Ketika direktur atau penandatangan kunci harus bekerja di luar kantor, proses persetujuan kontrak sering terhambat akibat koordinasi yang tidak teratur. Di sinilah PANA berperan sebagai solusi terintegrasi untuk penanganan dokumen resmi dan alur persetujuan.
PANA mendukung Tanda Tangan Elektronik (TTE). Tanda Tangan Elektronik adalah mekanisme tanda tangan digital yang memiliki kekuatan hukum apabila memenuhi persyaratan sertifikat elektronik. Pada PANA, TTE dapat diintegrasikan dengan penyedia sertifikat elektronik (BSrE), misalnya Peruri; keterangan ini memastikan dokumen yang ditandatangani memiliki kepastian hukum dan keamanan yang dapat dipertanggungjawabkan.
PANA menyediakan Dasbor Pintar yang menampilkan status setiap naskah secara real-time, seperti Draft, Review, Disetujui, atau Ditolak. Dasbor ini memungkinkan manajemen dan tim untuk memantau antrean persetujuan, mengidentifikasi hambatan, dan mengambil tindakan korektif tanpa harus mengandalkan komunikasi terpisah.
PANA menawarkan Template Naskah Dinas yang telah distandarisasi sehingga pengisian informasi menjadi konsisten dan mengurangi kesalahan administratif. Template ini mempercepat pembuatan dokumen resmi dan memastikan format serta elemen yang wajib ada terpenuhi.
PANA mendukung Alur Persetujuan yang jelas dan berjenjang, mulai dari penyusunan (drafting), verifikasi, hingga penandatanganan. Alur yang terdefinisi mengurangi kebingungan terkait otorisasi, urutan tanda tangan, dan eskalasi apabila diperlukan, sehingga proses tetap berjalan walau pihak-pihak berada di lokasi berbeda.
Feature Penomoran Otomatis memastikan setiap surat atau naskah memiliki nomor unik sesuai aturan internal perusahaan. Penomoran otomatis mencegah duplikasi dan mempermudah referensi dokumen dalam proses audit atau pemeriksaan internal.
PANA menyimpan Catatan Naskah dan Jejak Audit yang merekam tindakan terhadap dokumen, termasuk versi, komentar, dan waktu tindakan. Jejak audit ini penting untuk kepatuhan prosedural dan memudahkan penelusuran apabila perlu pemeriksaan atau audit internal.
PANA adalah Sistem Penciptaan dan Tata Naskah Dinas yang dirancang untuk meningkatkan efisiensi, kepastian hukum, dan keteraturan dalam pengelolaan dokumen resmi. Implementasi fitur-fitur seperti Tanda Tangan Elektronik terintegrasi, Dasbor Pintar, template standar, alur persetujuan berjenjang, penomoran otomatis, dan jejak audit membantu perusahaan mengatasi kekacauan persetujuan kontrak terutama saat bekerja dari jarak jauh.
Apa itu Arsip digital? Arsip digital adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam format elektronik yang…
Pernahkah Anda merasa data sudah ada di mana-mana, tapi keputusan bisnis tetap diambil berdasarkan intuisi…
Di era transformasi digital, penggunaan dokumen elektronik dalam tata kelola organisasi maupun bisnis semakin tak…
Kerja yang semakin fleksibel, tim tidak lagi selalu berada di satu lokasi yang sama. Staf…
Setiap tahun, ruang arsip perusahaan bertambah penuh — bukan karena dokumennya bertambah penting, melainkan karena…
Ruang kantor adalah aset produktif. Namun kenyataannya, banyak perusahaan di Indonesia justru menggunakannya sebagai gudang…