Audit standar internasional (ISO: Organisasi Internasional untuk Standardisasi) menuntut dokumentasi lengkap dan mudah ditelusuri. SENA DMS adalah Sistem Pengelolaan Arsip Digital Terpusat yang berfokus pada penyimpanan, pencarian, dan keamanan arsip digital. Sistem ini membantu perusahaan manufaktur memenuhi persyaratan audit dengan proses yang lebih efisien dan terkontrol.
SENA DMS menyediakan pengindeksan dokumen yang sistematis sehingga setiap berkas tersimpan dalam kategori yang konsisten. Ditunjang oleh fitur Smart Search, pencarian dokumen menjadi lebih cepat dan relevan, mempercepat penyiapan bukti audit.
Teknologi OCR (Optical Character Recognition), yaitu pengenalan karakter optik, mengonversi dokumen kertas atau gambar menjadi teks yang dapat dicari. Dengan OCR, dokumen fisik menjadi bagian dari inventori digital yang dapat diakses dalam hitungan detik.
Pengaturan hak akses pengguna (User Access) bersifat granular sehingga hanya personel berwenang yang dapat melihat atau mengubah dokumen tertentu. Kontrol ini penting untuk menjaga kerahasiaan dan memenuhi kebijakan audit internal.
SENA DMS mencatat jejak audit (audit trail) untuk setiap aktivitas terkait dokumen—siapa mengakses, mengunduh, atau mengubah file. Log ini menjadi bukti transparansi dan akuntabilitas selama proses audit.
Integrasi aplikasi seluler memungkinkan staf berwenang mengakses dokumen kritis saat dibutuhkan di lapangan. Akses terkontrol melalui perangkat mobile mempercepat respons selama pemeriksaan audit tanpa mengorbankan keamanan.
Mulai dengan memindai dokumen kertas dan memprosesnya dengan OCR sehingga seluruh arsip tersedia dalam format digital yang dapat diindeks dan dicari.
Terapkan struktur klasifikasi berdasarkan kebutuhan audit dan standar mutu perusahaan. Gunakan Smart Search untuk mempercepat penemuan bukti dan meminimalkan waktu persiapan audit.
Definisikan hak akses sesuai peran sehingga User Access memastikan hanya pihak berwenang yang dapat melihat atau mengubah dokumen sensitif.
Aktifkan monitoring jejak audit untuk merekam semua aktivitas dokumen. Data ini memudahkan verifikasi dan investigasi bila diperlukan oleh auditor.
Berikan pelatihan operasional dan kebijakan akses kepada staf agar pemakaian SENA DMS konsisten dan mendukung kesiapan audit.
Untuk referensi implementasi dan praktik terbaik mengenai kesiapan audit dengan SENA DMS, lihat artikel terkait tentang meningkatkan kesiapan audit perusahaan dengan SENA DMS dan audit mudah dengan SENA DMS. Untuk informasi produk lengkap dan demo, kunjungi SENA DMS.
Apa itu Arsip digital? Arsip digital adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam format elektronik yang…
Pernahkah Anda merasa data sudah ada di mana-mana, tapi keputusan bisnis tetap diambil berdasarkan intuisi…
Di era transformasi digital, penggunaan dokumen elektronik dalam tata kelola organisasi maupun bisnis semakin tak…
Kerja yang semakin fleksibel, tim tidak lagi selalu berada di satu lokasi yang sama. Staf…
Setiap tahun, ruang arsip perusahaan bertambah penuh — bukan karena dokumennya bertambah penting, melainkan karena…
Ruang kantor adalah aset produktif. Namun kenyataannya, banyak perusahaan di Indonesia justru menggunakannya sebagai gudang…