Pernah mengalami situasi di mana aset perusahaan sulit ditemukan saat dibutuhkan? Data ada di catatan, tapi lokasi fisiknya tidak jelas. Barang berpindah ruangan, dipinjam tanpa tercatat, atau bahkan rusak tanpa pembaruan status. Akibatnya, proses stock opname memakan waktu lama, data menjadi tidak akurat, dan aset sulit dipertanggungjawabkan.
Inilah tantangan nyata yang dihadapi banyak perusahaan saat mengandalkan pencatatan aset secara manual atau konvensional. Solusinya? Lakukan alih media aset ke sistem digital yang terintegrasi — dan NAKSA by IndoArsip hadir menjawab kebutuhan tersebut.
NAKSA (Navigasi Aset, Kontrol Status, dan Audit) adalah sistem manajemen aset berbasis digital yang dikembangkan oleh IndoArsip. Sistem ini memungkinkan perusahaan melakukan alih media dari pencatatan aset fisik konvensional ke platform digital yang terintegrasi, lengkap dengan QR Code, pelacakan lokasi, hingga audit otomatis.
Dengan NAKSA, setiap aset perusahaan terdaftar dalam database sistem dengan informasi lengkap: nama, kategori, lokasi, kondisi, status, foto, QR Code, hingga umur ekonomis aset. Sistem juga mendukung custom field sesuai kebutuhan spesifik perusahaan.
Setiap aset mendapatkan QR Code unik yang ditempel langsung pada barang. Cukup pindai menggunakan kamera smartphone — tanpa perangkat tambahan — untuk mengakses data aset, memperbarui informasi, serta mempermudah proses audit secara instan.
Setiap kali QR Code dipindai, sistem otomatis mencatat waktu scan, identitas pengguna, dan lokasi terakhir aset. Struktur lokasi bersifat hierarkis — mulai dari gedung, lantai, hingga ruangan — sehingga perusahaan selalu mengetahui keberadaan aset secara real-time.
Stock opname tidak lagi membutuhkan waktu berhari-hari. NAKSA menyediakan audit terstruktur dengan tiga status deteksi: Found, Missing, dan Unexpected. Tim auditor dapat menambahkan catatan kondisi dan foto aset langsung dari aplikasi, lalu menghasilkan laporan dalam format PDF atau CSV secara otomatis.
Dashboard NAKSA menampilkan total aset, nilai inventaris, distribusi berdasarkan lokasi, dan status aset secara sekilas. Manajemen dapat memantau kondisi inventaris kapan saja tanpa perlu mengumpulkan laporan manual.
Sistem memungkinkan penunjukan penanggung jawab (custodian) untuk setiap aset, meningkatkan akuntabilitas penggunaan. Selain itu, fitur retensi membantu memonitor umur ekonomis aset, mengidentifikasi yang perlu diganti, dan merencanakan pengadaan aset baru.
Proses alih media — mengubah pencatatan aset dari format fisik/manual ke sistem digital — bukan sekadar tren teknologi. Ini adalah langkah strategis untuk meningkatkan efisiensi operasional, akurasi data, dan akuntabilitas aset secara menyeluruh.
Dengan NAKSA, perusahaan dapat:
NAKSA bukan satu-satunya solusi digital yang ditawarkan IndoArsip. Sebagai perusahaan spesialis kearsipan bersertifikat ANRI dan ISO 9001:2015, IndoArsip menyediakan ekosistem lengkap untuk pengelolaan informasi perusahaan, mulai dari layanan alih media dokumen, Document Management System (SENA DMS), hingga penyimpanan arsip konvensional yang terpercaya.
Untuk memahami lebih lanjut bagaimana digitalisasi dokumen dapat mendukung operasional bisnis Anda secara menyeluruh, baca juga artikel kami: Mengapa Digitalisasi Dokumen Penting untuk Bisnis?
Sudah saatnya perusahaan Anda beralih dari pencatatan manual ke sistem manajemen aset digital yang andal. Dengan NAKSA by IndoArsip, proses alih media aset menjadi lebih terstruktur, audit lebih cepat, dan data lebih akurat.
Hubungi IndoArsip sekarang melalui halaman Kontak Kami untuk konsultasi implementasi NAKSA secara gratis.
Pendahuluan Di era transformasi digital yang bergerak cepat, pengelolaan dokumen fisik secara konvensional sering kali…
Pendahuluan Di era efisiensi operasional dan fleksibilitas kerja saat ini, kebutuhan akan pengelolaan dokumen digital…
Pentingnya Keamanan Data bagi Kelangsungan Bisnis Di era ekonomi digital saat ini, dokumen dan data…
Pentingnya Keamanan Dokumen bagi Perusahaan B2B Di era transformasi digital yang berkembang pesat, pengelolaan dokumen…
Pendahuluan Di era digital, banyak perusahaan mulai beralih menggunakan dokumen elektronik. Namun, dokumen fisik tetap…
Pendahuluan Setiap perusahaan menghasilkan berbagai jenis dokumen penting setiap hari, mulai dari kontrak kerja, laporan…