

ANRI juga menempatkan digitisasi arsip sebagai bagian dari transformasi kearsipan yang mendukung keberlanjutan informasi, transparansi, dan akuntabilitas.

Alih Media Arsip Bukan Sekadar Memindai Dokumen

Perubahan dokumen fisik menjadi digital memang merupakan inti dari proses alih media, tetapi pekerjaan sebenarnya jauh lebih luas.

Mulai dari menentukan arsip, memeriksa kondisi dokumen, menyiapkan perangkat, menetapkan standar digital, mengatur penamaan, menyiapkan penyimpanan, sampai melakukan Quality Control, seluruh tahap tersebut saling berkaitan.

Semakin besar jumlah arsip perusahaan, semakin penting pula perencanaan prosesnya.

Hasil alih media yang baik bukan hanya menghasilkan file digital dalam jumlah banyak, tetapi menghasilkan arsip yang teridentifikasi, mudah ditemukan, terjaga kualitasnya, dan dapat dikelola secara berkelanjutan.

Alih Media Arsip Bersama Indoarsip

Bagi perusahaan yang memiliki volume dokumen besar atau keterbatasan sumber daya internal, proses alih media dapat dilakukan dengan dukungan tenaga dan proses kerja yang lebih terstruktur.

Indoarsip menyediakan solusi pengelolaan arsip dan digitalisasi dokumen untuk membantu perusahaan mengelola arsip dari tahap persiapan hingga menjadi informasi digital yang lebih mudah digunakan.

Dengan proses yang dirancang secara sistematis, perusahaan dapat lebih fokus pada kegiatan utama tanpa harus menangani seluruh proses alih media secara mandiri.

Alih media juga dapat menjadi langkah awal sebelum perusahaan menerapkan pengelolaan dokumen digital yang lebih terintegrasi.