PANA adalah sistem untuk Pembuatan Naskah Dinas Resmi dan Korespondensi. Sistem ini dirancang untuk memastikan setiap dokumen resmi memiliki jejak audit yang dapat diverifikasi, sehingga organisasi mempertahankan integritas, akuntabilitas, dan kepatuhan administratif.
International standard racking system PANA mencatat setiap aktivitas yang relevan terhadap dokumen resmi: pengajuan naskah, revisi, persetujuan, penomoran, hingga penandatanganan. Catatan ini tersusun secara kronologis sehingga auditor atau pemeriksa dapat menelusuri siapa melakukan tindakan apa dan kapan tindakan tersebut terjadi.
Penomoran otomatis yang disediakan oleh PANA mencegah duplikasi dan memberikan identitas unik pada setiap surat dinas sesuai format institusi. Selain itu, dasbor cerdas memungkinkan pemantauan status naskah secara real-time sehingga pengelola mengetahui dengan cepat apakah naskah berada pada tahap draf, peninjauan, atau persetujuan.
Proses persetujuan menjadi efisien melalui integrasi Tanda Tangan Elektronik (TTE). Sistem TTE di PANA dapat tervalidasi melalui Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE) dan Peruri, sehingga pejabat berwenang dapat menandatangani dari lokasi mana pun. Setiap tanda tangan elektronik tercatat dalam jejak audit, memberikan bukti otentik untuk keperluan hukum dan administrasi.
Penerapan PANA mendukung proses audit melalui fitur dan prosedur berikut:
Dengan template naskah dinas yang terstandarisasi, PANA mempercepat penyusunan dokumen dan mengurangi pekerjaan administratif berulang. Kombinasi penomoran otomatis, dasbor pengawasan, dan integrasi TTE mengurangi waktu proses dan meningkatkan produktivitas staf administrasi.
Arsip yang dihasilkan melalui PANA disusun dengan metadata yang lengkap sehingga siap diperiksa saat audit. Kemudahan pencarian dan verifikasi mengurangi beban saat persiapan audit dan meminimalkan risiko temuan akibat bukti yang tidak memadai.
Penerapan PANA memastikan organisasi memiliki proses pembuatan dan pengelolaan surat dinas yang transparan, dapat diaudit, dan sesuai persyaratan administrasi. Sistem ini mendukung tata kelola administrasi perusahaan yang baik dan memperkuat posisi organisasi saat menghadapi pemeriksaan atau audit.
Apa itu Arsip digital? Arsip digital adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam format elektronik yang…
Pernahkah Anda merasa data sudah ada di mana-mana, tapi keputusan bisnis tetap diambil berdasarkan intuisi…
Di era transformasi digital, penggunaan dokumen elektronik dalam tata kelola organisasi maupun bisnis semakin tak…
Kerja yang semakin fleksibel, tim tidak lagi selalu berada di satu lokasi yang sama. Staf…
Setiap tahun, ruang arsip perusahaan bertambah penuh — bukan karena dokumennya bertambah penting, melainkan karena…
Ruang kantor adalah aset produktif. Namun kenyataannya, banyak perusahaan di Indonesia justru menggunakannya sebagai gudang…