EN 
ID 
Arsip perusahaan seperti dokumen legal, laporan keuangan, data kepegawaian, kontrak, hingga sertifikat aset merupakan informasi penting yang harus dijaga dengan baik. Jika tidak dikelola secara tepat, arsip dapat rusak, hilang, sulit ditemukan, atau diakses oleh pihak yang tidak berwenang.
Cara aman menyimpan dan merawat arsip perusahaan dapat dilakukan dengan mengatur penyimpanan secara sistematis, menjaga kondisi fisik dokumen, membatasi akses, melakukan backup, serta mengalihmediakan arsip ke format digital. Untuk perusahaan yang memiliki jumlah arsip besar, Indoarsip hadir sebagai solusi pengelolaan arsip yang membantu perusahaan menata, menyimpan, merawat, dan mendigitalisasi dokumen sesuai kebutuhan.
Apa Risiko Jika Arsip Perusahaan Tidak Dirawat?
Arsip fisik maupun digital memiliki risiko kerusakan dan kehilangan. Pada arsip fisik, kelembapan dapat menyebabkan jamur, sedangkan kondisi lingkungan yang tidak sesuai dapat mempercepat kerusakan kertas. Hama seperti rayap dan tikus juga dapat merusak dokumen.
Selain itu, kebakaran, banjir, kebocoran gedung, dan bencana lainnya dapat menyebabkan kerusakan arsip dalam jumlah besar.
Arsip digital juga memiliki risiko seperti file terhapus, kerusakan media penyimpanan, kehilangan data, hingga akses oleh pihak yang tidak memiliki kewenangan.
Karena itu, perusahaan membutuhkan sistem penyimpanan dan pemeliharaan arsip yang terencana.
5 Cara Aman Menyimpan dan Merawat Arsip Perusahaan
- Kelompokkan Arsip Berdasarkan Jenisnya
Langkah pertama adalah mengelompokkan arsip berdasarkan jenis dan fungsi dokumen, seperti:
- Dokumen legal dan kontrak
- Dokumen keuangan
- Dokumen kepegawaian
- Dokumen perpajakan
- Sertifikat aset
- Dokumen operasional
- Surat-menyurat
Klasifikasi membuat dokumen lebih mudah disimpan, dicari, dan dikendalikan.
- Gunakan Sistem Penamaan dan Indeks
Setiap arsip sebaiknya memiliki identitas yang jelas. Untuk arsip fisik, perusahaan dapat menggunakan kode klasifikasi, nomor berkas, nomor boks, atau lokasi rak.
Untuk arsip digital, gunakan nama file dan metadata yang konsisten, seperti jenis dokumen, tanggal, nomor dokumen, dan unit kerja.
Sistem indeks yang baik akan mempercepat pencarian dokumen ketika dibutuhkan.
- Simpan Arsip Fisik di Tempat yang Aman
Arsip fisik perlu disimpan di ruangan yang bersih, tertata, dan terlindung dari air, debu, panas, kelembapan berlebih, serta hama.
Dokumen sebaiknya tidak diletakkan langsung di lantai. Gunakan rak atau boks penyimpanan yang sesuai dan lakukan pemeriksaan kondisi arsip secara berkala.
Bagi perusahaan yang tidak memiliki ruang penyimpanan memadai, Indoarsip menyediakan solusi penyimpanan dan pengelolaan arsip secara profesional sehingga perusahaan dapat lebih fokus pada kegiatan operasional.
- Batasi Akses dan Lakukan Backup
Tidak semua karyawan membutuhkan akses terhadap seluruh arsip perusahaan. Hak akses perlu diberikan berdasarkan tugas dan kewenangan.
Untuk arsip digital, perusahaan juga perlu melakukan backup secara berkala. Jangan hanya menyimpan dokumen pada satu komputer atau satu media penyimpanan karena kerusakan perangkat dapat menyebabkan data hilang.
- Lakukan Alih Media dan Digitalisasi Arsip
Alih media dapat membantu perusahaan mengurangi ketergantungan pada dokumen fisik dan mempermudah akses terhadap informasi.
Prosesnya dapat meliputi pemilihan dokumen, persiapan arsip, pemindaian, pemeriksaan hasil, hingga pengindeksan dokumen digital.
Teknologi Optical Character Recognition (OCR) juga dapat digunakan untuk membantu mengenali teks pada dokumen hasil pemindaian sehingga informasi lebih mudah dicari.
Indoarsip membantu perusahaan dalam proses digitalisasi dan alih media arsip, sehingga dokumen fisik dapat diubah menjadi informasi digital yang lebih mudah dikelola dan diakses sesuai kebutuhan.
Bagaimana Cara Menyimpan Arsip Digital dengan Aman?
Arsip digital perlu dikelola dengan sistem yang terstruktur. Beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah:
- Menggunakan struktur folder atau klasifikasi yang konsisten.
- Memberikan metadata pada dokumen.
- Membatasi hak akses pengguna.
- Melakukan backup secara berkala.
- Melindungi sistem dari akses yang tidak berwenang.
- Memastikan dokumen dapat ditemukan ketika dibutuhkan.
Untuk perusahaan dengan jumlah dokumen yang besar, penggunaan Document Management System (DMS) dapat membantu mengelola dokumen secara lebih terpusat.
Apa Manfaat Menggunakan Jasa Pengelolaan Arsip Indoarsip?
Mengelola arsip dalam jumlah besar secara internal membutuhkan ruang, tenaga, waktu, dan sistem yang memadai. Karena itu, perusahaan dapat mempertimbangkan bantuan penyedia jasa pengelolaan arsip profesional.
Indoarsip membantu perusahaan dalam pengelolaan arsip melalui layanan yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan, mulai dari penataan dan penyimpanan arsip, pemeliharaan dokumen, alih media, digitalisasi, hingga pengelolaan arsip digital.
Dengan dukungan pengelolaan yang terstruktur, perusahaan dapat mengurangi risiko dokumen rusak atau hilang sekaligus mempermudah proses pencarian arsip.
Apa Regulasi yang Perlu Diperhatikan?
Pengelolaan arsip perusahaan perlu memperhatikan jenis dokumen dan ketentuan yang berlaku.
Jika arsip mengandung data pribadi karyawan, pelanggan, atau pihak lainnya, perusahaan perlu memperhatikan UU Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.
Dalam pengelolaan arsip elektronik, perusahaan juga dapat merujuk pada Peraturan ANRI Nomor 6 Tahun 2021 tentang Pengelolaan Arsip Elektronik serta ketentuan lain yang relevan.
Mengapa Memilih Indoarsip untuk Pengelolaan Arsip?
Indoarsip merupakan perusahaan yang bergerak dalam solusi pengelolaan arsip dan dokumen, membantu perusahaan mengelola informasi secara lebih terstruktur, aman, dan mudah diakses.
Layanan pengelolaan arsip dapat menjadi pilihan bagi perusahaan yang menghadapi masalah seperti:
- Volume arsip yang terus bertambah
- Ruang penyimpanan yang terbatas
- Dokumen sulit ditemukan
- Membutuhkan digitalisasi arsip
- Membutuhkan penyimpanan arsip yang lebih terorganisir
- Ingin mengurangi ketergantungan pada dokumen fisik
Dengan solusi yang tepat, pengelolaan arsip tidak hanya berfokus pada tempat penyimpanan, tetapi juga memastikan informasi dapat ditemukan dan digunakan ketika dibutuhkan.